Import dokumentów z KSeF do systemów Streamsoft

Bufor importu z KSeF

Bufor importu z KSef jest narzędziem służącym do pobrania z Krajowego Systemu e-Faktur wszystkich dokumentów zakupu znajdujących się na platformie.

Okno importu z KSeF

Okno importu dokumentów z platformy KSeF posiada analogiczne opcje i budowę we wszystkich modułach.

W oknie dostępne są opcje:

• Podgląd (F2)  – opcja umożliwia podgląd okna Bufor importu dokumentu z KSeF
• Dodaj (F3)  – uruchamia okno Platforma KSeF – Dokumenty zakupu / Dokumenty sprzedaży, w którym widoczne są dokumenty do pobrania. Opcja jest aktywna wyłącznie dla statusu W przygotowaniu.
• Popraw (F5)  – umożliwia edycję danych w dokumentach pobranych z KSeF i wskazanie modułu, w którym wystawiony ma zostać dokument. W przypadku edycji pozycji posiadających status Do realizacji lub Zrealizowany, zmiana modułu nie jest możliwa. Jeśli zajdzie konieczność edycji pierwotnie wskazanego modułu, konieczna jest zmiana statusu na W przygotowaniu.
• Usuń (F8)   – umożliwia usunięcie dokumentu pobranego do bufora importu. Opcja jest dostępna tylko dla pozycji o statusie W przygotowaniu.
• Drukuj (F9)  – umożliwia podpięcie definiowanych formularzy wydruku dla danych w oknie.
• Miejsce zakupu (Ctrl+Z)  – umożliwia wyświetlenie pozycji bufora importu przypisanych do wybranego miejsca zakupu.
• Wiele miejsc zakupu  – wyświetla pozycje bufora importu z zaznaczonych miejsc zakupu.
• Dowolne miejsce zakupu  – wyświetla pozycje bufora importu ze wszystkich miejsc zakupu.
• Moduł – umożliwia filtrowanie danych w oknie według przypisanego modułu. Opcja dostępna jest dla dokumentów o statusie Do realizacji oraz Zrealizowany.
• Statusy dokumentów KSeF  – umożliwiają wyświetlanie pozycji bufora importu według trzech statusów: W przygotowaniu, Do realizacji oraz Zrealizowany (Archiwum).  Statusy mają istotne znaczenie w kontekście uprawnień użytkownika do podglądu i edycji dokumentów. Szczegółowe informacje w tym zakresie znajdują się w dalszej części dokumentacji.
• Przenieś do realizacji (Ctrl+R) – opcja służy do zmiany statusu pojedynczego dokumentu. Do zmiany statusu wymagane jest uzupełnienie poszczególnych pól, np. modułu, miejsca zakupu, w którym dokument ma zostać wystawiony. System informuje o braku wartości wymaganych pól za pomocą odpowiedniego komunikatu oraz ikony  widocznej w oknie edycyjnym dokumentu importowanego z KSeF. W oknie Bufor importu z KSeF dostępna jest kolumna Poprawny, która w graficzny sposób informuje o statusie weryfikacji dokumentu  uzupełnienie wszystkich niezbędnych pól skutkuje ikoną , w przypadku braku wartości któregokolwiek wymaganego pola pojawi się ikona .

W szczegółach okna dostępne są zakładki: Podgląd dokumentu KSeF oraz Powiązania, prezentujące odpowiednio widoki faktury ustrukturyzowanej pobieranej z platformy KSeF (HTML, tabelaryczny oraz XML) oraz powiązanie z dokumentem wystawionym w systemie Streamsoft.

Statusy dokumentów z KSeF

Wszystkie dokumenty pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur do bufora w systemie Streamsoft otrzymują status W przygotowaniu. Zmiana statusu następuje w wyniku użycia przez użytkownika opcji Realizuj, po uprzednim uzupełnieniu niezbędnych danych (ręcznie lub automatycznie poprzez konfigurator kontrahenta KSeF).

Okno realizacji dokumentu – Bufor importu dokumentu z KSeF

Po wyborze pojedynczego dokumentu w oknie Platforma KSeF – Dokumenty zakupu system automatycznie uruchomi okno pozwalające na edycję danych w buforze. Możliwe jest również zaznaczenie wielu lub wszystkich dokumentów i pobranie ich do bufora, gdzie użytkownik może przygotować je do realizacji. W takim przypadku tryb edycji dokumentu KSeF uruchamiany jest ręcznie za pomocą opcji Popraw (F5).

Okno podzielone jest na zakładki 1 Podstawowe i 2 Pozycje:

Zakładka 1 Podstawowe

Zawiera ona podstawowe dane do importu, informacje z dokumentu KSeF oraz sekcję z widokami pliku w formie HTML, tabelarycznej oraz XML. Uzupełnienie niektórych danych warunkuje dalszą realizację dokumentu. Brak niezbędnych wartości sygnalizowany jest ikoną czerwonego trójkąta z wykrzyknikiem.

Symbol ten może również oznaczać sytuację, która nie blokuje realizacji dokumentu, ale na którą należy zwrócić szczególną uwagę, np. ręczną edycję kursu waluty.

Dane podstawowe do importu

Podczas importu system weryfikuje, czy w bazie danych istnieje NIP zgodny z danymi zawartymi w pliku xml pobieranym z Krajowego Systemu e-Faktur i podpowiada dane kontrahenta. W przypadku braku zgodności domyślnie zaczytywany jest konfigurator predefiniowany i konieczne jest uzupełnienie odpowiednich pól. Po zapisaniu zmian system automatycznie utworzy konfigurator dla danego kontrahenta KSeF i podpowie dane przy kolejnym imporcie.

• Status importu – pole prezentuje aktualny status importu dokumentu. Wszystkie dokumenty pobierane z platformy KSeF otrzymują status W przygotowaniu.
• Realizacja w module – należy wskazać, w jakim module dany dokument będzie realizowany. Obecnie możliwe jest przekazanie dokumentu do realizacji w modułach Handlowo-Magazynowym lub Finanse i Księgowość. Wskazanie modułu definiuje zakres i sposób przekazywania danych na dokument
• Kontrahent – pole prezentuje dane nabywcy, na którego wystawiona została faktura ustrukturyzowana. System weryfikuje, czy w bazie danych istnieje kontrahent o NIP wskazanym na e-fakturze i podpowiada wartość pola. W przypadku braku dopasowania pole należy uzupełnić poprzez dodanie nowego kontrahenta do słownika.
• Konfigurator – pole wskazuje konfigurator zawierający ustawienia importu dla danego kontrahenta. Uzupełniane jest ono automatycznie przez system na podstawie istniejących konfiguratorów (dostępnych w narzędziu Konfiguratory kontrahentów KSeF) lub nowego konfiguratora, automatycznie utworzonego dla danego kontrahenta. W przypadku braku dopasowania system domyślnie ustawia dane z konfiguratora predefiniowanego. Szczegółowy opis narzędzia znajduje się w rozdziale Konfiguratory kontrahentów KSeF
• Miejsce zakupu – określa miejsce zakupu, na którym wystawiony zostanie dokument powstały w wyniku realizacji importu. Pole standardowo uzupełniane jest na podstawie ustawień w konfiguratorze kontrahenta KSeF.
• Magazyn – określa magazyn, na którym wystawiony zostanie dokument powstały w wyniku realizacji importu. Pole jest aktywne w przypadku realizacji w module Handlowo-Magazynowym i standardowo uzupełniane jest na podstawie danych w konfiguratorze kontrahenta KSeF.
• Definicja dokumentu – wskazuje definicję dokumentu, wg której wystawiony zostanie dokument. Pole standardowo uzupełniane jest na podstawie ustawień w konfiguratorze kontrahenta KSeF.
• Dostawca – pole uzupełniane jest w przypadku, gdy na importowana faktura zawiera dodatkowo dane kontrahenta innego niż płatnik (dane wystawcy dokumentu oraz dane dostawcy towaru/usługi)
• Koryguj dokument – pole jest aktywne w przypadku importu faktury korygującej i obligatoryjne do wypełnienia. System automatycznie powiązuje dokument korygowany na podstawie danych z pliku KSeF. Możliwa jest również ręczna edycja pola.
• Powód korekty – umożliwia wskazanie powodu korekty za pomocą słownika Powody korekt.
• Data wprowadzenia – pole jest widoczne dla realizacji dokumentu w module Handlowo-Magazynowym i dotyczy daty dokonania sprzedaży/usług.
• Data dok. ksieg. – pole jest widoczne dla realizacji dokumentu w module Finanse i Księgowość, dotyczy daty, z którą dokument zostanie wprowadzony do ksiąg
• Miesiąc VAT – wskazuje miesiąc ewidencji VAT importowanego dokumentu. Istnieje możliwość ręcznej edycji pola.
  
• Waluta – pole prezentuje walutę dokumentu na podstawie kodu waluty wskazanego w pliku KSeF. W przypadku braku dopasowania waluty w systemie Streamsoft wyświetlone zostanie ostrzeżenie o niezgodności walut, a domyślnie zostanie pobrana waluta PLN. Celem uzgodnienia należy zweryfikować poprawność kodu waluty wprowadzonej w programie lub dodać nową.
  
• Kurs – pole jest dostępne w przypadku importu dokumentów walutowych i prezentuje kurs wskazany w dokumencie KSeF.
  Możliwe jest ręczne ustawienie kursu za pomocą opcji Ustaw dane ręcznie. Taka edycja danych zostanie zasygnalizowana symbolem ostrzeżenia . W celu ponownego zaczytania pierwotnych danych z dokumentu KSeF należy zastosować opcję Przywróć dane z dokumentu.
  
  
• Rodzaj obiegu DMS – pole jest aktywne w przypadku realizacji w module DMS. Umożliwia ono wskazanie rodzaju obiegu dokumentu DMS. Brak wskazania wartości pola spowoduje konieczność wyboru obiegu podczas realizacji dokumentu.

Sposób realizacji dokumentu PZ

Sekcja jest aktywowana w przypadku importu dokumentu FPZ i umożliwia wskazanie sposobu realizacji dokumentu:

• jako dokument Faktura do PZ niezawierający pozycji
• utworzenie Faktury do PZ wraz z automatycznym wygenerowaniem dokumentu magazynowego PZ
• utworzenie Faktury do PZ powiązanej z dokumentami PZ istniejącymi w systemie Streamsoft, które zostały wskazane w polu Powiązania
• realizacja 2 stopniowa za pomocą, której w pierwszej kolejności wygenerowany zostanie dokument PZ, a następnie powiązany z nim dokument zakupu FPZ.

Szczegółowy opis metod realizacji importu faktur do PZ został opisany w osobnym rozdziale Obsługa Faktur do PZ.

Informacje z dokumentu KSeF

Sekcja ta prezentuje podstawowe dane pobrane z dokumentu KSeF, w tym numer oraz datę nadania nr KSeF. Pola nie są możliwe do edycji i mają charakter informacyjny. Istnieje możliwość skopiowania numeru KSeF za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy.

Sekcja widoków dokumentów

Po prawej stronie okna znajdują się opcje umożliwiające podgląd importowanej faktury w widoku HTML, tabelarycznym lub XML, co może stanowić ułatwienie podczas procesu identyfikacji i dalszego przekazania dokumentu do poszczególnych komórek organizacyjnych firmy.

Zakładka 2 Pozycje

Zakładka zawiera wykaz pozycji z importowanego dokumentu KSeF wraz możliwością ich edycji. Dodatkowo okno zawiera poziomą sekcję z podglądem dokumentu w formie HTML, tabelarycznej lub XML. Operator realizujący dokument powinien zweryfikować zawarte w nim pozycje, a umiejscowienie sekcji widoków pozwala na ergonomiczną pracę w obrębie pozycji importowanego dokumentu.

Widoczne w sekcji kolumny dotyczą danych pochodzących bezpośrednio z importowanego dokumentu KSEF (kolumny te posiadają dodatkowy sufix KSeF i nie podlegają edycji) oraz danych pozwalających na identyfikację kartotek w systemie Streamsoft. Edycję tych wartości umożliwiają opcje znajdujące się pod sekcją lub w menu kontekstowym:

• Pokaż kartotekę  – wywołuje okno danych kartoteki z systemu Streamsoft, która została przypisana do pozycji KSeF.
• Utwórz kartotekę na podstawie pozycji  – umożliwia dodanie nowej pozycji do spisu kartotek, która zostanie przypisana do pozycji zaimportowanej z KSeF. Opcja ma zastosowanie w przypadku, gdy na dokumencie z KSeF występuje pozycja, której nie można powiązać z kartoteką w systemie Streamsoft.
• Wybierz kartotekę  – umożliwia wskazanie kartoteki towarowej lub kosztowej, pod którą dana pozycja zostanie wprowadzona do systemu Streamsoft. Uruchamia ona okno, w którym wyświetlane są pozycje kartotek zgodnie z wybranym filtrem, np. kosztowe. System zapamiętuje wybór kartoteki dla pozycji z KSeF i podpowiada ją przy kolejnym imporcie.
  
• Wyczyść kartotekę  – opcja czyści kartotekę wskazaną dla pozycji.
• Wybierz magazyn  – w przypadku pozycji towarowych należy wskazać magazyn, na który zostaną wprowadzone po wystawieniu dokumentu HM. Gdy dokument będzie realizowany w module Finanse i Księgowość, przypisanie magazynu dla pozycji rozszerza możliwości księgowania. W tym celu konieczne jest ustawienie parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia – Księgowość – Rejestracja sprzedaży/zakupu – Dokumenty kosztowe w rozbiciu na magazyny na wartość TAK.
• Wyczyść magazyn  – usuwa magazyn ustawiony na pozycji.
• Wybierz stawkę VAT  – pozwala na zmianę zaimportowanej stawki VAT danej pozycji w przypadku jej niezgodności z identyfikatorem stawki VAT wprowadzonym w systemie Streamsoft.
  Przykład: w zaimportowanym dokumencie pozycja niepodlegająca VAT posiada stawkę określoną jako „n.p.”, natomiast w systemie Streamsoft funkcjonuje identyfikator „nie podlega”. Uwaga! Pole to nie służy do zmiany stawki VAT wprowadzonej na dokumencie KSeF, np. zamiast 23% wystawca faktury omyłkowo przyjął stawkę 8%. W takim przypadku należy skontaktować się ze sprzedawcą w celu skorygowania dokumentu.
• Wyczyść stawkę VAT – usuwa ustawioną na pozycji stawkę VAT.
• Przepisz nazwę KSeF na pozycję – zaznaczenie opcji spowoduje, że system przepisze na dokument powstały w wyniku realizacji importu nazwę pozycji z pliku KSeF, natomiast indeks oraz identyfikator kartoteki zostaną przypisane zgodnie z danymi w systemie Streamsoft.
• Nie przepisuj nazwy KSeF na pozycję – usuwa zaznaczenie opcji Przepisz nazwę KSeF na pozycję.
• Podlega realizacji  – domyślnie wszystkie pozycje zaimportowane z Krajowego Systemu e-Faktur posiadają znacznik Podlega realizacji. Jego usunięcie skutkować będzie brakiem danej pozycji na dokumencie powstałym w wyniku realizacji importu.
• Nie podlega realizacji  – usuwa na pozycji znacznik Podlega realizacji

System identyfikuje pozycje z pliku KSeF z kartotekami w systemie Streamsoft. Wyszukiwanie kartotek uzależnione jest od ustawienia w konfiguratorze kontrahenta na zakładce Inne. W przypadku braku dopasowania w kolumnach dotyczących indeksu i identyfikatora pojawią się ikony ostrzeżenia. Brakujące pola można uzupełnić na etapie bufora importu.

Konfiguratory kontrahentów KSeF

Narzędzie to służy do zdefiniowania ogólnych parametrów importu, na podstawie których system zidentyfikuje i powiąże wartości pól z e-faktury pobranej z KSeF z danymi w systemie Streamsoft, a następnie zrealizuje i wystawi dokument zgodnie ze wskazanymi ustawieniami.

Konfigurator tworzony jest w kontekście kontrahenta. Po aktualizacji w systemie znajduje się jeden wpis – konfigurator predefiniowany. Na jego podstawie, w kolejnych importach tworzone będą konfiguratory, indywidualne dla kontrahentów. Zawierać one będą domyślnie dane z konfiguratora predefiniowanego, które będzie można edytować i dostosować do specyfiki transakcji dokonywanych z danym kontrahentem. System zapamiętuje wprowadzane ustawienia i przy kolejnych importach podpowiada konfigurator danego kontrahenta zawierający ostatnio zapisane dane.

Okno edycyjne konfiguratora składa się z sekcji:

• Podstawowe – zawiera ona pola:
  • Nazwa – nazwa danego konfiguratora, podczas automatycznego zakładania konfiguratora nadawana jest domyślna nazwa zawierająca numer kontrahenta oraz jego identyfikator.
  • Kontrahent – pole służy do wskazania kontrahenta, do którego przypisany będzie konfigurator. Podczas pobierania dokumentów z bufora importu system identyfikuje dane sprzedawcy z pliku xml i na ich podstawie podpowiada konfigurator importu.
  • Realizacja w module – określa moduł, w którym dokument zostanie wystawiony po realizacji importu z KSeF. W przypadku braku wskazania wartości pola, konieczne będzie określenie modułu bezpośrednio w oknie Bufor importu dokumentu z KSeF.
  • Aktywny – znacznik sterujący aktywnością danego konfiguratora
• Ustawienia dla modułu HM – zakładka pozwala na zdefiniowanie miejsca zakupu, magazynu i dokumentów wg których realizowane będą dokumenty w module Handlowo-Magazynowym
  
  • Miejsce zakupu – umożliwia wskazanie miejsce zakupu, na którym wystawiane będą dokumenty kontrahenta importowane z KSeF
  • Magazyn – umożliwia wskazanie magazynu, na który przyjmowane będą pozycje towarowe z importowanego dokumentu
  • Definicje dokumentów w PLN – umożliwia wskazanie definicji dokumentów zakupu w obrocie krajowym, które powstaną w wyniku realizacji importu. Pola zawierają domyślne wartości.
  • Definicje dokumentów w walucie obcej – umożliwiają wskazanie definicji dokumentów zakupu z dodatkową walutą, które powstaną w wyniku realizacji importu. Część pól zawiera domyślne wartości.
  • Sposób realizacji dokumentów FPZ – umożliwia wskazanie domyślnego sposobu realizacji dokumentu Faktura do PZ. Szczegółowy opis dostępnych metod realizacji znajduje się w rozdziale Obsługa Faktur do PZ.
• Ustawienia dla modułu FK/KPIR – w modułach tych możliwy jest import zarówno dokumentów zakupu jak i dokumentów sprzedaży. Stąd też zakładka została podzielona na części Sprzedaż oraz Zakup.
  • Sprzedaż
    
    • Miejsce sprzedaży – pozwala wskazać domyślne miejsce sprzedaży, na którym wystawiane będą dokumenty powstałe w wyniku realizacji importu
    • Magazyn – pozwala wskazać domyślny magazyn, z którego realizowane będą pozycje z dokumentu importu
    • Definicje dokumentów w PLN – pozwala wskazać domyślne definicje dokumentów sprzedaży w obrocie krajowym, które powstaną w wyniku realizacji importu. Pola zawierają domyślne wartości.
    • Definicje dokumentów w walucie obcej – pozwala wskazać domyślne definicje dokumentów sprzedaży z dodatkową walutą, które zostaną wystawione w wyniku realizacji importu. Sekcja posiada dodatkowe zakładki rozróżniające rodzaje dokumentów: podstawowe, zaliczkowe, końcowe (rozliczające zaliczki) oraz uproszczone. Pola zawierają domyślne wartości.
  • Zakup
    
    • Miejsce zakupu – pozwala wskazać domyślne miejsce zakupu, na którym wystawiane będą dokumenty powstałe w wyniku realizacji importu
    • Magazyn – pozwala wskazać domyślny magazyn, do którego przypisane zostaną pozycje z dokumentu importu. Usprawnia to proces automatycznej dekretacji, w przypadku schematów księgowania rozbudowanych o analityki oparte o słownik Magazyny.
    • Definicje dokumentów w PLN – pozwala wskazać domyślne definicje dokumentów zakupu w obrocie krajowym, które powstaną w wyniku realizacji importu. Pola zawierają domyślne wartości.
    • Definicje dokumentów w walucie obcej – pozwala wskazać domyślne definicje dokumentów zakupu z dodatkową walutą, które zostaną wystawione w wyniku realizacji importu. Pola zawierają domyślne wartości.

• Inne – zakładka umożliwia określenie metody wyszukiwania kartotek w systemie Streamsoft, które będą parowane z pozycjami zawartymi w pliku importowanym z KSeF

• Procedura definiowana – umożliwia dodanie procedury definiowanej do wskazywania kartotek.
• Kolejność wyszukiwania – pole umożliwia wskazanie pól, po których nastąpi wyszukiwanie kartotek w systemie. Możliwe jest wskazanie maksymalnie 4 pól do wyszukiwania, a za pomocą przycisków nawigacyjnych użytkownik może edytować ich kolejność. Mechanizm ten jest uruchamiany w przypadku braku wskazanej procedury definiowanej.
  
  W przypadku braku zarówno procedury jak i wskazania kolejności wyszukiwania, system pominie proces wyszukiwania kartotek.

Indeksy kontrahentów KSeF

Narzędzie to stanowi wykaz indeksów, które pojawiają się w dokumentach od kontrahentów pod nazwą, indeksem lub kodem EAN innym niż obowiązujący w systemie Streamsoft. Słownik ten tworzony jest odrębnie dla każdego kontrahenta, a system podczas kolejnych importów uzupełnia go automatycznie uwzględniając kontekst konfiguratora. Na jego podstawie podczas importu dokumentów danego kontrahenta system łączy pozycje z pliku z KSeF z indeksami istniejącymi w bazie danych firmy.

System przepisze do okna pozycje ze słownika, istnieje również możliwość ręcznego wprowadzenia kartoteki za pomocą opcji Dodaj (F3). Dostępny jest podgląd, edycja oraz usuwanie pozycji indeksów kontrahenta, należy przy tym mieć na uwadze, że wszelkie zmiany dokonywane w oknie są automatycznie przenoszone do słownika Indeksy kontrahentów KSeF.

Podczas importu dokumentów, system na podstawie indeksów kontrahenta paruje pozycje z pliku KSEF z indeksami w programie.

Indeksy kontrahenta są zapamiętywane w kontekście modułu, dlatego w przypadku realizacji dokumentów tego samego kontrahenta w różnych modułach zalecane jest utworzenie osobnych konfiguratorów ze wskazaniem modułu do realizacji.

System umożliwia nadanie uprawnień do podglądu i edycji konfiguratorów kontrahentów KSeF. W Module Administratora, w narzędziu Prawa do opcji dostępna jest gałąź: Prawa/Firmy/…/Krajowy System e-Faktur – KSeF/Odbiór/Konfiguratory kontrahentów KSeF umożliwiająca sterowanie dostępem do opcji dla poszczególnych grup użytkowników.

Platforma KSeF – dokumenty zakupu

Narzędzie poprzez nawiązanie połączenia z platformą Krajowego Systemu e-Faktur prezentuje dokumenty zakupu otrzymane w KSeF. Pełni ono rolę informacyjną, dzięki której nie ma konieczności każdorazowego logowania się bezpośrednio do konta w Krajowym Systemie e-Faktur celem podglądu lub weryfikacji otrzymanych od kontrahentów faktur.

Przed uruchomieniem okna należy wskazać zakres dat, dla których prezentowane mają być dane. Pozycje widoczne w oknie zawierają nr KSeF, nr i datę dokumentu oraz datę i czas otrzymania dokumentu na platformie KSeF. Ponadto prezentowane są dane dotyczące sprzedawcy, odbiorcy oraz kwot netto, VAT i brutto.

W oknie dostępne są wszystkie dokumenty zakupu znajdujące się na platformie KSeF, zarówno już zaimportowane do systemu Streamsoft, jak i pozycje przed importem. Dla pozycji zaimportowanych, które zostały zrealizowane w systemie Streamsoft, w szczegółach okna widoczne jest powiązanie z wygenerowanym dokumentem.

Podczas pracy w oknie dane nie są odświeżane automatycznie, należy wykonać to za pomocą przycisku Odśwież stronę, dostępnego na pasku opcji okna.

Ręczna edycja nr KSeF na dokumentach

W szczególnych przypadkach wystąpić może konieczność ręcznego wprowadzenia lub zmiany nr KSeF na zaimportowanych dokumentach.

• Handlowo – Magazynowym
  
• Finanse i Księgowość
  

Okno edycyjne pozwala na edycję numeru KSeF wraz datą i godziną jego nadania. Jeśli dane w  oknie zostaną zmienione ręcznie, to usunięcie zman spowoduje powrót do pierwotnych wartości. W przypadku wprowadzania nowego nr KSeF domyślnie zaczytywana jest aktualna data i czas.

Import z KSeF w Module Handlowo-Magazynowym

Opcja importu dokumentów dostępna jest w menu Zakup → Krajowy System e-Faktur → Bufor importu z KSeF. Szczegółowe opisy okna importu oraz okna realizacji znajdują się w rozdziale Bufor importu z KSeF.

W wyniku realizacji dokumentów z bufora importu KSeF wystawione zostaną dokumenty widoczne w oknie Dokumenty zakupu.

Obsługa Faktur do PZ

W oknie Bufor importu dokumentów z KSeF znajduje się sekcja Sposób realizacji dokumentu FPZ, która jest dostępna tylko dla realizacji importu w module Handlowo-Magazynowym.

Realizacja FPZ bez pozycji

Wybór tego sposobu skutkuje wygenerowaniem dokumentu Faktura do PZ zawierającego wyłącznie podstawowe dane.  Pozycje znajdujące się w pliku KSeF nie zostaną przeniesione na dokument wystawiony w systemie Streamsoft. Użytkownik będzie mógł je uzupełnić w podczas standardowej edycji dokumentu w module Handlowo-Magazynowym.

Z uwagi na brak pozycji, podczas realizacji importu system wymusi wartości zestawienia VAT w dokumencie generowanym w programie. Informacja o tej operacji zostanie zawarta w raporcie, a w oknie Dokumenty zakupu zaimportowana w ten sposób pozycja będzie podświetlona na czerwono.

Realizacja z automatycznie tworzonym dokumentem

Za pomocą tej metody system podczas realizacji importu z KSeF automatycznie utworzy dokument Faktury do PZ oraz powiązanego do niego Przyjęcia Zewnętrznego, którego rodzaj należy wskazać w polu Definicja dokumentu.

Realizacja FPZ do powiązanych dokumentów PZ

Poniższy sposób realizacji zalecany jest w przypadku, gdy w systemie Streamsoft zostały już wprowadzone dokumenty magazynowe PZ, które wymagają uzupełnienia fakturą.

W polu Definicja dokumentu należy określić typ dokumentu magazynowego, pole Powiązania służy do wskazania dokumentów PZ z systemu Streamsoft, które zostaną powiązane z fakturą powstałą w wyniku importu z KSeF. Do obsługi pola Powiązania dedykowane są przyciski:

• Pokaż dokument  – umożliwia podgląd powiązanego dokumentu PZ
• Idź do  – umożliwia uruchomienie powiązanego dokumentu PZ w trybie edycji
• Dodaj powiązanie – umożliwia wskazanie dokumentów PZ wystawionych dla danego kontrahenta
• Usuń powiązanie  – usuwa dodane powiązanie z dokumentami PZ

 

PZ do  Faktury FPZ – odwrócony obieg dokumentacji

W przypadku stosowania odwróconego obiegu dokumentacji w firmie, podczas importu dokumentów zakupu z KSeF należy wskazać definicję dokumentu z włączoną obsługą PZ do FPZ oraz wybrać sposób obsługi Realizacja FPZ bez pozycji.

Do powstałego w ten sposób dokumentu system umożliwi dodanie powiązania z dokumentem PZ. Szczegółowy opis obsługi tego procesu znajduje się w osobnym materiale dostępnym w poniższym linku:

https://portalklienta.streamsoft.pl/faq/powiazanie-dokumentu-pz-z-faktura-zakupu-pz-do-fa/

Import z KSeF w modułach Finanse i Księgowość oraz Księga Podatkowa

Bufor importu dokumentów zakupu z KSeF

Narzędzie umożliwia zaczytanie dokumentów z platformy oraz podgląd, edycję, realizację lub usunięcie pobranych dokumentów. Zaimportowane dokumenty można sortować i filtrować w celu zawężenia wyników prezentowanych w oknie.

Za pomocą opcji Dodaj (F3) w oknie użytkownik uruchamia okno Platforma KSeF – Dokumenty zakupu, w którym ma możliwość wskazania pozycji do pobrania (wybranej, zaznaczonych lub wszystkich). Opcja pobierania dokumentów z platformy jest aktywna tylko dla statusu W przygotowaniu.

Dokumenty pobrane z platformy KSeF otrzymują status W przygotowaniu. W celu ich dalszej realizacji należy uzupełnić odpowiednie parametry za pomocą opcji Popraw (F5). W przypadku wskazania wybranej pozycji, system automatycznie uruchamia okno edycyjne dokumentu.

Szczegółowe informacje dotyczące okna Bufor importu dokumentu z KSeF znajdują się w rozdziale Okno realizacji dokumentu – Bufor importu dokumentu z KSeF.

Realizacja dokumentu sprzedaży w module Finanse i Księgowość

Zaimportowany dokument dostępny jest w oknach Rejestracja sprzedaży, w którym możliwa jest jego standardowa edycja i księgowanie. Dodatkowo w oknie edycyjnym rejestru sprzedaży dostępna jest dodatkowa zakładka 9 KSeF, na której prezentowany jest podgląd pliku zaimportowanego z platformy w widoku HTML, tabelarycznym lub XML.

Import z KSeF w module DMS

Import dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur do modułu DMS odbywa się poprzez narzędzie Bufor importu z KSeF dostępne w modułach Handlowo-Magazynowym oraz Finanse i Księgowość. Za jego pomocą użytkownik pobiera dokumenty z platformy i wskazuje moduł DMS, w którym mają zostać zrealizowane. Szczegółowe opisy okna importu oraz okna realizacji znajdują się w rozdziale Bufor importu z KSeF.

Z uwagi na to, że w obiegu DMS realizowane są wyłącznie pozycje kosztowe, to podczas edycji pozycji importu z KSeF na etapie bufora należy przypisać kartoteki występujące w księgowości. Wskazanie kartoteki towarowej skutkować będzie komunikatem o braku możliwości realizacji pozycji w module DMS.

Zrealizowana pozycja zostanie przeniesiona do archiwum, gdzie w szczegółach okna na zakładce Powiązania widoczne będą informacje dotyczące obiegu i postępu akceptacji.

Zrealizowane pozycje importu widoczne będą w oknach DMS – Obieg oraz DMS – Akceptacja obiegu. System na podstawie pliku KSeF uzupełni część pól w oknie edycyjnym obiegu, np. Opis dokumentu, kwoty Brutto, Netto czy informacje umieszczone w pliku KSeF w sekcji Dodatkowy opis takie jak przedstawiciel handlowy, termin i sposób dostawy. Ponadto zakładka 6 Pozycje kosztowe zostanie uzupełniona o pozycje kartotek kosztowych wskazanych na etapie realizacji importu.

Plik importowany z KSeF zostanie automatycznie dołączony do Obiegu DMS, na zakładce 2 Dokumentacja, a w sekcji podglądu prezentowany będzie w widoku HTML lub XML.

Dalszy proces akceptacji obiegu DMS odbywa się standardowo, zgodnie z ustawieniami w danej firmie.