Konfiguracja i obsługa KSeF w Module Administratora

Uprawnienia użytkowników

Po aktualizacji systemu, konfigurację obsługi Krajowego Systemu e-Faktur należy rozpocząć od określenia, które grupy użytkowników mają uzyskać dostęp do poszczególnych opcji w systemie związanych z KSeF.

W Module Administratora, w sekcji Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji, uprawnienia grup zostały rozszerzone o nową gałąź Krajowy System e-Faktur. Uprawnienia są domyślnie nadane dla wszystkich grup użytkowników.

W przypadku przedsiębiorstw z rozbudowaną strukturą organizacyjną konieczne może być określenie obowiązków związanych z obiegiem faktur i precyzyjne wskazanie osób lub grup posiadających kompetencje do wysyłki, odbioru dokumentów z KSeF, zatwierdzania dokumentów czy dostępu do opcji administracyjnych.

W ramach gałęzi Krajowy System e-Faktur możliwe jest sterowanie widokiem i dostępem do opcji związanych z obsługą KSeF, np. możliwością odczytu dokumentów przesłanych do Platformy KSeF czy zarządzania tokenami służącymi do uwierzytelniania na platformie.

Obsługa wysyłki na środowisko produkcyjne KSeF

W celu włączenia wymiany dokumentów ze środowiskiem produkcyjnym KSeF słownik Firmy został rozbudowany o dodatkowy parametr Wysyłka do KSeF na środowisko produkcyjne.

Mechanizm dearchiwizacji został rozszerzony o parametr sterujący możliwością wysyłki dokumentów na środowisko produkcyjne KSeF w kontekście odtwarzanej bazy danych. W oknie ustawień dodany został parametr Obsługa środowiska produkcyjnego KSeF, który domyślnie nie jest zaznaczony. Zapobiega to możliwości pomyłkowej wysyłki dokumentów do KSeF np. w przypadku odtworzenia bazy danych na środowisku testowym programu Prestiż, służącym do celów testowo-szkoleniowych.

W przypadku odtwarzania bazy danych o charakterze produkcyjnym, należy parametr zaznaczyć ręcznie.

Konfiguracja KSEF w systemie Streamsoft

Opcje w menu System

Po uruchomieniu obsługi KSeF w menu System dostępna będzie opcja Krajowy System e-Faktur, gdzie możliwe jest zarządzanie tokenami służącymi do uwierzytelniania, sesjami KSeF oraz weryfikacja błędnych połączeń do platformy KSeF.

Tokeny KSeF

Token KSeF to metoda uwierzytelniania w postaci szeregu znaków (cyfr i liter), w którym zaszyfrowane są uprawnienia do wystawiania, pobierania i podglądu e-Faktur, a także do zarządzania tymi uprawnieniami. Ponadto odpowiada on za komunikację pomiędzy Krajowym Systemem e-Faktur, a programem.

Dodawanie tokenów w systemie

System Prestiż umożliwia zarówno wprowadzenie tokena wygenerowanego w aplikacji KSeF, jak i wygenerowanie go bezpośrednio z programu.

• Token wygenerowany w aplikacji KSeF

Wygenerowany w aplikacji KSeF token należy skopiować.

Uwaga!

Wygenerowany token wyświetlany jest tylko jeden raz i należy skopiować go przed opuszczeniem strony. Nie ma możliwości ponownej prezentacji i skopiowania tego samego tokenu. W przypadku pomyłki konieczne jest wygenerowanie kolejnego.

• Przed wklejeniem tokenu, w oknie Token KSeF, na zakładce 1 Podstawowe, konieczne jest uzupełnienie nazwy oraz wskazanie uprawnień, z jakimi token został wygenerowany. System nie pozwoli na wprowadzenie numeru tokena bez uzupełnienia tych pól i wyświetli komunikat z ostrzeżeniem.

Następnie w oknie Token KSeF-Wklejanie ze schowka, za pomocą opcji Wklej skopiowany token należy wkleić do pola Numer tokena.

• Bezpośrednio w systemie Prestiż
  Za pomocą opcji w menu System – Krajowy System e-Faktur – Tokeny KSeF – Dodaj F3 – Generuj token.

Przed wygenerowaniem tokena należy nadać mu nazwę i zaznaczyć uprawnienia, dla których token ma zostać wygenerowany.

System wyświetli informacje o konieczności autoryzacji tej czynności przez użytkownika, który jest właścicielem.

Autoryzacji można dokonać poprzez ePUAP, aplikację zewnętrzną lub podpis elektroniczny.

Krajowy System e-Faktur umożliwia wygenerowanie i korzystanie z wielu tokenów, którym przypisane mogą być wszystkie lub odmienne uprawnienia, te z kolei nadawane są osobom fizycznym, podmiotom lub przedstawicielom podatkowym. Pozwala to na tworzenie różnych konfiguracji token – uprawnienia – operator, w zależności od specyfiki firmy i stosowanego w niej obiegu dokumentów.

W systemach Streamsoft możliwe jest generowanie tokenów z uprawnieniami dotyczącymi wysyłki i odbioru dokumentów z KSeF. Zarządzanie uprawnieniami do KSeF dostępne jest jedynie z poziomu aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur.

Nie ma konieczności generowania osobnych tokenów dla każdego operatora obsługującego KSeF. Do tokenu posiadającego żądane uprawnienia (np. wystawianie faktur) można przypisać wielu operatorów.

Przypisanie operatorów do tokenu

Do tokenów zawierających uprawnienia, należy przypisać użytkowników, którzy będą z tych uprawnień korzystać. Służy do tego zakładka 2 Operatorzy, gdzie z listy operatorów należy wybrać użytkowników, którym dane uprawnienia zostały przypisane w Krajowym Systemie e-Faktur.

Pomimo możliwości wygenerowania wielu tokenów z różnymi uprawnieniami, jeden operator może być przypisany do tylko jednego tokenu. Zapobiega to powielaniu uprawnień operatorów i służy zachowaniu porządku w słowniku posiadanych tokenów. Po wskazaniu operatora z listy i przypisaniu go do tokena, przy definiowaniu kolejnego tokena operator ten nie będzie już dostępny na liście.

Rejestr błędów platformy KSeF

W oknie prezentowany jest wykaz nieprawidłowości w trakcie komunikacji z KSeF. W szczegółach danej pozycji dostępne są zakładki Żądanie i Błąd, które wyświetlają odpowiednio żądanie wysłane z programu do serwera KSeF oraz treść błędu. Dane te mogą stanowić pomoc przy analizie nieprawidłowości w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Status sesji KSeF

Opcja służy do weryfikacji aktualnie otwartych sesji połączeń z Krajowym Systemem e-Faktur. Dane prezentowane są w kontekście użytkownika. Z poziomu okna Sesja KSeF możliwe jest jej zakończenie (przycisk Zamknij sesję) oraz wyświetlenie Historii sesji (przycisk Idź do).

Historia sesji KSeF

Stanowi wykaz połączeń z platformą KSeF zarówno bieżących jak i archiwalnych. W oknie prezentowane są dane o sesjach m.in. nr sesji, data otwarcia i zamknięcia, operatorze. Ponadto w szczegółach okna, na zakładce Wysłane dokumenty widoczne są informacje o dokumentach wysłanych do KSeF w ramach danej sesji.

Sesje kończone są automatycznie po zamknięciu programu lub upływie czasu ustalonego przez platformę KSeF, można je również zakończyć ręcznie za pomocą opisanej wyżej opcji. Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru wyłącznie do zakończonych sesji.

Ustawienia na kontrahentach, definicjach dokumentów i miejscach sprzedaży

Kontrahenci

W danych kontrahenta na zakładce 1 Podstawowe dodany został znacznik Obsługa KSeF. Pole to domyślnie jest zaznaczone.

System umożliwia grupową zmianę wartości parametru, opcja dostępna jest w menu:

Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka 7 Inne

Definicje dokumentów

Na definicjach dokumentów, które dotyczą transakcji gospodarczych objętych obowiązkiem eksportu do KSeF, na zakładce 1 Podstawowe dodane zostały parametry:

• Wysyłka do KSeF – warunkuje on możliwość obsługi w KSeF tego typu dokumentów i domyślnie jest zaznaczony.Uwaga!Dokumenty podlegające procedurze OSS (posiadające oznaczenie JPK: OSS_EE, OSS_WSTO lub WSTO_EE) są wyłączone z wysyłki do KSeF. Wystawione w ten sposób faktury, pomimo oznaczeń dot. KSeF na definicji dokumentu i miejscu sprzedaży, zostaną automatycznie rozpoznane przez system jako niepodlegające wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur.
• Formularz dla dod. pól do KSeF – plik xml umożliwia przekazanie do KSeF dodatkowych pól, które będą mogły być wykorzystane przez odbiorcę dokumentu z KSeF. Pole Formularz dla dod. pól do KSeF umożliwia wskazanie formularza wydruku zawierającego np. zdefiniowane w definicji dokumentu uwagi, zaznaczone opcje wydruku, które podczas generowania dokumentu zostaną przeniesione do pliku xml. Poniżej znajduje się wykaz elementów, które mogą zostać dodatkowo uwzględnione:
  • z zakładki 2 Opcje:
    • Drukuj numery dostaw
    • Drukuj datę ważności
    • Drukuj wiele kont bankowych
    • Drukuj telefon i fax kontrahenta
    • Drukuj zlecenie
    • Drukuj zlecenie serwisowe
    • Drukuj informacje o kursie podatkowym jeżeli występuje
    • Drukuj przedstawiciela handlowego
    • Drukuj dane kierowcy
    • Drukuj dane z zamówienia
    • Drukuj kod SWIFT banku
    • Drukuj dane miejsce dostawy
    • Drukuj słowniki definiowane
    • Drukuj uwagi z miejsca sprzedaży
    • Drukuj dane operatora prowadzącego
    • Drukuj VAT z pozycji z mechanizmu podzielonej płatności (MPP)
    • Drukuj listę pozycji z mechanizmem podzielonej płatności (MPP)
    • Drukuj przewidywany termin dostawy
    • Drukuj dane kontaktowe przedstawiciela handlowego
    • Drukuj dane kontaktowe osoby kontaktowej
    • Drukuj dane kontaktowe operatora prowadzącego
    • Drukuj na podstawie
    • Drukuj dodatkową kwotę rozliczenia faktury zaliczkowej na fak. końcowej
    • Drukuj rozliczenia wg, nazw sposobów płatności
    • Drukuj datę zaliczki gdy różna od daty dokumentu zaliczkowego
      Dla dokumentów WZ:
    • Drukuj listę dokumentów WZ
    • Drukuj datę na liście dokumentów WZ
    • Drukuj wartość brutto na liście dokumentów WZ
    • Drukuj listę dokumentów korygujących WZ
    • Drukuj rozliczenia wg nazw i sposobów płatności
  • z zakładki 5 Stopka
    • Drukuj listę dokumentów nierozliczonych
    • Drukuj rozliczenie
    • Drukować rejestrowy nr utylizacyjny – BDO
  • z zakładki 5 Cechy
    • Drukowana będzie lista cech wraz z wartościami

Miejsca sprzedaży

W oknie definicji Miejsce sprzedaży na zakładce 1 Podstawowe dodano pole Podlega KSeF. Domyślnie jest ono zaznaczone i dotyczy wszystkich miejsc sprzedaży podlegających księgowaniu. Brak znacznika skutkować będzie blokadą wysyłki do KSeF dokumentów wystawionych w danym miejscu sprzedaży.