Od wersji 15.3.370.37 systemy Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż umożliwiają wysyłkę dokumentów sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z formatem faktur ustrukturyzowanych.
Funkcjonalność wysyłki faktur na środowisko produkcyjne KSeF jest licencjonowana i odpłatna. W celu zakupu należy skontaktować się z Działem Handlowym Streamsoft.
Ponadto należy uruchomić i skonfigurować obsługę KSeF w systemie zgodnie z instrukcją dostępną w osobnym materiale pod linkiem:
Dokumenty sprzedaży
Wystawianie dokumentów sprzedaży
Na dokumenty sprzedaży wystawiane w systemie dodany został znacznik Wysyłać do KSeF. Znajduje się on na zakładce Zestawienie VAT, w sekcji Ustawienia i odpowiada za wysyłkę danego dokumentu na platformę. Do Krajowego Systemu e-Faktur wysłane zostaną wyłącznie dokumenty posiadające zaznaczone pole Wysyłać do KSeF.
System automatycznie zaznaczy pole Wysyłać do KSeF, gdy:
- Definicja dokumentu będzie posiadała oznaczenie Podlega KSeF
- W danych kontrahenta, na którego wystawiany jest dokument znajduje się oznaczenie Obsługa KSeF
- Miejsce sprzedaży, na którym wystawiany jest dokument jest oznaczone jako Podlega KSeF
Pole to można również edytować ręcznie.
Zakładka KSeF
Na dokumentach podlegających wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur dostępna jest zakładka KSeF. Po wprowadzeniu dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur na zakładce dodatkowo prezentowane są informacje z dokumentu KSeF oraz widoki HTML, tabelaryczny i XML faktury.
Wysyłka dokumentów do KSeF
Możliwość wysyłki faktur do KSeF uzależniona jest od uprawnień posiadanych przez operatora zaszyfrowanych w tokenie KSeF oraz dostępu do narzędzi w ramach obsługi KSeF w programie, zdefiniowanych w Module Administratora za pomocą funkcji Prawa do opcji.
Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji uprawnień do obsługi KSeF znajdują się w osobnym materiale dostępnym pod linkiem: https://portalklienta.streamsoft.pl/faq/konfiguracja-obslugi-ksef-w-systemach-streamsoft/.
Opcja Wyślij do KSeF
Dokumenty sprzedaży wystawione przez operatora można wysłać za pomocą opcji Wyślij do KSeF, dostępnej na pasku ikon okna oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy.
Opcja ta automatycznie wysyła dokument, na którym operator był aktualnie ustawiony. W przypadku zaznaczenia jednego lub wielu dokumentów, pojawi się dodatkowe okno z wyborem trybu wysyłki: jednego wybranego dokumentu lub zaznaczonych.
W przypadku próby wysyłki dokumentu, który nie jest obsługiwany w KSeF, system wyświetli raport:
Wysyłka dokumentów za pomocą tej opcji odbywa się automatycznie, a wszystkie procesy wykonywane są w tle.
Skutecznie wysłana faktura otrzymuje nr KSeF, który stanowi potwierdzenie wystawienia dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur.
Okno dokumentów sprzedaży
W oknie Dokumenty sprzedaży za pomocą nowego zestawu kolumn umożliwiono wizualizację procesów związanych z KSeF. Można je dodać do widoku za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy – Widok – Kolumny w tabeli.
- Obsługa KSeF – informuje o tym, czy dokument podlega obsłudze KSeF (zaznaczone pole Wysyłać do KSeF na zakładce Zestawienie VAT)
- KSeF – Nr – pole uzupełniane jest automatycznie po nadaniu numeru KSeF lub po ręcznym wprowadzeniu wartości pola Edytuj nr KSeF, dostępnego w oknie dokumentu w menu Opcje → Dokument.
- KSeF – Postęp – wizualizacja stanu wysyłki dokumentu w postaci paska postępu
- KSeF – Status – prezentuje informacje o aktualnym statusie dokumentu. Status ten nadawany jest automatycznie, zgodnie z postępem wysyłki.
- KSeF – UPO – pole jest uzupełnianie po nadaniu UPO. Dla faktur wysyłanych do KSeF nie ma obowiązku pobierania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru, ponieważ nadanie nr KSeF stanowi potwierdzenie wprowadzenia dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur. W celu pobrania UPO do dokumentu w systemie Prestiż należy przejść do okna Historia sesji KSeF (dostępnego w menu System → Krajowy System e-Faktur), gdzie pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Pobierz UPO, a także Pokaż UPO, pozwalająca na wydruk potwierdzenia.
Bufor eksportu do KSeF
Narzędzie jest dostępne w menu Sprzedaż → Krajowy System e-Faktur → Bufor eksportu do KSeF. Stanowi ono zbiór dokumentów podlegających obsłudze KSeF wystawionych w systemie oraz umożliwia ich sortowanie, filtrowanie oraz wysyłkę.
Istnieje możliwość ograniczenia widoku dokumentów w oknie do faktur wystawionych ze wskazanego miejsca sprzedaży (ikona
Okno umożliwia również filtrowanie dokumentów według statusów KSeF:
Wysyłka faktur z poziomu bufora odbywa się za pomocą opcji Wyślij do KSeF dostępnej na pasku opcji okna oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy, gdzie dodatkowo dostępne jest również narzędzie Kreator wysyłki KSeF.
Kreator wysyłki KSeF
Narzędzie dostępne jest w menu kontekstowym okien Dokumenty sprzedaży i Bufor eksportu do KSeF. Opcja ta jest alternatywną metodą wysyłki faktur do KSeF, która prezentuje cały proces etapowo, pozwala na szczegółowy podgląd wykonywanych czynności oraz na jego przerwanie powrót w dowolnym momencie.
Składa się z 4 etapów:
1.Generowanie XML
W pierwszym kroku należy wygenerować plik w postaci faktury ustrukturyzowanej za pomocą przycisku Generuj plik XML. Podczas generowania pliku system waliduje tworzony plik ze schematem XSD i wyświetla odpowiednią informację o wyniku weryfikacji.
Po wygenerowaniu pliku XML okno zostanie uzupełnione o dodatkowe informacje i opcje takie jak dane o wygenerowanym pliku oraz widoki HTML, tabelaryczny oraz XML.
Dostępny w oknie widok HTML prezentuje graficzną formę faktury ustrukturyzowanej, która została ustalona przez Ministerstwo Finansów.
Na tym etapie istnieje możliwość usunięcia pliku xml.
Do kolejnego etapu wysyłki należy przejść za pomocą przycisku Dalej.
2. Zatwierdzanie XML
Na tym etapie należy zatwierdzić wygenerowany plik za pomocą przycisku Zatwierdź plik XML.
W przypadku braku uprawnień do tej czynności system zablokuje dalszy proces wysyłki oraz wyświetli komunikat zawierający ścieżkę do prawa do opcji w Module Administratora.
Po zatwierdzeniu w oknie wysyłki pojawią się dodatkowe informacje o dacie i operatorze, który zatwierdził dokument. Ponadto dostępna będzie opcja wycofania zatwierdzenia.
3. Wysyłanie
Zatwierdzony dokument jest gotowy do wysyłki za pomocą przycisku Wyślij plik XML do KSeF. W przypadku pracy w środowisku demonstracyjnym KSeF przycisk wysyłki zawiera dodatkowe oznaczenie: (DEMO).
Po wysłaniu dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur nadawany jest nr KSeF, który pojawi się w sekcji Informacje i dodatkowe opcje.
4.Zakończenie
Ostatni etap stanowi zakończenie sesji połączenia z KSeF oraz podsumowanie procesu wysyłki danego dokumentu. Przycisk Zamknij kończy pracę w oknie.
W systemie istnieje kontrola dokumentów podlegających wysyłce do KSeF. Podczas zamykania program weryfikuje status dokumentów i w przypadku wykrycia niewysłanych pozycji wyświetla komunikat ostrzegający: UWAGA!!! W systemie znajdują się dokumenty niewysłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Komunikat ten wyświetlany jest wyłącznie dla operatorów posiadających uprawnienia do obsługi KSeF.
Platforma KSeF – dokumenty sprzedaży
Narzędzie to dostępne jest w menu Sprzedaż – Krajowy System e-Faktur i poprzez połączenie z platformą prezentuje dokumenty sprzedaży wprowadzone do KSeF. Pełni ono funkcję informacyjną, dzięki której nie ma konieczności każdorazowego logowania się do konta w Krajowym Systemie e-Faktur celem podglądu wprowadzonych tam faktur sprzedaży.
Przed uruchomieniem platformy należy wskazać zakres dat, z którego prezentowane mają być dane. Dodatkowo zmiana zakresu dat możliwa jest również po uruchomieniu okna.
Widoczne w nim pozycje zawierają nr KSeF oraz datę i czas jego otrzymania. Ponadto prezentowane są informację identyfikujące fakturę, takie jak: data dokumentu, dane oraz NIP nabywcy i odbiorcy czy kwoty netto, vat, brutto.
Dane prezentowane w oknie pobierane są bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur, co oznacza, że w oknie wyświetlane są również faktury wystawione w aplikacji KSeF, poza systemem Prestiż. Pozycje te nie posiadają powiązania z dokumentami wygenerowanymi w programie. Natomiast wszystkie faktury wystawione w systemach Streamsoft, następnie wysłane do KSeF, są prezentowane w oknie wraz z powiązaniem widocznym w szczegółach okna.
Dla ułatwienia przeglądania dużej ilości danych w oknie dodane zostały przyciski nawigacji, za pomocą których użytkownik przełącza strony z wynikami. Podczas pracy w oknie dane nie są odświeżane automatycznie, należy wykonać to ręcznie za pomocą przycisku Odśwież stronę