W systemach Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż wprowadzono rozwiązania ułatwiające proces rozliczenia delegacji i diet pracowników delegowanych w tym kierowców.

Od 2 lutego 2022r. weszły w życie przepisy dotyczące między innymi obliczania wynagrodzeń dla kierowców delegowanych do pracy w krajach UE. Przepisy te wprowadzają dla nich zmiany polegające na:

  • likwidacji podróży służbowej
  • nowych zasadach ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego i wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne
  • nowych zasadach ustalania przychodów wolnych od podatku dochodowego

Nowe przepisy zapewniają pracownikom delegowanym co najmniej takie same warunki zatrudnienia, jakie dla tego zawodu obowiązują w państwach, w których wykonują oni pracę.
Przepisy obowiązujące od 2 lutego 2022 r. dotyczą pracowników, których wynagrodzenie podlega opodatkowaniu oraz składkom na ubezpieczenia społeczne. W kontekście tych przepisów największą grupę pracowników delegowanych stanowią kierowcy w transporcie międzynarodowym.

 

Podstawa wymiaru podatku dochodowego

Do podstawy opodatkowania pracownika delegowanego uwzględniane są wszystkie przychody uzyskane za pracę wykonywaną na terenie Polski jak i zagranicą, pomniejszone o równowartość 30% diety. Wysokość i warunki ustalania diety określone są w przepisach dot. podróży służbowych.
W przypadku rozliczania czasu pracy i naliczania diet dla kierowców międzynarodowych, na rynku dostępne są dedykowane programy, które zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy ustalają wysokość diety pracownika z uwzględnieniem m.in. ilości czasu spędzonego w danym kraju, rodzajem wykonywanego transportu.
Systemy Streamsoft, po wprowadzeniu wartości diety, umożliwiają naliczenie składników płacowych dotyczących podatku dochodowego z uwzględnieniem części przychodów wolnej od podatku (kwoty odpowiadającej 30% równowartości diet).
Schemat naliczania podstawy podatku dochodowego:

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek ZUS punktem odniesienia jest wartość prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia na dany rok. W roku 2022 jego wysokość wynosi 5922 zł.
W pierwszym kroku należy ustalić, czy łączne przychody pracownika (z wyłączeniem wartości diet) przekraczają prognozowane przeciętne wynagrodzenie:

  • nie przekraczają – podstawa wymiaru składek ZUS ustalana jest na zasadach ogólnych
  • przekraczają:
    • uzyskany łączny przychód należy pomniejszyć o kwotę diety
    • następnie uzyskaną wartość należy porównać z kwotą 5922 zł
    • jeżeli wartość ta jest wyższa od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia to przyjmuje się ją jako podstawę składek ZUS
    • jeżeli wartość ta jest niższa od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia to za podstawę przyjmuje się kwotę 5922 zł

Nowe składniki płacowe

W menu System – Definicja list należy dodać do algorytmu zestaw nowych składników umożliwiających prawidłowe naliczenie wynagrodzenia pracownika delegowanego do pracy za granicą.
Z uwagi na odmienność sposobu wdrożenia algorytmów płacowych w firmach, do ustawienia prawidłowego naliczania nowych oraz powiązanych z nimi istniejących składników zalecane jest skorzystanie z usługi serwisowej specjalisty z modułu Kadry i Płace.
Dobrą praktyką jest przypisanie pracowników do osobnych grup płacowych i założenie osobnego algorytmu (dedykowanych dla rozliczenia pracowników delegowanych).

Nowy składnik, niezbędny do naliczenia podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i podstawy opodatkowania:

  • Dieta (DELG_DIETA) – składnik prezentujący kwotę diety, jego wartość wpisywana jest ręcznie. Istnieje możliwość importu wartości składnika z pliku tekstowego wygenerowanego z programu dedykowanego do rozliczania czasu pracy kierowców. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w rozdziale Import wartości składnika DELG_DIETA z programu zewnętrznego

W celu usprawnienia wyliczeń stawki zasiłku, od wersji systemu 11.0.358.76 i 11.3.361.34, dodany został składnik:

  • Wyliczona podstawa zasiłku PODST_ZASI – umożliwia on obliczenie stawki zasiłku uwzględniając podstawy zasiłku wyliczone na wcześniejszych listach płac, zamiast standardowych składników płacowych wchodzących do stawki zasiłku. W przypadku konieczności użycia składnika należy dodać go ręcznie do algorytmu płacowego. Domyślnie wartość tego składnika wpisywana jest ręcznie, w celu bieżącego naliczania jego wartości należy zastosować własny wzór. Podczas obliczania stawki zasiłku w każdym miesiącu w pierwszej kolejności uwzględniana jest wartość składnika PODST_ZASI w wysokości naliczonej na liście płac. W przypadku braku tej wartości uwzględniane są, według dotychczasowej metody, składniki płacowe zdefiniowane jako wchodzące do stawki zasiłku.

Składniki techniczne:

  • Dieta 30% (obniża podstawę opodatkowania) (DELG_NPOD) – prezentuje wyliczoną część diety niepodlegającej opodatkowaniu. Pole wyliczane jest na podstawie składnika DELG_DIETA. Wolna od podatku dochodowego jest część przychodów w kwocie odpowiadającej 30 % wartości diet.
  • Dieta 70% (pozostała część) (DELG_POD) – prezentuje 70% wartości diety.
  • Składki ZUS od części nieopodatkowanej (DELG_ZUSN) – prezentuje wyliczoną wartość składki ZUS na potrzeby wyliczenia prawidłowej podstawy podatku. Wartość wyliczana jest wg wzoru: SKPRA-(BRUTT-DELG_POD)*13,71%
  • Minimalna podstawa ZUS (PODSZ_MIN) – wartość składnika jest pobierana ze stałej płacowej Prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w gospodarce narodowej (PROG_WY) Przepisy określają kwotę podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, do której należy odnieść się przy ustalaniu wartości składki, w roku 2022 wynosi ona 5922 zł.
  • Zwiększenie podstawy ZUS (PODSZ_ZWI) – w przypadku limitowania podstawy ZUS składnik ten prezentuje wartość zwiększenia podstawy składek ZUS do minimalnej zadanej wartości. Oznacza to, że wartość tego pola jest różnicą między minimalną podstawą ZUS określoną przepisami a podstawą ZUS wynikającą z wynagrodzenia. Pole to jest wykorzystywane przy obliczaniu podstawy podatku dochodowego, w przypadku wykonania więcej niż jednej listy płac z tym samym miesiącem wypłaty.

W celu odpowiedniego naliczenia wynagrodzenia należy naliczyć standardowe składniki wchodzące w skład przychodu brutto pracownika (płaca podstawowa, premie, wynagrodzenie za nadgodziny etc.), następnie uzupełnić składnik Dieta poprzez ręczne wprowadzenie wartości, import z pliku txt (opis znajduje się w rozdziale Import wartości składnika DELG_DIETA z programu zewnętrznego) lub rozwiązanie dedykowane.

Przykłady naliczenia wynagrodzeń dla pracowników delegowanych znajdują się w osobnej instrukcji, dostępnej w poniższym linku: https://portalklienta.streamsoft.pl/faq/przyklady-rozliczenia-wynagrodzen-pracownikow-delegowanych-w-systemie-streamsoft/

Import wartości składnika DELG_DIETA z programu zewnętrznego

Systemy Streamsoft umożliwiają import składników płacowych z pliku tekstowego wygenerowanego w zewnętrznym programie (np. dedykowanym do naliczania diet i rozliczania czasu pracy kierowców). Opcja dostępna jest w menu podręcznym w oknie listy płac:


Importowany plik tekstowy musi zawierać dane identyfikujące pracownika (np. nr akt) i wartość importowanego składnika, przykładowy plik:


W oknie ustawień importu należy wskazać:

  • Plik z którego zostaną odczytane dane – należy wskazac ścieżkę do importowanego pliku
  • Pole wyróżnikowe pracownika – wartość w kolumnie, po której system Streamsoft zidentyfikuje pracownika. Możliwy jest wybór nr RCP, nr księgowego, nr akt lub PESEL
  • Składniki płacowe – możliwy jest import maksymalnie 2 składników płacowych. W przypadku importu składnika dotyczącego wysokości diet należy wskazać składnik DELG_DIETA
  • Znak oddzielający – znak stosowany w pliku do importu służący do rozdzielenia poszczególnych kolumn z wartościami. Domyślnie ustawiany jest średnik.
  • Pozostaw zaimportowane wartości w pliku – opcja sterująca kasowaniem zawartości importowanego pliku. Parametr ten domyślnie jest zaznaczony, zmiana jego wartości spowoduje wyczyszczenie zawartości pliku po wykonaniu importu.


Po wykonanym imporcie prezentowany jest raport dla zmienionych składników:


Uwaga!
Do prawidłowego zaimportowania danych konieczne jest wprowadzenie danych do pliku w kolejności zgodnej z kolejnością pól w oknie ustawień (Pole wyróżnikowe pracownika;składnik płacowy).

Opisany powyżej import jest standardowym narzędziem systemu Streamsoft, w przypadku konieczności importu dodatkowych składników lub zastosowania niestandardowych mechanizmów, konieczna jest indywidualna konfiguracja tej funkcjonalności w ramach usługi serwisowej. W tym celu należy skontaktowac się z Service Desk.

Czy artykuł był pomocny?