Zmiany w zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w systemach Streamsoft

Zmiany w ewidencji i rozliczaniu osób niepełnosprawnych

Konfiguracja

W konfiguracji systemu dodano parametr: Ustawienia – Obsługa – “Dane o niepełnosprawności pobieraj:”, może on przyjąć wartości:

• z orzeczeń w ewidencji niepełnosprawności – badanie rodzaju oraz określenie stopnia niepełnosprawności odbywać się będzie wyłącznie na podstawie danych w orzeczeniu pracownika. Wartość ta jest zalecana w przypadku firm zatrudniających większą ilość osób niepełnosprawnych (>6%), w tym ze schorzeniami szczególnymi, otrzymujących dofinansowanie i generujących deklaracje do PFRON.
• z kodu tytułu ubezpieczenia w zaszeregowaniu – jest to domyślne ustawienie dla firm niebędących Zakładem Pracy Chronionej. Powoduje uwzględnienie stopnia niepełnosprawności we wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych w oparciu o kod tytułu ubezpieczenia, a następnie analizę danych dotyczących schorzeń z orzeczeń zarejestrowanych w danych kadrowych na zakładce Niepełnosprawność.

Uwaga!
W związku z wprowadzeniem powyższego parametru wymagana jest weryfikacja poprawności wprowadzonych wcześniej danych w systemie. W przypadku błędnego wprowadzenia danych istnieje możliwość wystąpienia różnic pomiędzy kodem tytułu ubezpieczenia a stopniem niepełnosprawności wskazanym w orzeczeniu pracownika.

Przed przystąpieniem do generowania wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych zalecane jest wykonanie analizy danych dotyczących niepełnosprawności w oknie Dane kadrowe.
Powinna ona polegać na dodaniu (za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy -> Widok -> Kolumny w tabeli) do widoku okna, kolumn pozwalających na identyfikację rozbieżności w danych, np. Kod tytułu ubezpieczenia, Nazwa orzeczenia, Stopień niepełnosprawności.

Zaistniałe rozbieżności należy indywidualnie rozpatrzyć, czy wynikają one z:

• błędnego wprowadzenia danych orzeczenia do systemu i należy je skorygować
• specyficznej sytuacji danego pracownika i są zgodne ze stanem faktycznym

Należy zweryfikować przypadki, gdy pracownik posiada:

• kod tytułu ubezpieczenia kończący się na cyfrę 1, a w Stopniu niepełnosprawności wskazany jest stopień inny niż: lekki
• kod tytułu ubezpieczenia kończący się na cyfrę 2, a w Stopniu niepełnosprawności wskazany jest stopień inny niż: umiarkowany
• kod tytułu ubezpieczenia kończący się na cyfrę 3, a w Stopniu niepełnosprawności wskazany jest stopień inny niż: znaczny

Podczas dodawania orzeczenia w danych kadrowych pracownika system kontroluje powiązanie pomiędzy kodem tytułu ubezpieczenia w zaszeregowaniu, a kodem ZUS stopnia niepełnosprawności wskazanego w danym orzeczeniu. Wykrycie niezgodności system zakomunikuje informacją: Uwaga! Wprowadzone orzeczenie nie ma odzwierciedlenia w zaszeregowaniach. Należy wprowadzić zaszeregowanie z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia.

Słowniki

W menu Słowniki – Kadrowe wyodrębniono gałąź Niepełnosprawność.

Zawiera ona słowniki Schorzenia, Orzeczenia i Orzecznicy, dostępne wcześniej tylko z poziomu okna danych kadrowych pracownika.

• Słownik Schorzenia został rozbudowany o możliwość oznaczenia schorzeń szczególnych i specjalnych:
  • Schorzenia szczególne – wpływają na wysokość wpłat i Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Jeden etat pracownika ze schorzeniem specjalnym w stopniu umiarkowanym jest uwzględniany we wskaźniku jak 2 etaty, natomiast w przypadku znacznego stopnia niepełnosprawności 1 etat pracownika ze schorzeniem specjalnym uwzględniany jest jako 3 etaty
  • Schorzenia specjalne – mają wpływ na wysokość dofinansowania z PFRON do wynagrodzenia pracownika. Jej wysokość jest uzależniona od stopnia niepełnosprawności pracownika.

Okno słownika zawiera katalog schorzeń, który może być rozszerzany przez użytkowników, zgodnie z zapotrzebowaniem. W celu wygenerowania prawidłowych rozliczeń z PFRON, należy odpowiednio oznaczyć schorzenia. W przypadku edycji schorzenia specjalnego należy zaznaczyć pole schorzenie specjalne (zwiększa kwotę dopłaty) oraz wybrać z listy rozwijanej rodzaj schorzenia. Oznaczenie schorzenia specjalnego w powyższy sposób jest konieczne do prawidłowego naliczenia kwot dofinansowania z PFRON.

Uwaga!

W przypadku posiadania uzupełnionego słownika schorzeń system nie zaktualizuje automatycznie danych o poszczególnych schorzeniach istniejących już w bazie. Oznacza to konieczność ręcznego wskazania, które ze schorzeń mają charakter specjalny lub szczególny.

• Słownik Orzeczenia – zawiera wykaz orzeczeń stosowanych w danych kadrowych, na zakładce 10 Niepełnosprawność. Dodawanie orzeczeń możliwe jest z poziomu słownika lub okna danych kadrowych pracownika.

W obu przypadkach konieczne jest wskazanie nazwy orzeczenia oraz stopnia niepełnosprawności.

Uwaga!

W przypadku posiadania uzupełnionego już słownika „Orzeczenia” konieczna jest weryfikacja, czy orzeczenia te posiadają wskazany kod ZUS (określony stopień niepełnosprawności).

• Słownik Orzecznicy – został uzupełniony o organy orzekające. Lista dostępnych organów jest edycyjna, użytkownik ma możliwość dodania instytucji. Dodawanie nowego wpisu jest analogiczne do uzupełniania słownika Orzeczenia.

Słowniki Orzeczenia i Orzecznicy są ze sobą powiązane i automatycznie uzupełniają się wzajemnie. Oznacza to, że dodanie wpisu np. nowego orzeczenia (w słowniku Orzeczenia) powoduje automatyczne pojawienie się tego wpisu w słowniku Orzecznicy.

Dane kadrowe

Na zakładce 10 Niepełnosprawność w danych kadrowych pracownika, wprowadzono zmiany:

• w sekcji Niepełnosprawność pole Sposób rozliczenia PFRON zmieniono na Wysyłaj do INF-P, które może przyjąć wartości wysyłaj (domyślna) lub nie wysyłaj. Pole Nr renty umożliwia wprowadzenie numeru renty/emerytury, który jest pobierany do wydruku w zaświadczeniu o dochodach.
• w sekcji Orzeczenia o niepełnosprawności dodano pola:

• • Data złożenia wniosku – umożliwia wprowadzenie daty złożenia wniosku o orzeczenie niepełnosprawności.
  • Data komisji – umożliwia wprowadzenie daty komisji orzekającej
  • Obowiązuje od i Obowiązuje do. Służą one do określenia terminów obowiązywania orzeczenia czasowego i są obligatoryjne do uzupełnienia. Daty obowiązywania orzeczenia stanowią precyzyjne określenie czasu trwania i nie muszą być tożsame z datami orzeczenia oraz ważności. Daty obowiązywania orzeczeń mogą zostać zmienione w wyjątkowych sytuacjach np. w przypadku stanu zagrożenia epidemicznego. Po aktualizacji systemu do wersji 14.3.367.19 dla istniejących już bazie danych kadrowych, pola Obowiązuje od i Obowiązuje do zostaną automatycznie uzupełnione wartościami z pól Data orzeczenia oraz Data ważności.
  • Niepełnosprawność od, Ustalony stopień od – z uwagi na występowanie w orzeczeniach nieprecyzyjnych terminów pole to umożliwia wprowadzenie dowolnego tekstu, np. „od dzieciństwa”, „nie da się ustalić”
    
• Dodano możliwość zaznaczenia parametru Pobieraj dane do „Wskaźnika zatrudnienia” z tego orzeczenia dla więcej niż jednego orzeczenia. Opcja ma zastosowanie w przypadku orzeczeń, których daty obowiązywania znajdują się w obrębie tego samego miesiąca (np. data obowiązywania 1 orzeczenia kończy się 14.02.2024 r., a kolejne orzeczenie obowiązuje od 15.02.2024r.), a dane do wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych pobierane są z orzeczeń w ewidencji niepełnosprawności.
• w polu Schorzenia znajduje się wykaz schorzeń przypisanych do pracownika. W zależności od oznaczenia w słowniku, na zakładce prezentowana jest odpowiednia informacja czy schorzenie jest szczególne lub specjalne.

Angaże, Umowy, Zaszeregowania

W oknie zaszeregowania pracownika dodane zostało pole Nadgodziny, nocne, który kontroluje wartości wprowadzane w ewidencji godzin pracownika, w kolumnach dot. godzin nadliczbowych i godzin nocnych. Może ono przyjąć wartości:

• Brak zgody na pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych
• Zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych
• Zgoda na pracę w godzinach nocnych
• Zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych

W przypadku wskazania parametru wykluczającego pracę oba lub jeden z rodzajów godzin, przy próbie zapisania nadgodzin w oknie ewidencji, system wyświetli zapytanie:

Uwaga!

Dla nowych zaszeregowań pole domyślnie posiada wartość zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych. Po aktualizacji należy zweryfikować wszystkich pracowników niepełnosprawnych i oznaczyć parametr, jeżeli taka zgoda została udzielona przez orzecznika.

Formularze przekazywane do PFRON

Formularze przekazywane do Państwowego Funduszu Osób Niepełnosprawnych dostępne są w menu Płace → PFRON :

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Formularz przeniesiono do menu głównego Płace → PFRON. Został on zmodyfikowany w zakresie wizualnym oraz rozszerzony o dodatkowe opcje usprawniające eksport danych.

• Pobieranie danych do zestawienia

Przy pobieraniu danych do zestawienia system analizuje ustawienie parametru w konfiguracji systemu Dane o niepełnosprawności pobieraj: oraz daty obowiązywania orzeczeń o niepełnosprawności i dane ze słownika schorzeń szczególnych. Po wyborze zestawienia z menu wywołane zostanie okno ustawień, wg których zostaną wygenerowane dane.

Do ponownego zaczytania danych służy przycisk Generuj wskaźnik zatrudnienia.

• Parametry zestawienia

Wydzielona została sekcja Schorzenia szczególne zawierająca wykaz wszystkich schorzeń szczególnych zdefiniowanych w słowniku. Do zestawienia uwzględnione zostaną tylko zaznaczone pozycje.

• Rodzaj zastosowanych obliczeń

Dane wydruku generowane w zależności od wskazania w polu Wydruk według:

• Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych:
  • Obliczony stan zatrudnienia wykazywany jest w polach 37 i 38 formularza WND
  • Do stanu zatrudnienia nie są uwzględniani pracownicy: niepełnosprawni przebywających na urlopie bezpłatnym, osoby pełnosprawne zatrudnione na umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, przebywające na urlopach rodzicielskich, wychowawczych, bezpłatnych, których obowiązek udzielenia przewidują odrębne przepisy (tzw. urlop obligatoryjny), przebywających na świadczeniu rehabilitacyjnym oraz osoby nieświadczące pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej oraz służby zasadniczej i będących uczestnikami OHP.
• Rozporządzenia Komisji UE:
  • Obliczony stan zatrudnienia wykazywany jest w polach 39 i 40 formularzu WND
  • Do stanu zatrudnienia nie są uwzględniane osoby zatrudnione na umowę o praktykę w celu przygotowania zawodowego, przebywające na urlopach rodzicielskich, wychowawczych, macierzyńskich, ojcowskich, bezpłatnych i przebywających na świadczeniu rehabilitacyjnym

Informacja o zastosowanym sposobie obliczeń jest zawsze umieszczana na wydruku.

• Wygląd tabelaryczny

Wybór przycisku Generuj spowoduje zaczytanie danych i wyświetlenie ich w formie tabelarycznej. Okno zestawienia podzielone jest na 2 sekcje: górna sekcja zawiera szczegółowe dane w kontekście dat dziennych, sekcja dolna prezentuje podsumowania w kontekście miesiąca. Dane z sekcji można kopiować do schowka za pomocą opcji Ctrl+C.

Dane tabeli prezentowane są w kolumnach:

• Data – dzienna data, na którą wykonano obliczenia stanu zatrudnienie i wskaźników
• Zatrudnienie: ogółem – łączna liczba pracowników pełnosprawnych i niepełnosprawnych
• Zatrudnienie: niepełnosprawni – liczba pracowników niepełnosprawnych
• Zatrudnienie: znaczny – liczba pracowników ze znacznym stopniem niepełnosprawności.
• Zatrudnienie: umiarkowany – liczba pracowników z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.
• Zatrudnienie: lekki – liczba pracowników z lekkim stopniem niepełnosprawności.
• Etaty: ogółem – łączny stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy
• Etaty: niepełnosprawni – stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy
• Etaty: znaczny – stan zatrudnienia osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy
• Etaty: umiarkowany – stan zatrudnienia osób z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy
• Etaty: lekki – stan zatrudnienia osób z lekkim stopniem niepełnosprawności w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy
• Wskaźnik: niepełnosprawni – wartość wskaźnika wszystkich osób niepełnosprawnych
• Wskaźnik: znaczny – wartość wskaźnika osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności
• Wskaźnik: umiarkowany – wartość wskaźnika osób z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności
• Wskaźnik: lekki – wartość wskaźnika osób z lekkim stopniem niepełnosprawności

Jeśli występują schorzenia szczególne i zostały one zaznaczone w oknie ustawień zestawienia, to zostaną wyświetlone dodatkowe kolumny.

Wydruk zestawienia Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych dostępny jest pod ikoną drukarki – Wydruk wskaźnika:

Wydruk odzwierciedla układ kolumn z tabeli zestawienia, zawiera informację o wskaźniku obniżającym wpłaty do PFRON za dany miesiąc oraz wykaz parametrów, wg których zostało wykonane zestawienie.

Ponadto w oknie zestawienia dostępne są opcje:

• Pokaż pracowników (F2) – wyświetlana jest informacja o pracownikach, którzy zostali uwzględnieni do obliczenia wartości danego pola. W zależności od aktualnego ustawienia kursora system prezentuje dane pracowników, którzy zostali uwzględnieni do obliczenia wartości danego pola.

Uwaga!

Funkcja ta stanowi szybką weryfikację danych uwzględnionych w zestawieniu. W przypadku firm, które korzystały z wcześniejszych wersji wydruku Wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych pozwala na dokładną analizę wartości wyliczonych przez program.

• Generuj wskaźnik zatrudnienia – opcja umożliwia ponowne wygenerowanie zestawienia wg nowo zdefiniowanych ustawień. Użycie tej opcji powoduje skasowanie dotychczasowych danych.
• Drukuj (F9) – opcja umożliwia wydruk predefiniowanego zestawienia Wydruk wskaźnika. Możliwe jest również dodanie dedykowanych formularzy i wydruków definiowanych bazujących na standardowym zestawieniu.
• Sortuj (F4) – umożliwia sortowanie danych wg zadanych parametrów.
• Ustal filtr / Filtr aktywny – opcja pozwala zastosowanie filtrów danych. Filtry te można zdefiniować i zapisywać.
• Przełącz widok na tabelę zaawansowaną / prostą (Ctrl + Z) – opcja zmienia widok tabeli na prostą lub zaawansowaną, która zawiera szereg dodatkowych opcji:

 

• Grupowanie wg kolumn – przeciągnięcie nagłówka kolumny na pole grupowania spowoduje segregowanie danych wg tej kolumny

 

 

• Zwiń/rozwiń kolumny – możliwość szybkiego rozwinięcia i zwinięcia wszystkich wierszy z pogrupowanymi danymi
• Paski podsumowań – opcja umożliwia wyświetlenie ogólnego podsumowania zestawienia oraz podsumowania każdej z utworzonych grup. Może być ono widoczne zawsze lub po rozwinięciu danej grupy.
• Export – opcja umożliwia eksportowanie danych z tabeli do plików w formatach: HTML, XML, plik tekstowy, Excel XP, 2003 lub Excel 2007.
• Wykres – zakładka ta umożliwia prezentację pogrupowanych danych w formie graficznego wykresu. Warunkiem koniecznym jest wykonanie podsumowań kolumn.

 

INF-D-P, WND

Opcja generowania formularzy dostępna jest w menu Płace → PFRON → Wniosek o dofinansowanie Wn-D, INF-D-P. Po jej wyborze uruchamiane jest okno Eksport do SODiR On-Line z ustawieniami generowanego pliku. Pole Limit kosztów płacy umożliwia wybór wartości 90% lub 75%. Domyślnie pole to przyjmuje wartość zgodnie z ustawieniem w danych firmy, na zakładce 4 Działalność. Jeśli firma jest Zakładem Pracy Chronionej, to limit kosztów płacy ustawiany jest na wartość 90%, w przypadku braku oznaczenia pole przyjmuje wartość 75%.

Formularz WND Wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych został rozbudowany o możliwość pobierania danych. Za pomocą przycisku Pobierz dane system zaczytuje dane o liczbie etatów na podstawie wskaźnika zatrudnienia. Ponadto nadal pozostaje możliwość ręcznego wpisania danych w polu.

Po uzupełnieniu danych o zatrudnieniu do WND należy wygenerować plik za pomocą przycisku Zapisz. Plik zostanie zapisany w katalogu wskazanym w oknie ustawień oraz zostanie wyświetlony raport z wykazem pracowników, do których naliczone zostało dofinansowanie.

Dodatkowe zmiany dla Zakładów Pracy Chronionej

Dane firmy

W menu System – Dane firmy – na zakładce 4 Działalność rozbudowana została sekcja Zakład Pracy Chronionej. Zawiera ona pola dostępne wcześniej w oknie ustawień wniosku o dofinansowanie:

• Nr PFRON
• Wielkość firmy
• Forma prawna
• Kod szczegółowej formy prawnej

W przypadku posiadania statusu zakładu pracy chronionej należy zaznaczyć pole Zakład Pracy Chronionej i uzupełnić pole Decyzja o nad. stat. ZPCh.

Angaże, Umowy, Zaszeregowania

W oknie Angaże, Umowy, zaszeregowania, w sekcji Szczegóły angażu dodany został parametr Zatrudnienie w ramach „efektu zachęty”. Pole to należy zaznaczyć ręcznie w przypadku, gdy zatrudnienie pracownika niepełnosprawnego spełnia warunki określone przepisami i pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie z PFRON. System uwzględnia wartość pola podczas generowania wniosku o dofinansowanie.

Formularze przekazywane do PFRON

Formularze przekazywane do Państwowego Funduszu Osób Niepełnosprawnych dostępne są w menu Płace →PFRON:

Informacja półroczna INF-W

Po wywołaniu opcji z menu Płace → PFRON → Informacja półroczna INF-W w oknie ustawień należy wskazać zakres generowanych danych:

Następnie wyświetlone zostanie okno Parametry informacji INF-W, w którym użytkownik generuje formularz INF-W na podstawie danych we wskaźniku osób niepełnosprawnych za wybrane półrocze:

Wartości do formularza pobierane są automatycznie na podstawie danych z systemu. Dane w sekcji C. Informacja o wywiązywaniu się przez pracodawcę z obowiązków, o których mowa w art. 28 i art. 33 ust. 1 i 3 ustawy można uzupełnić ręcznie zaznaczając odpowiednie pola lub w przypadku spełnienia wszystkich wymienionych warunków – za pomocą opcji Zaznacz wszystkie pola w sekcji C.  Wartości w sekcji D. Informacja o zatrudnieniu uzupełniane są automatycznie z możliwością ręcznej edycji.

Informacja miesięczna INF-1

Przed wygenerowaniem formularza Informacja miesięczna o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych, analogicznie jak w przypadku formularza INF-W, należy wskazać okres za jaki generowane będą dane. System uzupełnia automatycznie wyłącznie dane w sekcji C, użytkownik ma również możliwość ręcznego wprowadzenia wartości. Uzupełniony formularz można wydrukować lub zapisać w formacie pdf za pomocą opcji pod przyciskiem .

Rozliczanie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników

Naliczanie dofinansowania z tytułu schorzeń

Słownik Stałe płacowe został rozbudowany o stałe dotyczące wysokości dofinansowania do wynagrodzeń dla pracowników niepełnosprawnych. Są one zróżnicowane ze względu na stopień niepełnosprawności oraz zwiększenie dofinansowania z tytułu schorzeń specjalnych.

Rozliczenie podatku dla Funduszu Rehabilitacji

Na potrzeby rozliczenia podatku dochodowego pobranego od pracowników z niepełnosprawnością zdefiniowane zostały nowe składniki płacowe do wykorzystania w Zakładach Pracy Chronionej:

• POD_PFR Podatek do PFRON  – jako 40% zaliczki na podatek
• POD_ZFR Podatek do ZFRON  – jako 60% zaliczki na podatek

W przypadku konieczności ich zastosowania należy dodać je do algorytmów płacowych.

Składniki te zostały uwzględnione odpowiednio w obliczeniach pól formularzy deklaracji PIT-4 i PIT-4R.

Wypełniony formularz można wydrukować lub zapisać w formacie PDF