Data aktualizacji: 03.10.2024
Dane firmy drukowane na dokumentach mogą być pobierane z kilku różnych miejsc systemu Streamsoft, w zależności od wdrożonej konfiguracji. Umożliwia to zróżnicowanie danych na wydrukach poszczególnych dokumentów. Jednocześnie w przypadku zmiany danych (np. teleadresowych, rachunków bankowych czy logo), potrzebna jest ich właściwa aktualizacja.
Miejsca w systemie zawierające dane firmowe
Dane firmy
W menu System → Dane firmy znajduje się podstawowe miejsce, z którego pobierane są dane firmy (więcej informacji o słowniku znajduje się w naszych podręcznikach, dostępnych pod linkiem: https://portalklienta.streamsoft.pl/dokumentacja/).
W przypadku wystąpienia zmian danych firmy, system umożliwia ich wersjonowanie.
W tym celu należy za pomocą opcji Dodaj (F3) utworzyć kolejną pozycję, system przepisze wartości z poprzedniej wersji. Na zakładce 1 Podstawowe w polu Data obowiązywania należy określić, od jakiej daty dane będą obowiązywać. Oznacza to, że na dokumenty wystawiane w systemie od tej daty, pobierane będą nowe dane.
Logo i stopka firmy
Na zakładce 6 Logo, stopka możliwe jest dodanie pliku zawierającego logo firmy, które będzie drukowane na dokumentach. Element ten również może być wersjonowany.
W tym celu należy zastosować opcję Dodaj podrzędny (Ctrl+F3), która umożliwi wczytanie nowego pliku oraz określenie dla niego daty obowiązywania. Opcja ta pozwala na utworzenie pozycji z nowymi danymi oraz logo firmy przed datą ich obowiązywania.
Użycie standardowej opcji Dodaj (F3) podczas tworzenia nowego wpisu z danymi firmy umożliwi wyłącznie zmianę pliku z logo, data obowiązywania pozostanie taka sama jak w poprzednim wpisie.
Analogicznie działa opcja dodawania obrazków do stopki dokumentów w sekcji Obrazki-spis.
Pieczątka
Wprowadzenie danych firmy na zakładce 8 Pieczątka spowoduje, że na wydruki dokumentów system będzie pobierał w pierwszej kolejności dane z tego miejsca (nie uwzględni zakładki 1 Podstawowe).
Metoda ta ma zastosowanie w przypadku konieczności umieszczenia na dokumentach dodatkowych, niestandardowych danych, które nie są uwzględnione na zakładce 1 Podstawowe.
Miejsce sprzedaży/zakupu
W menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów znajdują się Miejsca sprzedaży oraz Miejsca zakupu. Słowniki te umożliwiają m.in. zdefiniowanie danych firmy indywidualnie dla danego miejsca wystawiania dokumentów. Opcja dostępna jest na zakładce 2 Miejsce.
Przy wprowadzaniu danych miejsca wystawiania dokumentów obligatoryjne jest określenie daty ich obowiązywania w polu Data od. Pozwala to jednocześnie na wersjonowanie danych oraz przygotowanie nowego wpisu przed datą obowiązywania.
Wprowadzone w tym miejscu dane firmy są pobierane na wydruki dokumentów w pierwszej kolejności. Oznacza to, że system podczas wydruku weryfikuje, czy w definicji miejsca sprzedaży/zakupu uzupełniona jest zakładka 2 Miejsce i pobiera dane na wydruk. W przypadku braku uzupełnienia tego miejsca, dane na wydruk pobierane są z: menu System → Dane firmy.
Magazyn
Dla dokumentów magazynowych również możliwe jest zdefiniowanie osobnej pieczątki na wydruk dokumentów w menu Słowniki → Słowniki dla kartotek → wybrana definicja magazynu → na zakładce 5 Miejsce. Brak uzupełnienia zakładki spowoduje, że system pobierze informacje z menu: System → Dane firmy.
Kolejność pobierania danych na wydruki dokumentów
System weryfikuje miejsca pobierania danych na wydruk zgodnie z kolejnością:
- Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Miejsce sprzedaży/zakupu → zakładka 2 Miejsce lub Słowniki dla kartotek → Magazyn → zakładka 5 Miejsce, w przypadku braku uzupełnienia →
- System → Dane firmy zakładka 8 Pieczątka, w przypadku braku uzupełnienia →
- System → Dane firmy zakładka 1 Podstawowe
Dane firmy na wydrukach w modułach Rozrachunki oraz Finanse i Księgowość
W module Rozrachunki możliwy jest wybór daty danych firmy pobieranych do wydruku. Dotyczy to poniższych wydruków dostępnych w menu okna Należności i Zobowiązań:
- Potwierdzenie sald
- Potwierdzenie sald bez rozrachunków
- Wezwanie do zapłaty
Pole Data danych firmy na wydruk służy do określenia, na jaka datę obowiązywania system ma pobrać dane firmy.
Przykład:
W styczniu 2024 użytkownik wystawia dokumenty potwierdzenia sald. Od 01.10.2024 zmieniły się dane firmy, ale potwierdzenie sald jest generowane na dzień 31.12.2023 i na wydruk mają zostać pobrane dane obowiązujące w tym terminie.
Pole Data danych firmy na wydruk znajduje się również w ustawieniach dla standardowych wydruków zestawień dostępnych w menu Zestawienia w module Finanse i Księgowość, m.in.:
- Stanów i obrotów kont (Obrotówka)
- Stanów i obrotów kont księgi głównej
- Zestawienie miesięczne obrotów kont
