Weryfikacja zgodności sald rozrachunków z saldami księgi głównej wiąże się z porównaniem i ewentualną korektą zapisów: na kontach księgowych oraz/lub korektą należności i zobowiązań.
Ewentualne różnice najczęściej mogą wynikać z:
- Bilansu otwarcia rozrachunków (jeżeli nie zostanie odniesiony do BO księgi głównej)
- Niezadekretowanych dokumentów źródłowych w module FK
- „ręcznej” poprawy przez operatorów systemu zapisów na kontach rozrachunkowych w dokumentach sprzedaży/zakupu (przykład: poprawa zapisu z konta 200-kontrahent na 234-Pracownik na dokumencie zakupu)
- Zmiany w obrębie grupy rozrachunkowej przy księgowaniu dokumentów (dokumenty spłat pozostają na poprzedniej grupie rozrachunkowej a księgowanie odbywa się na inną, nowo utworzoną grupę rozrachunkową).
Systemy Streamsoft posiadają mechanizmy pozwalające na kontrolę oraz ewentualną korektę zgodności sald.
Uwaga!
Zalecana jest weryfikacja zgodności sald na koniec każdego okresu rozliczeniowego (miesiąc, kwartał, rok obrotowy), po uprzednim upewnieniu się, że wszystkie dokumenty źródłowe w księdze głównej zostały zadekretowane.
W celu uzgodnienia rozrachunków w pierwszej kolejności należy w menu głównym modułu Rozrachunki wybrać Zestawienia → Stan rozrachunków na dowolny dzień
W oknie ustawień zestawienia należy wskazać odpowiednie parametry:
- Na dzień – data na którą sporządzane jest zestawienie. Należy również określić rodzaj daty, według której system będzie pobierał dane. W zależności od stosowanej w firmie metody księgowania należy wskazać wartość:
- Wg daty dokumentu
- Wg daty zew. dokumentu
- Wg daty dokumentu, sprzedaż wg daty księgowania (zalecane)
- Wg daty zew. dokumentu, sprzedaż wg daty księgowania
- Rodzaj grupy rozrachunkowej – pozwala na wybranie grupy rozrachunkowej (konta księgowego)
- Kontrahent, pracownik, właściciel, komornik – należy określić jakiego podmiotu dotyczy rozrachunek
- Typ rozrachunków – należy określić czy rozrachunki dotyczą towarów/opakowań. Domyślnie zaznaczone jest pole Towar.
- Konto księgowe. Dołącz konto księgowe do zestawienia – do generowanego zestawienia dołączona zostanie kolumna z kontem księgowym (z modułu Finanse i Księgowość)
Po zatwierdzeniu warunków wyświetlone zostanie okno prezentujące dokumenty, które na wskazany dzień nie zostały całkowicie rozliczone. W celu uzgodnienia rozrachunków należy wybrać opcję Porównanie sald z kontami rozrachunkowymi, dostępną na pasku ikon lub w menu kontekstowym okna → Dodatkowe
W wywołanym oknie istnieje możliwość zawężenia prezentowanych danych poprzez zaznaczenie pól:
- Pokaż tylko różne – wyświetlone zostaną tylko salda różne, z pominięciem sald rozrachunkowych i księgi głównej posiadających takie same wartości.
- Tylko z otwartych miesięcy – wyświetlone zostaną tylko dokumenty z otwartych miesięcy.
Parametry domyślnie są zaznaczone.
Po zatwierdzeniu warunków system wygeneruje okno zestawienia z tabelą prezentującą porównanie sald z kontami rozrachunkowymi, na których występuje różnica. W szczegółach okna (możliwe do włączenia za pomocą ikony trzech kresek w prawym górnym rogu okna → Konfiguracja okna → Szczegóły u dołu) dostępne są dodatkowe zakładki:
- Analityka RR
- Różnice RR-FK
- Wycena FK
umożliwiające szczegółową analizę niezgodności w kontekście poszczególnych dokumentów.
Przykład:
Widok na zakładkę Różnice FK-RR, gdzie dla wskazanego kontrahenta widoczne są dokumenty, z których zapisy widnieją tylko w rozrachunkach (żółta kolumna), natomiast brakuje zapisów w księdze (puste zapisy w kolumnie czerwonej). Powyższa sytuacja wskazuje, że różnica wynika z braku dekretacji dokumentów źródłowych w module FK.
Jeżeli saldo RR nie jest zgodne z saldem FK, pomimo spełnienia warunków opisanych we wstępie, to korekty dokonać można za pomocą 2 metod:
Metoda 1 – zmiana danych na kontach księgowych
W module Finanse i Księgowość należy skorygować tylko zapisy w księdze głównej na koncie rozrachunkowym (nie zmieniając wartości w rozrachunkach). W tym celu należy w oknie Dokumenty → Polecenia księgowania dodać dokument Obrót bez rozrachunków (PKBR).
W module Finanse i Księgowość należy skorygować tylko zapisy w księdze głównej na koncie rozrachunkowym (nie zmieniając wartości w rozrachunkach). W tym celu należy w oknie Dokumenty → Polecenia księgowania dodać dokument Obrót bez rozrachunków (PKBR) oznaczony w definicji dokumentów (Słowniki → Definicje dokumentów → Polecenia księgowania → Polecenie księgowania) znacznikiem Nie uwzględniaj w porównaniu sald FK-RR, ponieważ dokument ten nie powinien być uwzględniany w porównaniu sald kont księgowych i rozrachunków.
W oknie edycyjnym dokumentu należy wprowadzić odpowiedni opis, wskazać konto księgowe oraz podać kwotę, o którą wyrównujemy zapisy w księdze głównej.
Po zapisie dokumentu PKBR różnica między rozrachunkami a kontami księgowymi zostanie usunięta.
Metoda 2 – zmiana danych w rozrachunkach
W menu głównym modułu Rozrachunki , w oknie Dokumenty → Inne
należy dodać dokument o rodzaju IW/IP Kontrahent-Rozliczenie, który w definicji dokumentów nie będzie podlegał księgowaniu (Słowniki → Definicje innych rozrachunków → zakładka 1 Podstawowe → parametr Księgować).
Zalecane jest utworzenie nowej definicji dokumentu Inne.
Następnie należy dodać nową pozycję w oknie Wybór rodzaju dokumentu wskazując
- IW-Kontrahent-Rozliczenie – w przypadku korygowania należności
- IP-Kontrahent Rozliczenie – w przypadku korygowania zobowiązań
Po wskazaniu kontrahenta w oknie edycji dokumentu należy podać kwotę różnicy oraz wprowadzić odpowiedni opis.
Po zapisie dokumentu różnica pomiędzy saldami FK i saldami RR powinna zostać usunięta.
Zapis ten widnieć będzie również w rozrachunkach w oknie Należności i zobowiązania.
