Od wersji 16.1.371.20 w systemach Streamsoft dostępna jest funkcjonalność, która umożliwia wystawianie dokumentów wg zdefiniowanych wcześniej parametrów (tworzenie szablonów). Za pomocą opcji Transakcje handlowe możliwe jest uzupełnienie i edycja wielu elementów dokumentu bez konieczności przełączania się pomiędzy poszczególnymi zakładkami dokumentu.
Działanie funkcjonalności polega na wywołaniu okna zbiorczego zawierającego pola do uzupełnienia, zdefiniowane w szablonie transakcji handlowej. Uzupełnione wartości zostaną następnie przepisane do odpowiednich pól w dokumencie, a użytkownik przejdzie do standardowej edycji, w której pozostanie wprowadzenie pozostałych elementów, np. pozycji kartotek towarowych.
Nowa funkcjonalność pozwala na sprawną i efektywną pracę w przypadku wystawiania dużej ilości dokumentów zawierających te same elementy składowe.
Definiowanie transakcji handlowych
W menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów dostępna jest opcja Transakcje handlowe. Uruchamia ona okno, w którym użytkownik może zdefiniować sposób wystawiania dokumentów dla wybranej grupy.
Okno Transakcje handlowe składa się z zakładek:
1 Podstawowe
- Nazwa – należy podać nazwę danego szablonu
- Grupa dokumentów – należy wskazać, dla jakiego rodzaju dokumentów tworzony jest szablon. Dostępne są: Oferty dla odbiorców, Sprzedaż towarów handlowych oraz Zamówienia od odbiorców.
- Opis – pole umożliwia wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących danego szablonu transakcji
- Aktywny – pole steruje aktywnością danego szablonu
2 Elementy
Na zakładce tej za pomocą opcji Dodaj (F3) należy wskazać elementy dokumentu, które znajdą się w oknie zbiorczym Kreator transakcji handlowych.
Elementy szablonu definiowane są za pomocą pól:
- Nazwa – pozwala nadać nazwę danego elementu. Domyślnie podpowiadana jest nazwa taka jak rodzaj elementu.
- Rodzaj – należy wskazać rodzaj pola z listy dostępnych
- Wartość domyślna – umożliwia wskazanie wartości domyślnej dla danego elementu, która będzie podpowiadana przez system każdorazowo przy wystawianiu dokumentu za pomocą danego szablonu transakcji.
- Możliwość zmiany – pole pozwala na określenie, czy wartość domyślna może podlegać edycji. Zaznaczone pole oznacza możliwość edycji elementu w oknie Kreator transakcji handlowych.
- Wymagana – steruje wymagalnością uzupełnienia parametru. Po zaznaczeniu pola system nie pozwoli na przejście z okna Kreatora transakcji handlowych do pełnej edycji dokumentu i wyświetli informację z listą wymaganych i nieuzupełnionych elementów.
- Aktywny – decyduje o widoczności szablonu na liście wyboru transakcji znajdującej się w oknie Kreator transakcji handlowych.
Zdefiniowane elementy widoczne są na zakładce wraz z informacją na temat ich rodzaju, wymagalności, możliwości edycji i aktywności.
Aktywacja funkcjonalności
Zdefiniowane szablony prezentowane są w oknie Transakcje handlowe i są one widoczne dla wszystkich użytkowników systemie. Jednak, by dany użytkownik mógł z nich skorzystać należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Edycja dokumentu parametr Wystawianie dokumentów według transakcji handlowych ustawić na wartość TAK.
System zapamiętuje wartość parametru w obrębie użytkownika i firmy.
Kreator transakcji handlowych
Po zdefiniowaniu szablonów oraz uruchomieniu dla użytkownika funkcjonalności w konfiguracji systemu, przed dodaniem nowego dokumentu w oknach Dokumenty sprzedaży, Oferty dla odbiorców lub Zamówienia od odbiorców wyświetlone zostanie okno Kreator transakcji handlowych.
W oknie zawarte są elementy zdefiniowane w słowniku transakcji handlowych:
- Transakcja – wskazuje nazwę szablonu, który zostanie użyty do wystawienia dokumentu. Pole to stanowi listę rozwijaną zawierającą szablony dostępne w ramach danej grupy dokumentów. Pod ikoną „i” znajduje się opis danego szablonu.
W zależności od wybranego szablonu transakcji, w oknie prezentowane są zdefiniowane dla niego elementy:
Element Cechy stanowi sekcję zawierającą cechy dokumentu wybrane dla danego rodzaju transakcji.
System umożliwia zmianę szablonu transakcji w trakcie edycji kreatora. W przypadku, gdy oba szablony posiadają wspólne elementy, to ich uzupełnione wartości pozostaną bez zmian.
Przykład:
- Wybrano szablon transakcji o nazwie Faktura VAT dla odbiorcy krajowego_STANDARD.
- Uzupełnione zostały elementy: Definicja dokumentu, Kontrahent, Data sprzedaży, Oznaczenie dokumentów dla JPK, Cechy dokumentów, Przedstawiciel handlowy oraz Zlecenie
- Następnie użytkownik zmienił szablon na Faktura VAT_waluta
- Nowy szablon zawierał część elementów wspólnych z poprzednio wybranym szablonem
- Element Definicja dokumentu w szablonie Faktura VAT_waluta posiadał wartości domyślną, która została zaczytana automatycznie
- Dla elementów wspólnych obu szablonów: Kontrahent oraz Przedstawiciel handlowy wartości zostały przepisane z poprzedniego szablonu transakcji.
- Element Cechy dokumentów w szablonie Faktura VAT_waluta nie zawiera wszystkich cech przypisanych do poprzedniego szablonu, więc w sekcji tej prezentowana jest wyłącznie wspólna pozycja cecha dokumentu 1, której wartość została ustawiona na domyślną.
Program umożliwia zmianę trybu dodawania nowego dokumentu za pomocą przycisku Klasyczny wybór dokumentu. Należy mieć na uwadze, że jeśli w oknie Kreator transakcji handlowych zostaną wprowadzone wartości pól, to po wyborze standardowej edycji dokumentu nie zostaną one przeniesione.
Po zapisie danych w oknie Kreator transakcji handlowych system przejdzie do standardowego okna edycyjnego dokumentu, gdzie poza polami uzupełnionymi na podstawie Kreatora transakcji handlowych użytkownik powinien wprowadzić pozostałe elementy, np. pozycje dokumentu.
