Szablony transakcji sprzedaży

Definiowanie transakcji handlowych

W menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów dostępna jest opcja Szablony transakcji sprzedaży. Uruchamia ona okno, w którym użytkownik może zdefiniować sposób wystawiania dokumentów dla wybranej grupy.

Okno Szablony transakcji sprzedaży składa się z zakładek:

1 Podstawowe

• Nazwa – należy podać nazwę danego szablonu
• Grupa dokumentów – należy wskazać, dla jakiego rodzaju dokumentów tworzony jest szablon. Dostępne są: Oferty dla odbiorców, Dokumenty sprzedaży oraz Zamówienia od odbiorców.
• Opis – pole umożliwia wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących danego szablonu transakcji
• Aktywny – pole steruje aktywnością danego szablonu

2 Elementy

Na zakładce tej za pomocą opcji Dodaj (F3) należy wskazać elementy dokumentu, które znajdą się w oknie zbiorczym Kreator dokumentu sprzedaży..

Elementy szablonu definiowane są za pomocą pól:

• Nazwa – pozwala nadać nazwę danego elementu. Domyślnie podpowiadana jest nazwa taka jak rodzaj elementu.
• Rodzaj – należy wskazać rodzaj pola z listy dostępnych
• Wartość domyślna – umożliwia wskazanie wartości domyślnej dla danego elementu, która będzie podpowiadana przez system każdorazowo przy wystawianiu dokumentu za pomocą danego szablonu transakcji.
• Możliwość zmiany – pole pozwala na określenie, czy wartość domyślna może podlegać edycji. Zaznaczone pole oznacza możliwość edycji elementu w oknie Kreator dokumentu sprzedaży.
• Wymagana – steruje wymagalnością uzupełnienia parametru. Po zaznaczeniu pola system nie pozwoli na przejście z okna Kreator dokumentu sprzedaży do pełnej edycji dokumentu i wyświetli informację z listą wymaganych i nieuzupełnionych elementów.
• Aktywny – decyduje o widoczności szablonu na liście wyboru transakcji znajdującej się w oknie Kreator dokumentu sprzedaży.

Zdefiniowane elementy widoczne są na zakładce wraz z informacją na temat ich rodzaju, wymagalności, możliwości edycji i aktywności.

Aktywacja funkcjonalności

Zdefiniowane szablony prezentowane są w oknie Szablony transakcji sprzedaży i są one widoczne dla wszystkich użytkowników systemie. Jednak, by dany użytkownik mógł z nich skorzystać należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Edycja dokumentu parametr Wystawianie dokumentów sprzedaży wg szablonów ustawić na wartość TAK.

System zapamiętuje wartość parametru w obrębie użytkownika i firmy.

Kreator transakcji handlowych

Po zdefiniowaniu szablonów oraz uruchomieniu dla użytkownika funkcjonalności w konfiguracji systemu, przed dodaniem nowego dokumentu w oknach Dokumenty sprzedaży, Oferty dla odbiorców lub Zamówienia od odbiorców wyświetlone zostanie okno Kreator dokumentu sprzedaży.

W oknie zawarte są elementy zdefiniowane w słowniku szablonów dokumentów sprzedaży:

• Transakcja – wskazuje nazwę szablonu, który zostanie użyty do wystawienia dokumentu. Pole to stanowi listę rozwijaną zawierającą szablony dostępne w ramach danej grupy dokumentów. Pod ikoną „i” znajduje się opis danego szablonu.

W zależności od wybranego szablonu dokumentu, w oknie prezentowane są zdefiniowane dla niego elementy:

Element Cechy stanowi sekcję zawierającą cechy dokumentu wybrane dla danego rodzaju transakcji.

System umożliwia zmianę szablonu dokumentu w trakcie edycji kreatora. W przypadku, gdy oba szablony posiadają wspólne elementy, to ich uzupełnione wartości pozostaną bez zmian.

Program umożliwia zmianę trybu dodawania nowego dokumentu za pomocą przycisku Klasyczny wybór dokumentu. Należy mieć na uwadze, że jeśli w oknie Kreator dokumentu sprzedaży zostaną wprowadzone wartości pól, to po wyborze standardowej edycji dokumentu nie zostaną one przeniesione.

Po zapisie danych w oknie Kreator dokumentu sprzedaży system przejdzie do standardowego okna edycyjnego dokumentu, gdzie poza polami uzupełnionymi na podstawie Kreatora dokumentu sprzedaży użytkownik może wprowadzić pozostałe elementy, np. pozycje dokumentu.