Na podstawie Ustawy z dn. 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240) wprowadzone zostały nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej. Najważniejsze zmiany w tym zakresie obowiązujące od 07.04.2023 r. to:
- zdefiniowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy
- określenie zasad, okoliczności wprowadzenia oraz innych obowiązków pracodawcy związanych z pracą zdalną
- możliwość wykonywania pracy zdalnej całkowitej, częściowej lub okazjonalnej
- możliwość złożenia przez pracownika wniosku o wykonywanie pracy zdalnej
- konieczność zwrotu dla pracownika kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych związanych z pracą zdalną
Od wersji 14.0.364.69 oraz 14.2.366.36 Systemy Streamsoft zostały wyposażone w rozwiązania umożliwiające ewidencję czasu pracy w trybie zdalnym oraz rozliczanie jej kosztów z pracownikiem.
Wprowadzone przepisy rozróżniają pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie, częściowo oraz jako stały tryb pracy. Zasady jej wykonywania są ustalane pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. W zależności od nich, należy w odpowiedni sposób wprowadzić symbole do ewidencji pracownika.
Rodzaje pracy zdalnej:
- okazjonalna – wykonywana jest każdorazowo na wniosek pracownika, a jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w ciągu roku. Nie wymaga ona zwrotu kosztów pracy dla pracownika.
- całkowita – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym
- częściowa (hybrydowa) – praca wykonywana jest częściowo zdalnie, a częściowo w zakładzie pracy. Proporcje te ustalane są indywidualnie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Okazjonalna praca zdalna
W celu ewidencjonowania okazjonalnej pracy zdalnej należy zastosować w ewidencji symbol z nowym rodzajem absencji. Jeżeli symbol był już dodany do zbioru można zmodyfikować jego rodzaj lub utworzyć nowy, na przykład kod ZO z opisem „Praca zdalna okazjonalna”, a w polu Rodzaj ustawić wartość Praca zdalna okazjonalna.
W przyszłych wersjach systemu planowane jest dodanie nowego ograniczenia w Ewidencji czasu pracy o typie Rodzaj – Praca zdalna okazjonalna, które będzie limitować wprowadzenie ilości symboli pracy zdalnej okazjonalnej do 24. Aktualnie limit ten można wprowadzić za pomocą opcji Ograniczenia dostępnej w oknie Ewidencji.
Wniosek o okazjonalną pracę zdalną
Inicjatorem wykonywania pracy zdalnej może być zarówno pracodawca jak i pracownik:
- Praca zdalna na jednostronne polecenie pracodawcy
- Praca zdalna na wniosek pracownika
Od wersji 1.1.57 w Panelu Pracownika możliwa jest wysyłka wniosku o okazjonalną pracę zdalną. We wniosku pracownik zobowiązany jest określić zakres dat wykonywania pracy zdalnej.
Na pulpicie Panelu Pracownika możliwy jest podgląd bieżącego stanu wykorzystania dni pracy zdalnej okazjonalnej.
Praca zdalna w trybie hybrydowym lub ciągłym
W słowniku Wzorce ewidencji obecności w oknie Symbol dni wzorca dodane zostało pole Praca zdalna. Umożliwia ono określenie danego symbolu wzorca jako dnia pracy wykonywanej w trybie zdalnym. Oznaczony w ten sposób dzień jest ewidencjonowany w Miesięcznej karcie ewidencji czasu pracy, a także może zostać wykorzystany do naliczania wysokości zwrotu kosztów pracy zdalnej. Dla każdego wykorzystywanego typu wzorca (dziennego, godzinowego, od-do) należy dodać osobny symbol.
Zmiany te należy stosować w indywidulanym wzorcu czasu pracy. W przypadku dużej ilości pracowników z planowaną pracą zdalną konieczne jest założenie odrębnych wzorców dla każdej osoby pracującej w tym trybie.
Miesięczna karta ewidencji czasu pracy
W oknie ustawień wydruku Miesięcznej karcie ewidencji czasu pracy dodany został parametr Drukuj czas pracy zdalnej.
Po jego zaznaczeniu na wydruku pojawi się dodatkowa kolumna zdalnie prezentująca ilość przepracowanych godzin w dniach oznaczonych symbolem wzorca ze znacznikiem Praca zdalna.
Rozliczanie pracy zdalnej
Wykonywanie zaplanowanej pracy zdalnej lub przekroczenie dostępnej rocznej ilości 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej wiąże się z pokryciem przez pracodawcę wydatków pracownika poprzez wypłatę ekwiwalentu lub ryczałtu. W słowniku stałych składników zaszeregowania (Słowniki -> Płacowe -> Stałe składniki zaszeregowania) dodana została nowa stała Stawka ekwiwalentu za godzinę pracy zdalnej.
W algorytmach płacowych dostępny jest składnik o tej samej nazwie (STEKW_PZ).
Określenie stawki w zaszeregowaniu pracownika umożliwia automatyczne naliczenie ekwiwalentu. W celu jej dodania należy przejść w edycję indywidualną lub grupową zaszeregowania pracownika i dodać od odpowiedniej daty wartość nowego stałego składnika zaszeregowania.
Do słownika składników płacowych dodany został Ekwiwalent za prace zdalną (EKW_PZD), którego wartość jest wyliczana wg wzoru:
Stawka ekwiwalentu za godzinę pracy zdalnej (STEKW_PZ) * Ilość godzin pracy zdalnej (ILGODZ_PZ+ILN100_PZ+ILN50_PZ)
Dodane zostały również składniki dotyczące ilości godzin pracy zdalnej planowanej (ze wzorca/grafiku), okazjonalnej (z ewidencji) oraz nadgodzin w obrębie rozliczanego miesiąca:
- Ilość godzin pracy zdalnej planowanej (ILGOD_PZ) – suma ilości godzin ze wzorca ewidencji czasu pracy oznaczonych jako „Praca zdalna”
- Ilość nadgodzin 50% pracy zdalnej (ILN50_PZ) – suma ilości nadgodzin 50% z godzinowej ewidencji czasu pracy występująca w czasie planowanej pracy zdalnej
- Ilość nadgodzin 100% pracy zdalnej (ILN100_PZ) – sum ilości nadgodzin 50% z godzinowej ewidencji czasu pracy występująca w czasie planowanej pracy zdalnej
- Ilość godzin pracy zdalnej okazjonalnej (ILGOD_PZO) – suma ilości godzin pracy zdalnej dla absencji o rodzaju Praca zdalna okazjonalna występujących w ewidencji czasu pracy
- Ilość nadgodzin 50% pracy zdalnej okazjonalnej (ILN50_PZO) – suma ilości nadgodzin 50% z godzinowej ewidencji czasu pracy podczas okazjonalnej pracy zdalnej
- Ilość nadgodzin 100% pracy zdalnej okazjonalnej (ILN100_PZO) – suma nadgodzin 100% z godzinowej ewidencji czasu pracy podczas okazjonalnej pracy zdalnej
- Ryczałt za pracę zdalną (RYCZ_PZD) – kwotę ryczałtu należy wpisać ręcznie lub zdefiniować własny wzór
Wartości zarówno ekwiwalentu jak i ryczałtu mogą być wprowadzane ręcznie lub za pomocą indywidualnie stworzonego wzoru (w tym celu należy skontaktować się z Service Desk lub Opiekunem).
W przypadku konieczności zastosowania nowych składników należy je dodać ręcznie do odpowiednich algorytmów płacowych zgodnie z poniższą instrukcją:
1. Przejść do menu System -> Definicja list
2. Wybrać odpowiedni algorytm (np. umowa o pracę).
3. W systemie umożliwiono dodanie składników do algorytmu płacowego za pomocą operacji grupowej. Opcję Dodaj grupę dostępną pod prawym przyciskiem myszy rozszerzono o zestaw Praca zdalna. Za jej pomocą do danego algorytmu zostaną dodane wszystkie składniki płacowe dotyczące pracy zdalnej oraz pojawią się one na nowej zakładce w oknie edycyjnym listy płac.
4. Składniki można dodać również ręcznie za pomocą opcji Dodaj do algorytmu istniejący składnik (Ctrl+ F3)
Ze słownika należy wybrać składniki płacowe i potwierdzić wybór przyciskiem. Składniki zostaną dodane do algorytmu.
5. Dodane składniki można umieścić zarówno w widoku listy płac jak i na odcinku płacowym za pomocą opcji znajdujących się na pasku ikon:
- Wygląd edycji danych
- Wygląd wydruku odcinka listy płac
