Aby uruchomić obsługę terminów ważności, należy w menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Kartoteki magazynowe → Ogólne włączyć parametr: Obsługa terminów ważności. Po ustawieniu tego parametru na wartość TAK, dodatkowo można uruchomić parametr: Obsługa terminów ważności – Podczas dodawania kartoteki ustaw na wartość: na życzenie, wymuszona, brak, który pozwoli aby na nowo wystawionych kartotekach towarowych automatycznie był ustawiony sposób obsługi terminów ważności.
W celu zmiany parametru na istniejących już kartotekach należy wejść w menu Magazyn → Stany magazynowe, zaznaczyć kartoteki za pomocą klawisza Insert lub znacznika w programie, następnie w menu kontekstowym wybrać opcję Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawianie danych → zakładka: Sposób obsługi, zaznaczyć parametr: Sposób obsługi terminów ważności oraz wybrać dany sposób. Opcja ta jest również dostępna podczas edycji poszczególnych kartotek na zakładce Sposób obsługi.
Po ustawieniu sposobu obsługi terminów ważności na kartotekach, przy przyjmowaniu towaru na magazyn, np. fakturą zakupu lub przyjęciem z zewnątrz i dodawaniu kartoteki na dokument, na zakładce: Dostawa, można wskazać datę ważności.
Ustawienie tych wartości umożliwi, przy wystawianiu dokumentów sprzedaży, wskazanie dostawy według jej terminu ważności (na oknie Stanów magazynowych).
Program umożliwia również z poziomu okna Stany magazynowe wykonanie filtrowania po terminie ważności. Za pomocą ikony Filtr po terminie ważności (Alt+F7) można wyświetlić kartoteki posiadające nierozchodowane dostawy, których:
- termin ważności upływa z dniem (lub wcześniej);
- termin ważności upływa za dni (lub wcześniej).
Spis wyfiltrowanych kartotek można również wydrukować za pomocą opcji Drukuj → Drukuj aktualne stany magazynowe. Dodatkowo w konfiguracji systemu użytkownik ma możliwość ustawienia, aby program informował o dodawaniu przeterminowanego towaru na dokument (menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Dokumenty → Edycja pozycji → Ostrzegaj przy dodawaniu przeterminowanego towaru). Powoduje to, że przy tworzeniu dokumentu przyjęcia, program wyświetli informację o tym, że towar ma datę ważności mniejszą od daty dostawy.
