Od wersji 345 systemu Streamsoft Prestiż dostępna jest funkcjonalność wysyłania zakodowanych plików do Panelu Pracownika. W niniejszym dokumencie opisane zostały czynności konfiguracyjne jak i sposób użycia nowej funkcjonalności.
Konfiguracja poczty e-mail
Zakodowane pliki wysyłane do Panelu Pracownika zabezpieczone są hasłem. Każdy z pracowników do odczytu plików otrzymuje indywidualne hasło ustawiane w danych kadrowych na zakładce z danymi adresowymi. Bezpośrednio z tej zakładki wysyłane jest hasło smsem lub mailem na prywatne konto mailowe pracownika.
System umożliwia wysyłkę mailową hasła po ustawieniu danych związanych z klientem poczty znajdujących się w menu System -> Konfiguracja -> Ustawienia -> Firma -> Wysyłanie haseł do kodowania plików PDF.
Parametr w konfiguracji ma domyślną wartość „Przez zewnętrznego klienta poczty”. Przy tym wyborze w tle zostanie uruchomiony zewnętrzny klient poczty i hasło zostanie automatycznie wysłane. Przy wyborze „Bezpośrednio z programu” należy wprowadzić ustawienia dla wbudowanego klienta poczty, hasło będzie wysłane wprost z programu.
Tworzenie i wysłanie hasła
Hasło do plików należy wprowadzić na kartotece pracownika, na zakładce 2 Adresy
Hasło można wprowadzić ręcznie wypełniając takim samym ciągiem znaków pola „Hasło” oraz „Powtórz hasło”. Możliwe jest również automatyczne wygenerowanie hasła przy pomocy przycisku „Wygeneruj losowe hasło”.
W przypadku poprawnego ustawienia hasła wyświetlony zostanie stosowny komunikat:
Wygenerowane hasło powinno zostać przesłane pracownikowi przez bramkę SMS lub pocztą elektroniczną.
W celu wysłania hasła pocztą elektroniczną należy uprzednio wprowadzić prywatny adres mailowy na zakładce 2 Adresy:
Przycisk „Prześlij hasło” rozpoczyna wysyłkę hasła.
Kolejnym krokiem jest wybór metody wysyłki. Przy wyborze e-maila operacja odbędzie się w tle po naciśnięciu przycisku „Wyślij”:
Uwaga
Opcja wysyłki przy pomocy bramki SMS jest dostępna gdy na licencji znajduje się moduł rozszerzeń i wdrożone zostały ustawienia bramki SMS poprzez konfigurację połączenia z wybranym operatorem we wtyczce.
Po wysłaniu hasła zostanie ustawiony znacznik potwierdzający fakt wygenerowania hasła:
Od tej pory pracownik będzie miał możliwość otwierania zakodowanych plików.
Grupowa obsługa haseł do kodowania plików PDF
Możliwe jest wygenerowanie haseł i ich przesłanie grupowo, dla wszystkich lub zaznaczonych osób. Przy grupowym generowaniu haseł można wygenerować jedynie hasła losowe, nie ma możliwości “ręcznego” wprowadzenia haseł. Opcja grupowego wprowadzania haseł jest dostępna w menu kontekstowym okna Dane kadrowe jako „Grupowa obsługa haseł do kodowania plików PDF”:
Funkcja ta dostępna jest również w menu „Pracownik”:
Po uruchomieniu funkcji należy zaznaczyć pracowników i ustawić parametry:
Po wysłaniu haseł zostanie wyświetlony stosowny komunikat z raportem z operacji:
Wysyłanie zakodowanych plików PDF
Funkcjonalność dostępna jest dla odcinków płacowych i PIT-11. W celu zakodowania pliku PDF należy uruchomić opcje wydruku:
Na zakładce Inne należy zaznaczyć „Zakoduj dokument”, następnie skonfigurować sposób kododwania dokumentu pod przyciskiem Ustawienia kodowania PDF:
Ustawienia kodowania PDF
Główne hasło – hasło nadawane przez twórcę dokumentu, użycie go pozwala na pełną modyfikację dokumentu.
Hasło kontekstowe – hasło pracownika zapisane w danych kadrowych.
Hasło do otwierania pliku – nadawane przez twórcę dokumentu, zezwala na otwieranie pliku, oraz w zależności od ustawienia na modyfikację, drukowanie i kopiowanie zawartości pliku.
W przypadku odcinków płacowych oraz dokumentów PIT-11 zapisanych w Panelu Pracownika, jeżeli pracownicy mają zdefiniowane swoje własne hasła w danych kadrowych, hasła głównego i hasła do otwierania plików nie trzeba stosować.
