Gratisy jest to spis kartotek przeznaczonych do wydania kontrahentowi, który spełnił określone warunki na dokumencie sprzedaży. W opcji Gratisy można zdefiniować parametry i zależności jakie muszą zostać spełnione, by można było gratis wydać.
Gratisy mogą być realizowane na 2 sposoby: bezpośrednio na dokumencie sprzedaży lub za pomocą dokumentów WZ. Rodzaj wykorzystywanego dokumentu WZ należy zdefiniować za pomocą opcji znajdującej się w System – Konfiguracja – Ustawienia – Dokumenty – Gratisy. Dokument ten nie powinien wymagać uzupełnienia fakturą. Użytkownik może jednak zaznaczyć opcję, która uzależni konieczność uzupełniania dokumentu gratisów od definicji wybranego dokumentu WZ. Opcja ta również znajduje się w konfiguracji systemu: Uzupełnienie fakturą zgodnie z def. Dokumentu.
W pierwszej kolejności konieczne jest włączenie parametru w System -> Konfiguracja -> Ustawienia -> System -> Obsługa gratisów na TAK. Gratisy należy dodać w Sprzedaż -> Promocje, Umowy, Gratisy -> Gratisy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego :
W oknie Definicja gratisu wbudowane są zakładki:
Podstawowe – w zakładce tej określa się wszystkie informacje dotyczące udzielania gratisów kontrahentom:
- Nazwa – należy określić nazwę akcji wydania gratisów.
- Data od…do – należy podać przedział czasu, w którym będzie obowiązywało wydawanie gratisów.
- Sposób realizacji – wydawanie gratisów można odnotować na dokumentach sprzedaży na dwa sposoby:
- Dodatkowe pozycje na dokumencie – gratis zostanie dodany jako kolejna pozycja na tym samym dokumencie wraz ze sprzedanym dla kontrahenta towarem,
- Osobny dokument WZ – dla gratisu zostanie wystawiony osobny dokument WZ.
- Magazyn dla WZ – pole to staje się aktywne wtedy, gdy użytkownik wybierze jako sposób realizacji Osobny dokument WZ. Za pomocą przycisku należy wybrać ze słownika magazyn, z którego zostanie wydany gratis.
- Status – określa status obowiązywania gratisu.
- Przygotowanie – dane są przygotowywane taka definicja nie będzie analizowana nawet gdyby wg zakresu dat gratis miałby być dodawany.
- Aktywny – status ten mówi, że obowiązuje już wydawanie gratisów. Tylko gratisy z takim statusem są analizowane.
- Zakończony – obowiązywanie gratisu zostało już zakończone.
Warunki – zawiera spis zdefiniowanych warunków, które trzeba spełnić, aby otrzymać gratis. Nowy warunek dodajemy do spisu za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego:
- Kartoteka / Grupa kartotekowa – użytkownik decyduje o tym, która sprzedana kartoteka lub grupa kartotekowa, pozwoli kontrahentowi na otrzymanie gratisu. Wybiera je ze słownika za pomocą przycisku lub klawisza funkcyjnego .
- Warunek – należy określić, okoliczności od których zależy prawo do otrzymania gratisu (Ilość / Wartość netto / Wartość brutto nie mniejsza niż).
- Uwzględniaj – sekcja w której można określić procent marży minimalnej lub narzut minimalny, od którego będzie wydawany gratis.
- Procedura def. – definiowana procedura SQL, dzięki której można określić własne/specyficzne warunki wydawania gratisu. Procedurę definiujemy w module „Raporty i formularze” w opcji „Procedury definiowane”
- Pozwól definiować warunki dla kartoteki/grup kartotek – opcja włącza możliwość określania pól warunków. Jest używana przy analizie z procedury. Można połączyć warunki podane na oknie i warunki z procedury.
Gratisy – w zakładce tej należy określić towar gratisowy.
Opis pól:
- Gratis (kartoteka) – ze spisu wybieramy towar, który będzie wydawany jako gratis.
- Ilość jednostkowa gratisu – należy wpisać ile sztuk gratisu będzie wydawane jednorazowo przy zakupie odpowiedniego towaru.
- Sposób wydawania – należy określić w jaki sposób gratis będzie wydawany.
- Zawsze – gratis będzie wydawany zawsze po spełnieniu warunku
- Po wyczerpaniu poprzedniego – jeśli określono więcej niż 1 gratis, to kartoteka z tym parametrem będzie wydawana po wyczerpaniu poprzedniego gratisu
- Wybranie jednego przez sprzedawcę – po spełnieniu warunku, przy wystawianiu dokumentu sprzedaży pojawi się okno z listą gratisów do wyboru i operator będzie musiał wskazać 1.
- Wymuś cenę sprzedaży – należy tu wpisać cenę, po której będzie wydawany gratis, cenę symboliczną.
- Ilość gratisu przeznaczona do wydania – należy wpisać, jaka ilość towaru gratisowego została przeznaczona do wydania.
- Ilość wydania – ile towaru zostało wydane (pole uzupełniane automatycznie).
- Ilość pozostała do wydania – ile towaru pozostało do wydania (pole uzupełniane automatycznie).
Filtr – dane w tej zakładce zostały podzielone na zakładki tematyczne:
- Grupy kontrahentów – podczas definiowania tego filtru należy określić, czy gratis obowiązuje dla wszystkich grup kontrahentów, czy tylko dla wybranych. Grupa wybranych kontrahentów tworzona jest za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego .
- Miejsca sprzedaży – należy określić, w jakich miejscach sprzedaży obowiązuje wydawanie gratisów: we wszystkich czy tylko w wybranych.
- Magazyny – należy określić, które magazyny wydają towar gratisowy: wszystkie czy wybrane.
- Definicje dokumentów – na zakładce tej użytkownik ma możliwość zdefiniowania gratisów dla wybranych definicji dokumentów.
Uwagi – możliwość wpisania dodatkowych uwag i informacji dotyczących gratisów
Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży, gratis zostaje naliczany w momencie zamykania dokumentu, przed pojawieniem się okna potwierdzenia. Gdy w definicji w sposobie wydawania określono wybór Wybranie jednego przez sprzedawcę pojawi się okno ze spisem do wyboru. Po naliczeniu gratisu pojawi się raport jakie gratisy zostały przeanalizowane i wybrane. Gratisy na dokumencie sprzedaży lub dodatkowym WZ są prezentowane kursywą w indeksie.
Istnieje możliwość obsługi gratisu na panelu szybkiej sprzedaży. Obsługa jest realizowana analogicznie jak na standardowych dokumentach sprzedaży.