W tekście znajdziesz:
Co to jest?
PEF czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania to centralna platforma do wysyłania i odbierania faktur elektronicznych o określonej przepisami strukturze pomiędzy podmiotami zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych stworzona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.
Narzędzie powstało w konsekwencji przyjęcia przez rząd ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym – Dz. U. z 2018 r., poz. 2191. Zdecydowana większość przepisów tej ustawy weszła w życie 18 kwietnia 2019 r.
Przesyłane tą drogą faktury nie są dokumentami w formacie PDF, są to dokumenty o określonej strukturze, która pozwala na automatyczne przesyłanie i automatyczne przetwarzanie informacji z faktury w systemach finansowo-księgowych.
Ustawa nakłada na zamawiających obowiązek odbierania od wykonawcy faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania. Ponadto wprowadza możliwość wysyłania i odbierania tą drogą innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych lub umów koncesji na roboty budowlane lub usługi ( np. zamówienie towaru lub usługi, zawiadomienie o zbliżającej się dostawie, potwierdzenie odbioru towaru lub usługi, faktura korygująca, dowód księgowy)
Jeśli wykonawca zamówienia publicznego, czyli przedsiębiorca, wystawi i prześle ustrukturyzowaną e-fakturę, to zamawiający (instytucja publiczna) ma obowiązek ją odebrać i uregulować.
W przyszłym roku wykonawcy również będą zobligowani do przesyłania e-faktur jedynie tą drogą.
W ramach PEF bezpłatne usługi przesyłania dostarcza dwóch brokerów (w EDI jest to usługa wykonywana przez komercyjne podmioty i podlega opłacie).
Z platformy będzie można korzystać poprzez:
- aplikację webową – dostęp do PEF za pośrednictwem strony www, każdy z brokerów zaoferuje swoją wersję aplikacji webowej. Funkcjonalnie będą to jednak takie same rozwiązania.
- aplikację desktopową – dostęp do PEF za pośrednictwem oprogramowania instalowanego na dysku komputera, każdy z brokerów zaoferuje swoją wersję aplikacji desktopowej. Funkcjonalnie będą to również takie same rozwiązania.
- Dokumentację API do łączenia się systemów ERP z PEF – na podstawie dokumentacji technicznej API producenci systemów ERP mogą zintegrować system informatyczny bezpośrednio z Platformą Elektronicznego Fakturowania.
Konto na Platformie Elektronicznego Fakturowania
Do przesyłania dokumentów konieczne jest założenie konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania, tam możliwe będzie zaczytanie pliku XML wygenerowanego z programu Prestiż i przesłanie go. Dokładna instrukcja zakładania konta, linki oraz opisy brokerów znajdują na stronie https://efaktura.gov.pl/uslugi-pef/jak-wybrac-dostawce-uslug-pef/
Wybór Brokera, który będzie dostarczał usługę przesyłania dokumentów jest zupełnie dowolny i należy do klienta – brokerzy działają na podstawie umowy z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii, ich usługi są darmowe i posiadają takie same funkcjonalności, różnią się wyglądem aplikacji. Na podanej stronie można zapoznać się z testowymi wersjami aplikacji obu Brokerów.
W razie problemów i pytań związanych z zakładaniem lub użytkowaniem konta należy skorzystać infolinii Brokera oraz przygotowanej przez każdego z nich instrukcji obsługi. Dane Kontaktowe znajdują się na dole strony z informacjami o Brokerze:
Kogo dotyczy:
- zamawiających (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) – instytucje sektora publicznego, spółdzielnie, stowarzyszenia (w zakresie, w jakim dysponują środkami publicznymi), państwowe jednostki organizacyjne, np. Poczta Polska,
- wykonawców zamówień publicznych – przedsiębiorców
Terminy:
- 18.04.2019 – obowiązek odbioru i przetwarzania ustrukturyzowanych faktur przez zamawiających o wartości powyżej 30 tys. euro
- 01.08.2019 – obowiązek odbioru i przetwarzania ustrukturyzowanych faktur przez zamawiających o wartości poniżej 30 tys.
- 01.11.2020 – obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur przez wykonawców
Co się przesyła:
- Faktury
- Zamówienia towarów lub usług
- Zawiadomienia o dostawie
- Potwierdzenia odbioru
- Faktury korygujące
- Dowody księgowe
Ważne definicje:
- PEF – Platforma Elektronicznego Fakturowania
- PEPPOL – Jest to wystandaryzowane połączenie sieciowe służące do elektronicznego składania zamówień, fakturowania oraz wysyłki potwierdzeń dostawy i innych dokumentów. Umożliwia organizacjom rządowym i przedsiębiorstwom prywatnym efektywną wymianę elektronicznych dokumentów handlowych poprzez wysoce rozbudowaną sieć ogólnoeuropejską.
- OpenPEPPOL – jest międzynarodowym stowarzyszeniem zarejestrowanym w Belgii, którego członkami są podmioty publiczne i prywatne
- Numer PEPPOL (unikalny Identyfikator, który pozwala korzystać z europejskiej sieci oferującej wystandaryzowane usługi przekazywania dokumentów elektronicznych, z której korzysta PEF, może nim być np.
- Broker –dostawca usług elektronicznych platformy PEF
Funkcjonalność w programie
Konfiguracja EDI
Aby móc wysyłać z programu Prestiż ustrukturyzowane dokumenty należy skonfigurować formaty plików, w których będą wysyłane dokumenty. Formaty zgodne z PEF są definiowane tak jak wszystkie inne formaty EDI w konfiguracji systemu “Ustawienia – Dokumenty – EDI – Elektroniczna wymiana dokumentów – Konfiguracja EDI”.
- “PEF INVOICE wersja 2.1”
- “PEF INVOICE wersja 2.1 – Korekta”
- “PEF ORDER wersja 2.1”
Format konfigurujemy analogicznie jak inne formaty EDI – przechodząc do następnej zakładki „Dostępność” określamy grupy, stanowiska obsługujące wysyłkę i odbiór oraz katalogi do importu/eksportu poszczególnych rodzajów dokumentów.
W przesyłaniu dokumentów w EDI wymagany jest nr EAN, w formatach zgodnych z PEF jest to nr PEPPOL – unikalny Identyfikator pozwalający korzystać z europejskiej sieci oferującej wystandaryzowane usługi przekazywania dokumentów elektronicznych, z której korzysta PEF. Może nim być np.: NIP instytucji lub numer GLN.
Nr PEPPOL wymagany jest na etapie zakładania konta na PEF, wybieramy wtedy po jakim rodzaju numeru (NIP czy GLN) będziemy identyfikowani. Ten sam numer należy wprowadzić w danych firmy.
Gdzie wprowadzić PEPPOL
Nr ten wprowadzamy w danych firmy, danych kontrahentów, miejscach zakupu i sprzedaży oraz w słowniku jednostek miar. Będzie on umieszczony w pliku XML i po nim program rozpozna kontrahenta podczas importu dokumentu.
W danych firmy należy umieścić go w polu znajdującym się w zakładce 4 Działalność, w sekcji Inne:
W danych kontrahenta nr PEPPOL należy wpisać w zakładce 2 Inne w sekcji Inne:
Nr PEPPOL można również wprowadzić w definicji miejsca sprzedaży i zakupu. Umieszczenie numeru w tym miejscu ma znaczenie dla kilku ustawień parametrów w konfiguracji, jeśli wybraliśmy nr GLN jako PEPPOL (Konfiguracja -> Dokumenty -> EDI -> popraw wybrany format -> zakładka 3 Ustawienia).
Pole aktualnie nie jest obligatoryjne generowanym w pliku XML, zostało dodane ze względu na zależność wyboru nr PEPPOL – po nr NIP lub GLN. Niewykluczone, że w przyszłości w wyniku zmian i rozwoju narzędzia elektronicznego przesyłania ustrukturyzowanych dokumentów będzie ono obowiązkowe, stąd też nowe pole w oknie.
Pozostała konfiguracja w systemie
W słowiku jednostek miar dodano nowe pole Kod dla PEF. Kod ten będzie przekazywany w pliku XML. Musi on być wpisany zgodnie z rekomendacją UN/ECE wersja 20. Kody dla poszczególnych jednostek miary można znaleźć pod tym linkiem http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNECERec20/
W słowniku kartotek na zakładce “6 Kody EAN” dodano nową kolumnę Rodzaj. Domyślny rodzaj to EAN, GS1 GTIN jest używany do identyfikowania kartotek w powyższych formatach. W przypadku listy kodów EAN na kartotece do pliku zostanie wysłany kod, który w polu Asortyment będzie miał wpisany tekst „EDI”.
Wysyłka i przyjmowanie dokumentów:
Dokumenty wysyłamy podobnie jak w EDI, za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy -> Podstawowe -> Import/Export -> Wyślij dokumenty do EDI -> w oknie wybieramy skonfigurowany format PEF.
Jeśli firma wysyła dokumenty poprzez EDI i stanowisko, na którym z którego są wysyłane jest odpowiednio wskazane w konfiguracji EDI to wyświetli się lista formatów w jakich ma być wygenerowany plik. Wybór PEF spowoduje wygenerowanie pliku, który zapisze się we wskazanym w konfiguracji folderze.
W folderze tym zapisze się plik XML, który zostanie wczytany na koncie na Platformie Elektronicznego Fakturowania. W odpowiednim miejscu w profilu PEF należy wskazać plik, jest on zaczytywany do portalu (i tam też jest przechowywany) oraz wysyłany do wskazanego przez nas kontrahenta.
Przy imporcie dokumentów do programu Prestiż należy postąpić podobnie jak przy imporcie dokumentów z EDI – za pomocą opcji pod prawym przyciskiem myszy -> Podstawowe -> Import/Export -> Przyjmij dokumenty z EDI -> w oknie należy wybrać skonfigurowany format PEF.
