Przygotowanie e-Sprawozdania

Do przygotowania e-Sprawozdania wymagane jest posiadanie bazy dodatkowych dokumentów (Moduł Administratora → Firmy → Utwórz bazę dodatkowych dokumentów), należy również odpowiednio skonfigurować i wypełnić dane w systemie.

Dane firmy

Do prawidłowego wygenerowania pliku JPK_SF, w menu System → Dane firmy należy uzupełnić:

• dane podstawowe (zakładka 1 Dane podstawowe)
• adres firmy (zakładka 2 Adres firmy)
• NIP (zakładka 1 Dane podstawowe) lub KRS (zakładka 4 Działalność)
• pola na zakładce 4 Działalność:
  • Kod PKD
  • Zasady rachunkowości – pole umożliwia ręczne wprowadzenie polityki rachunkowości firmy. W słowniku podaje się 4 opisy do polityki rachunkowości: Zasady, Metody, Wynik, Sposób. Treść pola można uzupełnić na podstawie istniejących już w firmie dokumentów za pomocą metody kopiuj-wklej.
    
  • w przypadku, gdy firma składa e-Sprawozdanie po zakończeniu działalności należy uzupełnić pole Data zakończenia
    

Konfigurator JPK

W menu Sprawozdania → JPK → Konfigurator JPK, w oknie edycyjnym konfiguratora znajduje się zakładka 8 e-Sprawozdania. Na zakładce należy uzupełnić pole Rodzaj jednostki, jego wartość determinuje strukturę pliku JPK_SF oraz typ formularzy księgowych do sporządzenia e-Sprawozdania. Dostępne są warianty: Jednostka Inna, Jednostka Mała, Jednostka Mikro i Jednostka OP (organizacja pożytku publicznego i wolontariat).

W sekcji Kody PKD możliwe jest wprowadzenie więcej niż jednego kodu PKD. Podczas generowania pliku JPK_SF system weryfikuje kody PKD z konfiguratora, a w przypadku ich braku pobiera kod wprowadzony w danych firmy na zakładce 4 Działalność.

Przygotowanie formularzy księgowych

W zależności od rodzaju jednostki oraz zasad przyjętych w polityce rachunkowości firmy, należy utworzyć odpowiednie formularze księgowe, dostępnych w menu Sprawozdania → Formularze:

• Bilans
• Rachunek zysków i strat – wymagany jest wybór jednego z wariantów: porównawczego (w.p.) lub kalkulacyjnego (w.k.)
• Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym
• Rachunek przepływów pieniężnych – wymagany jest wybór jednej z metod: pośredniej (m.p.) lub bezpośredniej (m.b.)
• Dodatkowe informacje dotyczące podatku dochodowego – specjalny formularz, którego struktura definiowana jest za pomocą słownika Definicja informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego.

Kwoty w kolumnach formularzy

Przed pobraniem danych do e-Sprawozdania z formularzy księgowych

• Bilans
• RZiS w.p.
• RZiS w.k. (wariant z 2 kolumnami)
• Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym
• Rachunek przepływów pieniężnych

należy zwrócić szczególną uwagę na to, by:

• w pierwszej kolumnie znajdowały się Kwoty na dzień kończący poprzedni rok obrotowy
• w drugiej kolumnie znajdowały się Kwoty na dzień kończący bieżący rok obrotowy

W przypadku pobierania danych z formularza RZiS w.k. (wariant z 3 kolumnami):

• w drugiej kolumnie znajdowały się Kwoty na dzień kończący poprzedni rok obrotowy
• w trzeciej kolumnie znajdowały się Kwoty na dzień kończący bieżący rok obrotowy

Generowanie pliku JPK-SF

Okno ustawień Jednolitego pliku kontrolnego

Plik JPK_SF należy utworzyć za pomocą opcji Dodaj (F3) w menu Sprawozdania → e-Sprawozdania. W oknie ustawień Jednolitego pliku kontrolnego dostępne są zakładki z ustawieniami generowania pliku.

Zakładka Podstawowe

Na zakładce znajdują się pola dotyczące struktury, wersji, roku, zakresu dat sprawozdania, które uzupełniane są automatycznie. Istnieje również możliwość ich ręcznej edycji. Użytkownik może dodać własny opis tworzonego formularza oraz wprowadzić uwagi.

Niezbędnym elementem jest wskazanie aktualnie obowiązującego konfiguratora JPK.

Zakładka Parametry i formularze

Na zakładce należy wskazać parametry sprawozdania i formularze, które wejdą w jego skład.

Sekcja Parametry e-Sprawozdania

• Identyfikator podmiotu(P_1D) – należy wskazać odpowiednią wartość w zależności od tego, czy firma składa sprawozdanie do KAS (identyfikator: NIP) lub KRS (identyfikator: KRS). Domyślną wartością jest NIP, natomiast od wersji 18.1.376.36 system podpowiada wartość pola zgodnie z ustawieniem w poprzednim sprawozdaniu. Oznacza to, że jeśli w poprzednim formularzu został wskazany identyfikator KRS, to przy wystawianiu kolejnego system automatycznie ustawi ten identyfikator.

Ponadto w przypadku zmiany wartości z KRS na NIP wyświetlony zostanie komunikat z ostrzeżeniem Został wskazany identyfikator podmiotu „NIP” a na poprzednim sprawozdaniu „KRS”. Czy mimo to zapisać?.

• Sprawozdanie zawiera dane łączne (P_4 jednostka inna) – jeżeli w skład jednostki wchodzą wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe zaznaczenie parametru wskazuje, że generowany JPK_SF zawiera dane łączne.
• Zastosowanie uproszczenia (P_4 jednostka mała i mikro) – dotyczy opisu zastosowanych uproszczeń przewidzianych dla jednostek małych i mikro. Pole należy wypełnić w przypadku generowania e-Sprawozdania dla jednostki małej lub mikro.
• Założenie kontynuowania działalności (P_5A) – wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości.
• Brak okoliczności na zagroż. kontynuowanie działalności (P_5B) – umożliwia wskazanie, czy istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności oraz wprowadzenie opisu tych okoliczności. Pole może przyjąć jedną z wartości:
  • Tak (Brak okoliczności wskazujących na zagrożenie) – domyślna
  • Nie (Wystąpiły okoliczności wskazujące zagrożenie)
• Sprawozdanie finansowe po połączeniu spółek (P_6A) – informacja czy sprawozdanie finansowe jest sporządzone po połączeniu spółek, oraz opis zastosowanej metody rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów).

Sekcja Formularze wybrane do e-Sprawozdania

W sekcji tej należy wskazać formularze wystawione w systemie Streamsoft, które zostaną złożone w sprawozdaniu finansowym.

Zaznaczenie parametru Formularze wyrażone w tysiącach spowoduje, że kwoty w formularzach będą wyrażone w tysiącach złotych.

System pozwala wybrać wyłącznie formularze, które:

• są zatwierdzone
• zawierają dane w zł lub w tysiącach zł
• są odpowiednie dla jednostki wskazanej w konfiguratorze JPK

Zakładka Załączniki do e-Sprawozdań

Umożliwia ona dodanie plików jako załączniki do e-Sprawozdania. Nazwa załącznika nie może zawierać polskich znaków, znaków specjalnych: \ /:*?”<> | oraz spacji.

Można dołączyć pliki zawierające podpis elektroniczny, a podczas generowania wszystkie załączniki zostają scalone z plikiem JPK_SF i objęte podpisem dokonywanym przed wysyłką e-Sprawozdania.

Dodatkowe informacje dotyczące podatku dochodowego

Jest to specjalny formularz jest wymagany przy składaniu e-Sprawozdania. Zawiera 8 sekcji, z których każda może zawierać dowolną ilość definiowanych pozycji. W menu Sprawozdania → Formularze dodano słowniki umożliwiające zdefiniowanie struktury dla każdej sekcji formularza.

• Definicja informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego – słownik umożliwia tworzenie definicji formularza, w którym do każdej z sekcji możliwe jest przypisanie dowolnych pozycji, zdefiniowanych w słowniku Pozycje użytkownika informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego.
  
• Pozycje użytkownika informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego – słownik umożliwia dodanie pozycji wraz określeniem podstawy prawnej, którą będzie dostępna w słowniku Definicja informacji dodatkowej dotyczącej podatku dochodowego.
  

Generowanie pliku XML

Po zdefiniowaniu i zapisaniu danych nagłówkowych należy wygenerować plik w formacie XML za pomocą opcji Generuj JPK (Ctrl+F3), dostępnej na pasku ikon oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy.

System wygeneruje plik XML, który będzie widoczny w szczegółach okna, na zakładce Wygenerowane pliki XML.

Możliwe jest wygenerowanie więcej niż jednego pliku XML, w takiej sytuacji system wyświetli komunikat ostrzegający: Wygenerowano już plik XML, czy wygenerować ponownie?

Po zaznaczeniu pola Tak, chcę ponownie wygenerować. i wyborze przycisku Tak plik zostanie wygenerowany.

Zatwierdzenie i odblokowanie JPK

Możliwa jest wysyłka jedynie zatwierdzonych plików XML. Jeżeli w wygenerowanym pliku nie będą już wprowadzane zmiany i jest on gotowy do wysyłki należy wybrać opcję Zatwierdź dostępną na pasku ikon okna, w menu pod prawym przyciskiem myszy oraz pod skrótem klawiszowym Ctrl+F5.

Zatwierdzenie oznacza brak możliwości wygenerowania pliku XML. Wyświetlony zostanie komunikat: Czy na pewno zatwierdzić JPK? Po zatwierdzeniu nie będzie można generować plików XML.

W przypadku konieczności odblokowania JPK, w menu pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Otwórz.

Akcje dla wygenerowanych plików XML

Na zakładce Wygenerowane pliki XML dostępne są opcje:

• Zapisz XML – umożliwia zapisanie wygenerowanego pliku XML we wskazanym katalogu. Zapisany plik można przekazać np. w celu podpisu elektronicznego lub wysyłki pliku poza systemem Streamsoft
• Pokaż XML   – umożliwia podgląd wygenerowanego pliku w formacie xml
• Wyślij dane na serwer KAS – umożliwia wysyłkę podpisanego pliku JPK_SF do KAS. Szczegółowe informacje o wysyłce znajdują się w rozdziale Wysyłka pliku JPK_SF
• Pokaż dane z pliku JPK w tabeli – opcja wywołuje okno z wizualizacją danych w formie tabeli. Okno podzielone jest na zakładki, które prezentują dane nagłówkowe, dane z formularzy wchodzących w skład oraz załączniki do e-Sprawozdania.
  
• Sprawdź zgodność ze schematem XSD – opcja uruchamia mechanizm weryfikacji zgodności pliku ze schematem XSD.
• Podpisz e-Sprawozdanie – umożliwia podpisanie pliku za pomocą podpisu kwalifikowanego. Można podpisać wyłącznie zatwierdzone sprawozdanie (opcja Zatwierdź). Szczegółowe informacje znajdują się w rozdziale Podpisanie e-Sprawozdania.

Opisane powyżej opcje są również dostępne w menu pod prawym przyciskiem myszy. Dodatkowo znajdują się tam opcje:

• Dodaj plik XML z dysku – umożliwia wczytanie do programu pliku XML z aplikacji zewnętrznej lub pliku wygenerowanego w systemie Streamsoft i podpisanego poza programem.
• Usuń plik JPK – umożliwia skasowanie wygenerowanego pliku, który nie został jeszcze wysłany.

Podpisanie e-Sprawozdania

W szczegółach okna e-Sprawozdania, na zakładce Wygenerowane pliki XML znajduje się opcja Podpisz sprawozdanie.

Podpis pliku odbywa się poza systemem Streamsoft – wywołane zostanie okno Podpis zewnętrzną aplikacją, w którym za pomocą opcji Otwórz lokację pliku do podpisania wyświetlony zostanie katalog CODED zawierający plik XML.

W kolejnym kroku należy uzupełnić dane osób, które podpisały plik oraz datę podpisania.

Informacje o podpisach widoczne będą w prawej części szczegółów okna, na zakładce Podpisy.

Wysyłka pliku JPK_SF

Wysyłka do KAS

Z poziomu programu możliwa jest wysyłka e-Sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej. Szczegółowy opis podpisu oraz wysyłki pliku JPK-SF znajduje się w osobnym materiale dostępnym pod linkiem: https://portalklienta.streamsoft.pl/faq/wysylka-e-sprawozdania-do-kas/.

Dostarczenie do KRS

Z uwagi na brak udostępnienia przez KRS bramki do wysyłki plików JPK_SF, plik wygenerowany w systemie Streamsoft należy zapisać na dysku i wczytać poza programem, na stronie Krajowego Rejestru Sądowego.