Data aktualizacji: 06.08.2025
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczenia, jest cyfrową formą listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają one wymianę korespondencji online z urzędami administracji publicznej, które będą równocześnie pierwszymi instytucjami, które od 2025 r. obowiązkowo stosować będą e-Doręczenia. Kolejne podmioty, w tym przedsiębiorcy, będą obejmowane tym obowiązkiem zgodnie z harmonogramem dostępnym na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Od wersji 17.3.374.29 systemy Streamsoft umożliwiają integrację z platformą e-Doręczeń. W tym celu konieczne jest posiadanie licencji na moduł DMS oraz skonfigurowanie komunikacji z serwisem rządowym.
W pierwszej kolejności należy założyć adres do doręczeń i wpisać go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) u wybranego dostawcy usługi: publicznego lub niepublicznego. Pozwoli to uzyskać dane niezbędne do integracji założonej skrzynki e-Doręczeń z systemem Streamsoft.
Szczegółowe informacje w zakresie utworzenia adresu do e-Doręczeń dla przedsiębiorców znajdują się pod linkiem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495. Informacje te znajdują się również w linkach w oknie edycji parametru konfiguracyjnego, opisanego w dalszej części dokumentacji.
Konfiguracja
W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → DMS dodana została gałąź e-Doręczenia, która zawiera parametry:
- Instrukcja i test połączenia – po zdefiniowaniu odpowiednich parametrów (opisanych poniżej) umożliwia weryfikację poprawności połączenia z serwisem. Ponadto w oknie dostępne są linki do dokumentacji dotyczącej utworzenia skrzynki do e-Doręczeń oraz dodania do niej systemu zewnętrznego (np. systemu Prestiż).
- Środowisko – określa rodzaj komunikacji z platformą e-Doręczenia:
- Oficjalne – środowisko produkcyjne e-Doręczeń, oznacza wysyłkę i odbiór prawomocnych dokumentów urzędowych.
- Integracyjne \ testowe – środowisko służące do weryfikacji komunikacji pomiędzy systemem a platformą oraz do zapoznania się z nowym sposobem działania programu i obiegiem dokumentów.
- Nazwa systemu – należy podać nazwę, pod jaką system Streamsoft został wprowadzony podczas rejestracji na platformie e-Doręczenia.
- Adres e-Doręczeń – należy wprowadzić skrzynki dla e-Doręczeń.
- Plik klucza prywatnego – należy wskazać plik klucza prywatnego utworzonego zgodnie z instrukcją KPRM, dostępną pod linkiem:
https://www.gov.pl/attachment/ff11b4fd-6c6f-4b05-aa92-5e6dcf36b5ff - Cykl odświeżania listy wiadomości (co ile min.) – pozwala na określenie interwału czasowego pobierania wiadomości ze skrzynki e-Doręczenia. Domyślnie wprowadzoną wartością jest 15.
- Stronicowanie (ilość wiadomości na stronie) – pozwala na określenie ilości wiadomości wyświetlanych w oknie systemu.
- Import – Pobieraj załączniki jako dokumentację obiegu DMS – określa, czy załączniki do dokumentu pobieranego ze skrzynki mają być automatycznie dołączone jako dokumentacja w obiegu DMS. Parametr domyślnie ustawiony na wartość TAK.
- Import – Pobieraj treść jako opis obiegu DMS – określa, czy treść otrzymanego dokumentu ma zostać przepisana do pola Opis.
- Alerty – Powiadomienia o nowych wiadomościach – określa, czy system ma wyświetlać powiadomienia o nowych wiadomościach w skrzynce e-Doręczenia. Domyślnie parametr ustawiony jest na wartość NIE.
- Alerty – Cykl sprawdzania nowych wiadomości (co ile min.) – w przypadku ustawienia parametru wyżej na wartość TAK, opcja ta umożliwia określenie co ile minut system będzie weryfikował nowe wiadomości w skrzynce e-Doręczenia i wyświetlał alert.
Obsługa e-Doręczeń w module DMS
W menu DMS dodana została kategoria e-Doręczenia, która zawiera opcje:
e-Doręczenia
W oknie e-Doręczenia widoczne są dokumenty znajdujące się w skrzynce e-Doręczeń pod adresem wskazanym w konfiguracji. Okno umożliwia odbiór, wysyłkę, realizację otrzymanych dokumentów w obiegu DMS oraz podgląd załączników. Ponadto dane w oknie można sortować i filtrować.
Odbiór
W oknie e-Doręczenia w widoku Odebrane widoczne są dokumenty otrzymane z urzędów i instytucji publicznych.
Lista wiadomości jest odświeżana zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji Cykl odświeżania listy wiadomości (co ile min.), możliwe jest również ręczna aktualizacja danych w oknie za pomocą opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy → Aktualizuj dane wiadomości.
Pobranie pełnej wiadomości do systemu Streamsoft powoduje zmianę statusu dokumentu w serwisie e-Doręczeń na Odebrane. Oznacza to, że dokument został doręczony.
Na podstawie otrzymanych wiadomości możliwe jest wystawienie obiegu DMS. Służy do tego opcja Realizuj obieg DMS.
Przed realizacją dokumentu należy wskazać rodzaj obiegu DMS. W zależności od ustawień parametrów w konfiguracji do obiegu DMS zostaną pobrane załączniki oraz opis.
W szczegółach okna dostępne są zakładki dotyczące załączonej dokumentacji, treść wiadomości, powiązane obiegi DMS. Na zakładce Dowody odbioru widoczne są informacje o szczegółach dostarczenia wiadomości.
Wysyłka
Po przełączeniu na widok Wysłane możliwa jest wysyłka wiadomości na platformę e-Doręczenia. Za pomocą opcji Dodaj (F3) uruchomione zostanie okno edycyjne, w którym należy wybrać odbiorcę, wprowadzić temat oraz treść listu. Lista adresatów jest uzupełniana automatycznie na podstawie otrzymanych wiadomości.
Archiwizacja wiadomości
Wybrane wiadomości można przenieść do archiwum za pomocą w menu pod prawym przyciskiem myszy Oznacz jako archiwalne.
Na pasku opcji okna znajduje się przycisk Pokaż archiwalne, który służy do porządkowania wiadomości. Po jego naciśnięciu w widoku okna prezentowane będą wiadomości archiwalne. Jest on dostępny zarówno w widoku wiadomości odebranych jak i wysłanych.
Priorytety e-Doręczenia
Okno umożliwia zdefiniowanie priorytetów dla pobranych/wysłanych dokumentów e-Doręczeń. Pozwalają one na wyróżnienie pozycji w oknie zgodnie z kluczem ustalonym przez użytkownika.
