Data aktualizacji: 13.01.2025
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczenia, jest cyfrową formą listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają one wymianę korespondencji online z urzędami administracji publicznej, które będą równocześnie pierwszymi instytucjami, które od 2025 r. obowiązkowo stosować będą e-Doręczenia. Kolejne podmioty, w tym przedsiębiorcy, będą obejmowane tym obowiązkiem zgodnie z harmonogramem dostępnym na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Systemy Streamsoft umożliwiają integrację z platformą e-Doręczeń. W tym celu konieczne jest posiadanie licencji na moduł DMS oraz skonfigurowanie komunikacji z serwisem rządowym.
W pierwszej kolejności należy założyć adres do doręczeń i wpisać go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) u wybranego dostawcy usługi: publicznego lub niepublicznego. Pozwoli to uzyskać dane niezbędne do integracji założonej skrzynki e-Doręczeń z systemem Streamsoft.
Szczegółowe informacje w zakresie utworzenia adresu do e-Doręczeń dla przedsiębiorców znajdują się pod linkiem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495. Informacje te znajdują się również w linkach w oknie edycji parametru konfiguracyjnego, opisanego w dalszej części dokumentacji.
Konfiguracja
W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → DMS dodana została gałąź e-Doręczenia, która zawiera parametry:
- Instrukcja i test połączenia – po zdefiniowaniu odpowiednich parametrów (opisanych poniżej) umożliwia weryfikację poprawności połączenia z serwisem. Ponadto w oknie dostępne są linki do dokumentacji dotyczącej utworzenia skrzynki do e-Doręczeń oraz dodania do niej systemu zewnętrznego (np. systemu Prestiż).
- Środowisko – określa rodzaj komunikacji z platformą e-Doręczenia:
- Oficjalne – środowisko produkcyjne e-Doręczeń, oznacza wysyłkę i odbiór prawomocnych dokumentów urzędowych.
- Integracyjne \ testowe – środowisko służące do weryfikacji komunikacji pomiędzy systemem a platformą oraz do zapoznania się z nowym sposobem działania programu i obiegiem dokumentów.
- Nazwa systemu – należy podać nazwę, pod jaką system Streamsoft został wprowadzony podczas rejestracji na platformie e-Doręczenia.
- Adres e-Doręczeń – należy wprowadzić skrzynki dla e-Doręczeń.
- Plik klucza prywatnego – należy wskazać plik klucza prywatnego utworzonego zgodnie z instrukcją KPRM, dostępną pod linkiem:
https://www.gov.pl/attachment/61f9f06c-53d8-4171-8fc1-6d03ffbc8b46 - Cykl odświeżania listy wiadomości (co ile min.) – pozwala na określenie interwału czasowego pobierania wiadomości ze skrzynki e-Doręczenia. Domyślnie wprowadzoną wartością jest 15.
- Stronicowanie (ilość wiadomości na stronie) – pozwala na określenie ilości wiadomości wyświetlanych w oknie systemu.
- Import – Pobieraj załączniki jako dokumentację obiegu DMS – określa, czy załączniki do dokumentu pobieranego ze skrzynki mają być automatycznie dołączone jako dokumentacja w obiegu DMS. Parametr domyślnie ustawiony na wartość TAK.
- Import – Pobieraj treść jako opis obiegu DMS – określa, czy treść otrzymanego dokumentu ma zostać przepisana do pola Opis.
- Alerty – Powiadomienia o nowych wiadomościach – określa, czy system ma wyświetlać powiadomienia o nowych wiadomościach w skrzynce e-Doręczenia. Domyślnie parametr ustawiony jest na wartość NIE.
- Alerty – Cykl sprawdzania nowych wiadomości (co ile min.) – w przypadku ustawienia parametru wyżej na wartość TAK, opcja ta umożliwia określenie co ile minut system będzie weryfikował nowe wiadomości w skrzynce e-Doręczenia i wyświetlał alert.
Obsługa e-Doręczeń w module DMS
W menu DMS dodana została kategoria e-Doręczenia, która zawiera opcje:
e-Doręczenia
W oknie e-Doręczenia widoczne są dokumenty znajdujące się w skrzynce e-Doręczeń pod adresem wskazanym w konfiguracji. Okno umożliwia odbiór, wysyłkę, realizację otrzymanych dokumentów w obiegu DMS oraz podgląd załączników. Ponadto dane w oknie można sortować i filtrować.
Odbiór
W oknie e-Doręczenia w widoku Odebrane widoczne są dokumenty otrzymane z urzędów i instytucji publicznych.
Lista wiadomości jest odświeżana zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji Cykl odświeżania listy wiadomości (co ile min.), możliwe jest również ręczna aktualizacja danych w oknie za pomocą opcji w menu pod prawym przyciskiem myszy → Aktualizuj dane wiadomości.
Na podstawie otrzymanych wiadomości możliwe jest wystawienie obiegu DMS. Służy do tego opcja Realizuj obieg DMS.
Przed realizacją dokumentu należy wskazać rodzaj obiegu DMS. W zależności od ustawień parametrów w konfiguracji do obiegu DMS zostaną pobrane załączniki oraz opis.
W szczegółach okna dostępne są zakładki dotyczące załączonej dokumentacji, treść wiadomości, powiązane obiegi DMS. Na zakładce Dowody odbioru widoczne są informacje o szczegółach dostarczenia wiadomości.
Wysyłka
Po przełączeniu na widok Wysłane możliwa jest wysyłka wiadomości na platformę e-Doręczenia. Za pomocą opcji Dodaj (F3) uruchomione zostanie okno edycyjne, w którym należy wybrać odbiorcę, wprowadzić temat oraz treść listu. Lista adresatów jest uzupełniana automatycznie na podstawie otrzymanych wiadomości.
Archiwizacja wiadomości
Wybrane wiadomości można przenieść do archiwum za pomocą w menu pod prawym przyciskiem myszy Oznacz jako archiwalne.
Na pasku opcji okna znajduje się przycisk Pokaż archiwalne, który służy do porządkowania wiadomości. Po jego naciśnięciu w widoku okna prezentowane będą wiadomości archiwalne. Jest on dostępny zarówno w widoku wiadomości odebranych jak i wysłanych.
Priorytety e-Doręczenia
Okno umożliwia zdefiniowanie priorytetów dla pobranych/wysłanych dokumentów e-Doręczeń. Pozwalają one na wyróżnienie pozycji w oknie zgodnie z kluczem ustalonym przez użytkownika.
