Opcja pozwala na wprowadzenie lub przeglądanie bilansu otwarcia i bilansu zamknięcia.
Aby rozpocząć proces wprowadzania należy wybrać z menu Operacje->Operacje roczne->Wprowadzanie bilansu otwarcia/zamknięcia:
Bilans otwarcia kont księgowych można wprowadzić na dwa sposoby:
- z rozrachunkami – uwzględnia bilans otwarcia rozrachunków.
- bez rozrachunków – nie uwzględnia zapisów w rozrachunkach.
Wprowadzanie bilansu otwarcia jest bardzo podobne do wprowadzania zwykłych poleceń księgowania, z tą różnicą, że wprowadzając dokument BO, kwoty WN MA, nie muszą się bilansować w jednym dokumencie. Ważne by suma wszystkich dokumentów BO bilansowała się.
Bilans otwarcia można wprowadzić za pomocą kilku wzajemnie zbilansowanych dokumentów. Należności i zobowiązania wprowadza się na konto oznaczone we wzorze planu kont jako rozrachunkowe. Podczas zapisu na konto rozrachunkowe w dokumencie BO program zapyta o dokument zewnętrzny i termin płatności. Jeżeli wystąpią dokumenty, z którymi będzie można ten wpis rozliczyć, dodatkowo pokaże się lista, z wyborem dokumentów do rozliczenia. Zapisy na konta rozrachunkowe, należy wprowadzać analitycznie dla kontrahenta tak, aby w rozrachunkach pojawił się każdy dokument źródłowy. Jeżeli nie zrobi się tego analitycznie, w należnościach i zobowiązaniach nie będzie widać poszczególnych dokumentów, co będzie rzutowało na poprawność generowania takich dokumentów jak potwierdzenia sald czy wezwań do zapłaty.
Dokument bilansu zamknięcia najczęściej generowany jest automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanych automatów księgowych. Automaty takie przeksięgowują salda kont wynikowych na wynik finansowy.
Bilans otwarcia z rozrachunkami
Aby wprowadzić Bilans otwarcia z rozrachunkami, należy wybrać z menu Operacje-> Operacje roczne-> Wprowadzanie bilansu otwarcia:
Pojawi się okno do wprowadzania dokumentów bilansu otwarcia. Widoczne są tu wszystkie wprowadzone dokumenty bilansu otwarcia. Aby dodać nowy dokument BO należy kliknąć ikonę
W kolejnym kroku pojawi się okno edycyjne dla dokumentu podzielone na dwie sekcje:
- W części pierwszej definiujemy dane nagłówka dokumentu PK, takie jak typ, data, numer i opis.
- Druga część dotyczy pozycji PK.
Dodajemy opis dla pozycji (podpowiada się opis z nagłówka) walutę oraz konta księgowe i kwotę dla linii księgowania BO. Po wpisaniu danych linii zapisywana jest ona w tabeli poniżej. Pozycje zapisuje się dla każdego z rodzajów planów kont osobno. Do przełączania się pomiędzy pozycjami dla różnych rodzajów planów kont służą zakładki powyżej – konta bilansowe i pozabilansowe.
Nagłówek dokumentu:
- Typ – typ dokumentu (np. BO, BOR).
- Data – data dokumentu.
- Numer – numer dokumentu (podpowiadany automatycznie).
- Data dok. zew. – data dokumentu zewnętrznego.
- Numer dokumentu zewnętrznego – podpowiadany automatycznie.
- Opis księgowy – opis księgowy dokumentu. Funkcja Wybierz (F6) pozwala korzystać ze słownika opisów. Opis księgowy będzie podpowiadany w opisie pozycji.
Pozycje dokumentu:
- Numer – numer kolejny pozycji.
- Dzień – dzień wpisania pozycji do ksiąg.
- Waluta – waluta pozycji ze słownika waluty. Jeżeli w systemie nie ma zdefiniowanej żadnej waluty obcej, to pole jest ukryte.
- Kurs – kurs waluty pozycji, podpowiadany automatycznie stosownie do dnia poprzedzającego datę dokumentu ze słownika kursy walut (w zależności od konfiguracji ustawień systemowych System -> Konfiguracja -> System -> Ustawienia walutowe). Okienko jest aktywne tylko gdy została wybrana inna waluta niż PLN.
- Konto – konto księgowe z planu kont.
- Kwota WN – kwota pozycji po stronie Winien.
- Kwota MA – kwota pozycji po stronie Ma.
Podsumowanie dokumentu:
- WN 4, MA 490, WN 5,6 – rozbicie i podsumowanie danych do “kręgu kosztów”.
- WN, MA – podsumowanie dokumentu po stronie WN i po stronie MA.
- Bilans – różnica podsumowania WN – MA. Bilans ma wpływ na status dokumentu. Jeżeli bilans ≠ 0 to, po zapisie dokument otrzyma status
Jeśli w dokumencie BO zaksięgujemy pozycje na kontach rozrachunkowych, podczas zapisywania pozycji pojawi się okno Rozliczanie, poprzez które dane zostają zapisane do rozrachunków (BO rozrachunków) i następnie mogą zostać rozliczone.
- Typ dokumentu – typ dokumentu rozrachunkowego oraz strona rozrachunku (należność, zobowiązanie).
- Grupa rozrach. – grupa rozrachunkowa powiązana z kontem księgowym w planie kont.
- Kontrahent – identyfikator oraz miejscowość kontrahenta, którego dotyczy rozrachunek.
- Dokument – numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest numer z dokumentu BO (kod dokumentu numer dokumentu – numer pozycji).
- Data – data dokumentu.
- Termin płatności – ilość dni lub data terminu płatności.
- Bez terminu płatności – nie wymaga podania terminu.
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji bilansu otwarcia należy zamknąć dokument. Podczas zapisu sprawdzony zostanie bilans dokumentu i po zapisie ustawiony odpowiedni status.
Po wprowadzeniu BO dane pojawiają się na kontach. W celu zaksięgowania BO należy kliknąć ikonę
Po wprowadzeniu BO dane widoczne będą w zestawieniach księgowych w kolumnach BO Winien i BO Ma (np. Zestawienia->Zestawienia okresowe->Stanów i obrotów kont).
Dane z bilansu zamknięcia widoczne są na zestawieniach księgowych w kolumnach BZ Winien i BZ Ma (np. Zestawienia -> Zestawienia okresowe -> Stanów i obrotów kont).
Bilans Otwarcia bez rozrachunków
Aby wprowadzić Bilans otwarcia bez rozrachunków, należy w menu wybrać: Operacje-> Operacje roczne-> Wprowadzanie bilansu otwarcia
Pojawi się okno do wprowadzania dokumentów bilansu otwarcia. Znajdują się tu wszystkie wprowadzone dokumenty bilansu otwarcia.
Aby dodać nowy dokument BO należy kliknąć ikonę
Następnie pojawi się okno edycyjne dokumentu. Sposób wprowadzania pozycji jest identyczny jak dla dokumentu BO z rozrachunkami opisanego powyżej. Różnica polega na tym, że przy wprowadzaniu pozycji na konta rozrachunkowe nie zostanie utworzony rozrachunek dla dokumentu.