W module Kadry i Płace użytkownik ma możliwość zdefiniowania różnego rodzaju symboli absencji pracownika, którymi posługuje się przy uzupełnianiu jego nieobecności w pracy. Symbole te znajdują się w menu Słowniki → Symbole absencji.

Aby dodać nowy symbol absencji, należy uzupełnić m.in. jego Rodzaj. Zastosowanie wybranych rodzajów absencji przedstawione są poniżej:

  • Obecny w pracy w zamian za inny dzień wolny – rodzaj ten używany jest, gdy w systemie uruchomione jest rozliczanie równoważnego czasu pracy (w menu System -> Konfiguracja -> Ustawienia -> Naliczanie płac -> Ewidencja -> Firma stosuje równoważny czas pracy). Można go zastosować, gdy zgodnie ze wzorcem czasu pracy, użytym dla danego pracownika, przysługiwał mu dzień wolny, a pracownik w tym dniu był w pracy. Rodzaj tego symbolu jest powiązany z rodzajem: Dzień wolny za inny dzień.
  • Dzień wolny za inny dzień – stosowany w rozliczaniu równoważnego czasu pracy. Wprowadzany wówczas, gdy według wzorca pracy, pracownik w danym dniu miał pracować, natomiast z pewnych powodów udzielono mu dnia wolnego, który zostanie odpracowany w innym dniu, wg wzorca wolnym od pracy.
  • Dzień wolny za święto lub niedzielę – stosowany w rozliczeniach równoważnego czasu pracy.  Wykorzystywany jest w sytuacji, kiedy pracownikowi wg wzorca w niedzielę lub święto przypadał dzień wolny od pracy, a mimo to pracował, a następnie dzień wolny wykorzystał w innym dniu.

UWAGA!
Zastosowanie powyższych rodzajów absencji spowoduje, że program rozliczy godziny pracy bez naliczania nadgodzin. Wykorzystywanie ich ma również znaczenie sprawozdawczo – informacyjne. Można je używać w równoważnym rozliczaniu czasu pracy, ale nie jest to konieczne, gdyż system ma wbudowane funkcje kontrolujące sposób rozliczania okresów ewidencji w równoważnym czasie pracy. Ich stosowanie, jednak ułatwia analizę czasu pracy poszczególnych grup/zmian pracowników.

  • Obecny w pracy – naliczane tylko 100% nadgodziny – stosowany we wzorcu ewidencji obecności pracownika w dni pracy, kiedy wszystkie godziny przepracowane mają być traktowane i wliczane do wynagrodzenia jako 100% nadgodziny.
  • Urlop wypoczynkowy – niepełny dzień – stosuje się, gdy pracownikowi z rozliczenia godzin urlopu, pozostała liczba godzin w niepełnym dniu do wykorzystania. Oznacza to, że wg wzorca nie ma takiego dnia, w którym pracownik mógłby wykorzystać pozostały urlop. Jest to jedyny przypadek prawnie przewidziany (Kodeksem pracy), w którym pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu w wymiarze niepełnego dnia.
    Przykład wystąpienia takiej sytuacji:

    • praca w niepełnym wymiarze czasu pracy,
    • praca wg wzorca, gdzie pracownik każdego dnia ma wprowadzony inny wymiar godzin do przepracowania.
  • Delegacja (obecny w pracy) – rodzaj absencji stosowany dla celów sprawozdawczych oraz kontrolnych. Służy do wyróżnienia dni przepracowanych przez pracownika w delegacji.
  • Urlop dodatkowy dla I i II gr. niepełnosprawności – wykorzystywany w celach sprawozdawczych i kontrolnych. Stosowany do rozliczania dodatkowych dni urlopu dla osób z orzeczeniem o I lub II grupie niepełnosprawności.
  • Wzorzec – dzień do przepracowania – ten rodzaj absencji wpływa na zmiany normy czasu pracy, czyli na dni do przepracowania i dni przepracowane. Jest on powiązany z przyciskiem Dni wzorca, znajdującym się w menu Kadry -> Dane kadrowe -> Ewidencja. System posiada funkcje kontrolującą przypisanie tego symbolu do Dni wzorca, dzięki czemu podczas zapisywania Karty ewidencji obecności program zapyta, czy dany symbol z tym rodzajem jest/ma być powiązany, np. z symbolem P – Pracował. Ten rodzaj absencji można stosować, gdy pracownik z pewnych powodów, w dniu wolnym od pracy pracował i w związku z tym zwiększa mu się liczba dni do przepracowania oraz dni przepracowanych, a nie wpływa to na płacę zasadniczą ani podstawową.
  • Wzorzec – dzień wolny – wpływa na zmiany normy czasu pracy, ale nie wpływa na wysokość płacy zasadniczej i podstawowej. Można go zastosować, gdy pracownik wg wzorca miał dzień do przepracowania, ale został mu w tym dniu udzielony dzień wolny od pracy. Program pomniejsza liczbę dni do przepracowania i dni przepracowanych. Tego rodzaju absencji można użyć w przypadku dni świątecznych przypadających w sobotę, kiedy regulamin zakładu stanowi o tym, że każdy pracownik w innym dniu może wykorzystać dzień wolny za święto przypadające w sobotę.
    Jeśli regulamin mówi, że zakład udziela wszystkim pracownikom dzień wolny w określonym dniu danego miesiąca, wówczas użytkownik w menu Słowniki -> Wzorce ewidencji obecności -> Popraw w danym dniu usuwa symbol, np. P – Pracował. Taka czynność spowoduje, że pracownikom, którzy mają przypisany dany wzorzec, system automatycznie go zaktualizuje oraz pomniejszy normę czasu pracy.