Konfiguracja wspólna dla wysyłki i odbioru z KSeF

Uprawnienia użytkowników w Module Administratora

Po aktualizacji systemu, konfigurację obsługi Krajowego Systemu e-Faktur należy rozpocząć od określenia, które grupy użytkowników mają uzyskać dostęp do poszczególnych opcji w systemie związanych z KSeF.

W Module Administratora, w sekcji Słowniki → Grupy użytkowników → Prawa do opcji, uprawnienia grup zostały rozszerzone o nową gałąź Krajowy System e-Faktur. Uprawnienia są domyślnie nadane dla wszystkich grup użytkowników.

W przypadku przedsiębiorstw z rozbudowaną strukturą organizacyjną konieczne może być określenie obowiązków związanych z obiegiem faktur i precyzyjne wskazanie osób lub grup posiadających kompetencje do wysyłki, odbioru dokumentów z KSeF, zatwierdzania dokumentów czy dostępu do opcji administracyjnych.

W ramach gałęzi Krajowy System e-Faktur możliwe jest sterowanie widokiem i dostępem do opcji związanych z obsługą KSeF, np. możliwością odczytu dokumentów przesłanych do Platformy KSeF czy zarządzania tokenami służącymi do uwierzytelniania na platformie.

Konfiguracja KSeF w systemie Streamsoft

W menu Konfiguracja – System – Ustawienia – Obsługa wyodrębniona została gałąź Ustawienia KSeF, zawierająca parametry dotyczące obsługi KSeF w systemie:

• Obsługa systemu KSeF – w celu aktywacji funkcjonalności należy ustawić parametr na wartość TAK. Spowoduje to pojawienie się szeregu opcji w systemie dotyczących obsługi KSeF.
• Środowisko KSeF – za pomocą parametru ustawiany jest typ środowiska KSeF, do którego wysyłane i odbierane będą pliki e-faktur. Może on przyjąć wartość:
  • Demonstracyjne – środowisko przedprodukcyjne (Demo) udostępnione przez Ministerstwo Finansów, służące do przetestowania nowego rozwiązania. Działanie tego środowiska jest analogiczne do systemu produkcyjnego (konieczne jest podanie danych zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm oraz ich uwierzytelnienie), ale przesyłane tam dane nie są dokumentami księgowymi i nie wywołują żadnych skutków prawnych. Możliwość korzystania ze środowiska demonstracyjnego KSeF w systemach Prestiż jest bezpłatna.
    W celu aktywacji środowiska dla danej firmy należy zalogować się na stronę: https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login gdzie po dokonaniu autoryzacji można pobrać token przeznaczony dla środowiska demonstracyjnego KSeF.
  • Produkcyjne – przełączenie parametru na tę wartość oznacza komunikację programu ze środowiskiem produkcyjnym Krajowego Systemu e-Faktur.
    W celu aktywacji środowiska dla danej firmy należy zalogować się na stronę: https://ksef.mf.gov.pl/web/login gdzie po dokonaniu autoryzacji można pobrać token przeznaczony dla środowiska demonstracyjnego KSeF.
• Plik klucza publicznego do obsługi środowiska demonstracyjnego KSeF – w wartości parametru należy wprowadzić plik klucza publicznego środowiska demonstracyjnego (PEM) pobrany ze strony Ministerstwa Finansów: https://ksef-demo.mf.gov.pl/, umożliwiający komunikację pomiędzy programem a środowiskiem przedprodukcyjnym (Demo) KSeF. W oknie edycyjnym parametru znajduje się link Lokalizacja pliku klucza, którego wybór przeniesie użytkownika na stronę Krajowego Systemu e-Faktur dla środowiska Demo skąd można pobrać plik z kluczem. Parametr powiązany jest ze stanowiskiem użytkownika, należy wskazać ścieżkę, z której dane stanowisko ma uprawnienia do odczytu.
  
• Plik klucza publicznego do obsługi systemu KSeF – w wartości parametru należy wprowadzić plik klucza publicznego pobrany ze strony Ministerstwa Finansów https://ksef.mf.gov.pl/, umożliwiający komunikację pomiędzy programem a środowiskiem produkcyjnym KSeF. W oknie edycyjnym parametru znajduje się link Lokalizacja pliku klucza, którego wybór przeniesie użytkownika na stronę Krajowego Systemu e-Faktur dla środowiska produkcyjnego skąd można pobrać plik z kluczem. Parametr powiązany jest ze stanowiskiem użytkownika, należy wskazać ścieżkę, z której dane stanowisko ma uprawnienia do odczytu.
• Katalog plików XML – umożliwia wskazanie lokalizacji, w której zapisywane będą wygenerowane w programie pliki dokumentów sprzedaży w formacie XML zgodnym ze specyfikacją KSeF. Zapis zostanie wykonany po użyciu opcji w oknie dokumentów sprzedaży → menu kontekstowe → Krajowy System e-Faktur → Zapisz plik XML.
• Blokuj wysyłanie do KSeF faktur z ujemną wartością – włączenie parametru powoduje brak możliwości wysłania dokumentu sprzedaży z ujemną wartością. Przy próbie wysyłki takiego dokumentu system wyświetli komunikat informujący, że dokument nie podlega wysyłce do KSeF.
• Czy anonimizować dane przesyłane na środowisko demonstracyjne – parametr domyślnie ustawiony jest na wartość TAK, powoduje to anonimizację danych z dokumentów wysyłanych na platformę KSeF, takich jak NIP, nazwa i adres kontrahenta, nazwa, indeks oraz EAN kartoteki. Oznacza to, że w systemie Streamsoft dokumenty są wystawiane standardowo, a podczas generowania pliku XML wysyłanego do KSeF są one modyfikowane w sposób uniemożliwiający ich identyfikację. Opcja ta realizuje zalecenia Ministerstwa Finansów w zakresie używania zanonimizowanych danych testowych i działa wyłącznie w przypadku wysyłki na środowisko demonstracyjne.
• Możliwość pełnej edycji dokumentu po utworzeniu pliku XML – parametr jest dostępny po zalogowaniu się do programu za pomocą hasła serwisowego. Stosowany jest w kontekście użytkownika i może przyjąć 3 wartości:
  • Nie (brak edycji) – wartość ustawiona domyślnie. Skutkuje brakiem możliwości pełnej edycji dokumentu, do którego wygenerowano plik XML zarówno na środowisku demonstracyjnym jak i produkcyjnym
  • Gdy wysłano na środowisko demonstracyjne – ustawienie tej wartości powoduje, że na środowisku produkcyjnym KSeF możliwa będzie pełna edycja dokumentu, dla którego wygenerowano plik XML w środowisku demonstracyjnym.Ustawienie to może mieć zastosowanie, w sytuacji, gdy w ramach testowania funkcjonalności dokumenty wystawiane na bazie produkcyjnej systemu Streamsoft były wysyłane na środowisko demonstracyjne KSeF, a następnie zmieniono wartość parametru konfiguracyjnego Środowisko KSeF na Produkcyjne. UWAGA! Działanie takie nie jest zalecane. Do testowania obsługi KSeF w systemie Streamsoft rekomendujemy wykorzystanie osobnej instalacji programu – środowiska testowego.
  • Tak (zawsze pełna edycja) – umożliwia zawsze pełną edycję dokumentu po wygenerowaniu pliku XML bez względu na to, w jakim środowisku dokument został wystawiony. UWAGA! Zastosowanie tego ustawienia w kontekście komunikacji ze środowiskiem produkcyjnym KSeF umożliwia dokonanie zmian w dokumentach wysłanych do KSeF również w zakresie obowiązkowych elementów faktury, np. wpływających na zestawienie VAT. Skutkować to będzie rozbieżnościami pomiędzy dokumentami wystawionymi w systemie Streamsoft a dokumentami znajdującymi się na platformie krajowego Systemu e-Faktur. W związku z tym wysokość podatku w pliku JPK_V7 wygenerowanym w programie Streamsoft może być inna od wartości wynikającej z dokumentów znajdujących się w KSeF, co skutkować może konsekwencjami prawno-skarbowymi.
• Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy (0-wyłączone) – parametr umożliwia określenie czasu, po jakim system Streamsoft wykona pierwsze sprawdzenie nadania nr KSeF dla wysłanego dokumentu i pobierze otrzymany nr KSeF. W oparciu o ten parametr system wykonuje jedno sprawdzenie odpytując platformę KSeF bezpośrednio o wysłany dokument. Domyślna wartość parametru ustawiona jest na 15 sekund, natomiast wprowadzenie wartości 0 spowoduje wyłączenie mechanizmu. Parametr ten działa w kontekście użytkownika.
• Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie „Wysłano, oczekuje” (0-wyłączone) – parametr umożliwia określenie cykliczności sprawdzania nadania nr KSeF dla dokumentów wysłanych przez zalogowanego użytkownika. Sprawdzenie obejmuje dokumenty z dwóch ostatnich dni, dla których nie zarejestrowano nr KSeF w systemie Streamsoft. Mechanizm ten jest uruchamiany po nawiązaniu sesji KSeF i działa niezależnie od parametru opisanego powyżej: Czas (w sekundach), po którym system sprawdzi nadanie nr KSeF od momentu wysłania dokumentu do platformy. Parametr działa w kontekście użytkownika, a ustawienie wartości na 0 wyłącza mechanizm.
• Sposób komunikacji z platformą KSeF w trakcie cyklicznego sprawdzania nr KSeF – określa sposób, w jaki wykonywany jest mechanizm uruchamiany w parametrze Częstotliwość (w minutach) z jaką system sprawdza nadanie nr KSeF na platformie KSeF dla dokumentów wysłanych o statusie „Wysłano, oczekuje”. Sposób ten można określić jako:
  • Pytaj tylko o nr KSeF pojedynczego dokumentu – system będzie wykonywał zapytania dla każdego znalezionego dokumentu osobno. Oznacza to, że wykonane zostanie tyle zapytań, ile dokumentów nie posiada nr KSeF.
  • Pytaj tylko o listę dokumentów wysłanych – system będzie wykonywał tylko 1 zapytanie do platformy KSeF, na podstawie otrzymanej listy dokona analizy i powiązania brakujących nr KSeF z dokumentami w systemie. Wartość ta ustawiona jest jako domyślna.
  • Pytaj o nr KSeF pojedynczego dokumentu oraz o listę dokumentów wysłanych – system będzie wykonywał opisane powyżej działania w kolejności: 1. Pytaj o nr KSeF 2. Pytaj tylko o listę dokumentów wysłanych.

  UWAGA!
  Platforma Krajowego Systemu e-Faktur posiada limit zapytań możliwych do wysłania w obrębie danego nr NIP. Jego wyczerpanie skutkuje komunikatem Limit żądań osiągnięty i chwilowym brakiem możliwości komunikacji z KSeF. W związku z tym, parametry dotyczące czasu i częstotliwości cyklicznego sprawdzania nr KSeF należy dostosować do specyfiki firmy, uwzględniając przy tym, m.in.:

  • Jakość połączenia internetowego
  • Ilość i częstotliwość wysyłanych dokumentów do KSeF
  • Sposób wysyłki dokumentów (przez 1 osobę czy więcej osób w tym samym czasie)
• Procedura definiowana uruchamiana przed importem dokumentu w celu szukania kontrahenta – umożliwia podpięcie utworzonej indywidualnie procedury definiowanej mającej na celu powiązanie kontrahentów z dokumentów KSeF z kontrahentami istniejącymi w systemie, przed importem dokumentów z platformy do Bufora importu z KSEF .
• Procedura uruchamiana przed zmianą statusu dokumentu w buforze importu KSeF/Procedura definiowana uruchamiana po zmianie statusu dokumentu w buforze importu KSeF – umożliwiają podpięcie utworzonych indywidualnie procedur definiowanych dotyczących dokumentów umieszczonych w buforze importu KSeF

Parametry dostępne po zalogowaniu się hasłem serwisowym:

• Maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź serwera KSeF (w sekundach) – parametr domyślnie ustawiony jest na wartość 30 i umożliwia ręczną edycję czasu oczekiwania na odpowiedź z serwera MF, np. wydłużenie. Zmiana parametru zalecana jest tylko w przypadku problemów z łączem internetowym, co może zapobiegać nieprawidłowościom podczas wysyłki lub odbioru dokumentów.

• Katalog schematów XSD – parametr umożliwia ręczne wskazanie katalogu plików ze schematem XSD, według którego walidowany jest plik wygenerowany z systemu. Standardowo pliki faktur ustrukturyzowanych generowane w systemie są porównywane ze schematem XSD dostępnym on-line. Uzupełnienie wartości parametru jest zalecane tylko w szczególnych przypadkach (np. gdy w przedsiębiorstwie występują blokady połączeń internetowych i walidacja pliku nie może nastąpić standardowo on-line). W przypadku wykorzystywania parametru należy pamiętać o aktualizacji jego wartości po udostępnieniu nowego schematu przez Ministerstwo Finansów.

UWAGA!
System posiada blokadę uruchomienia konfiguracji systemu przez użytkownika, który posiada aktywną sesję KSeF. Wyświetlany jest wtedy komunikat: Wykryto aktywne połączenie z platformą KSeF. Przed uruchomieniem okna konfiguracji należy zamknąć sesję (System > Krajowy System e-Faktur (KSeF) > Status sesji KSeF) lub uruchomić program ponownie.

Opcje w menu System

Po uruchomieniu obsługi KSeF w menu System dostępna będzie opcja Krajowy System e-Faktur, gdzie możliwe jest zarządzanie tokenami służącymi do uwierzytelniania, sesjami KSeF oraz weryfikacja błędnych połączeń do platformy KSeF.

Tokeny KSeF

Token KSeF to metoda uwierzytelniania w postaci szeregu znaków (cyfr i liter), w którym zaszyfrowane są uprawnienia do wystawiania, pobierania i podglądu e-Faktur, a także do zarządzania tymi uprawnieniami. Ponadto odpowiada on za komunikację pomiędzy Krajowym Systemem e-Faktur, a programem.

Dodawanie tokenów w systemie

System Prestiż umożliwia zarówno wprowadzenie tokena wygenerowanego w aplikacji KSeF, jak i wygenerowanie go bezpośrednio z programu.

• Token wygenerowany w aplikacji KSeF

Wygenerowany w aplikacji KSeF token należy skopiować.

Uwaga!

Wygenerowany token wyświetlany jest tylko jeden raz i należy skopiować go przed opuszczeniem strony. Nie ma możliwości ponownej prezentacji i skopiowania tego samego tokenu. W przypadku pomyłki konieczne jest wygenerowanie kolejnego.

• Przed wklejeniem tokenu, w oknie Token KSeF, na zakładce 1 Podstawowe, konieczne jest uzupełnienie nazwy oraz wskazanie uprawnień, z jakimi token został wygenerowany. System nie pozwoli na wprowadzenie numeru tokena bez uzupełnienia tych pól i wyświetli komunikat z ostrzeżeniem.

Następnie w oknie Token KSeF-Wklejanie ze schowka, za pomocą opcji Wklej skopiowany token należy wkleić do pola Numer tokena.

• Bezpośrednio w systemie Prestiż
  Za pomocą opcji w menu System – Krajowy System e-Faktur – Tokeny KSeF – Dodaj F3 – Generuj token.

Przed wygenerowaniem tokena należy nadać mu nazwę i zaznaczyć uprawnienia, dla których token ma zostać wygenerowany.

System wyświetli informacje o konieczności autoryzacji tej czynności przez użytkownika, który jest właścicielem.

Autoryzacji można dokonać poprzez ePUAP, aplikację zewnętrzną lub podpis elektroniczny.

Krajowy System e-Faktur umożliwia wygenerowanie i korzystanie z wielu tokenów, którym przypisane mogą być wszystkie lub odmienne uprawnienia, te z kolei nadawane są osobom fizycznym, podmiotom lub przedstawicielom podatkowym. Pozwala to na tworzenie różnych konfiguracji token – uprawnienia – operator, w zależności od specyfiki firmy i stosowanego w niej obiegu dokumentów.

W systemach Streamsoft możliwe jest generowanie tokenów z uprawnieniami dotyczącymi wysyłki i odbioru dokumentów z KSeF. Zarządzanie uprawnieniami do KSeF dostępne jest jedynie z poziomu aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur.

Nie ma konieczności generowania osobnych tokenów dla każdego operatora obsługującego KSeF. Do tokenu posiadającego żądane uprawnienia (np. wystawianie faktur) można przypisać wielu operatorów.

Przypisanie operatorów do tokenu

Do tokenów zawierających uprawnienia, należy przypisać użytkowników, którzy będą z tych uprawnień korzystać. Służy do tego zakładka 2 Operatorzy, gdzie z listy operatorów należy wybrać użytkowników, którym dane uprawnienia zostały przypisane w Krajowym Systemie e-Faktur.

Pomimo możliwości wygenerowania wielu tokenów z różnymi uprawnieniami, jeden operator może być przypisany do tylko jednego tokenu. Zapobiega to powielaniu uprawnień operatorów i służy zachowaniu porządku w słowniku posiadanych tokenów. Po wskazaniu operatora z listy i przypisaniu go do tokena, przy definiowaniu kolejnego tokena operator ten nie będzie już dostępny na liście.

Rejestr błędów platformy KSeF

W oknie prezentowany jest wykaz nieprawidłowości w trakcie komunikacji z KSeF. W szczegółach danej pozycji dostępne są zakładki Żądanie i Błąd, które wyświetlają odpowiednio żądanie wysłane z programu do serwera KSeF oraz treść błędu. Dane te mogą stanowić pomoc przy analizie nieprawidłowości w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Status sesji KSeF

Opcja służy do weryfikacji aktualnie otwartych sesji połączeń z Krajowym Systemem e-Faktur. Dane prezentowane są w kontekście użytkownika. Z poziomu okna Sesja KSeF możliwe jest jej zakończenie (przycisk Zamknij sesję) oraz wyświetlenie Historii sesji (przycisk Idź do).

Historia sesji KSeF

Stanowi wykaz połączeń z platformą KSeF zarówno bieżących jak i archiwalnych. W oknie prezentowane są dane o sesjach m.in. nr sesji, data otwarcia i zamknięcia, operatorze. Ponadto w szczegółach okna, na zakładce Wysłane dokumenty widoczne są informacje o dokumentach wysłanych do KSeF w ramach danej sesji.

Sesje kończone są automatycznie po zamknięciu programu lub upływie czasu ustalonego przez platformę KSeF, można je również zakończyć ręcznie za pomocą opcji w menu kontekstowym → Zamknij sesję, umożliwia ona również grupowe zakończenie sesji – należy wówczas zaznaczyć wybrane pozycje. Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru wyłącznie do zakończonych sesji.

Sposoby płatności

W menu Słowniki → Słowniki dla dokumentów → Sposoby płatności istnieje możliwość połączenia zdefiniowanych w systemie sposobów płatności z zawężonym słownikiem udostępnionym w specyfikacji KSeF. Służy do tego pole Płatność KSeF znajdujące się na zakładce 1 Podstawowe.

Dla predefiniowanych sposobów płatności (Gotówka, Przelew) system automatycznie ustawia odpowiednią wartość w polu Płatność KSeF. Dla pozostałych oraz nowych sposobów płatności domyślnie ustawiana jest wartość Inna, którą użytkownik może edytować.

Pole to jest wykorzystywane zarówno podczas eksportu jak i importu dokumentów z KSeF. System identyfikuje rodzaje płatności zdefiniowane w bazie ze sposobami płatności określonymi w pliku xml. W przypadku braku dopasowania rodzaju płatności system Streamsoft przyjmuje/wysyła do KSeF wartość Inna.

Wysyłka do KSeF

Moduł Administratora – obsługa wysyłki na środowisko produkcyjne KSeF

W celu włączenia wymiany dokumentów ze środowiskiem produkcyjnym KSeF słownik Firmy został rozbudowany o dodatkowy parametr Wysyłka do KSeF na środowisko produkcyjne.

Mechanizm dearchiwizacji został rozszerzony o parametr sterujący możliwością wysyłki dokumentów na środowisko produkcyjne KSeF w kontekście odtwarzanej bazy danych. W oknie ustawień dodany został parametr Obsługa środowiska produkcyjnego KSeF, który domyślnie nie jest zaznaczony. Zapobiega to możliwości pomyłkowej wysyłki dokumentów do KSeF np. w przypadku odtworzenia bazy danych na środowisku testowym programu Prestiż, służącym do celów testowo-szkoleniowych.

W przypadku odtwarzania bazy danych o charakterze produkcyjnym, należy parametr zaznaczyć ręcznie.

Ustawienia na kontrahentach, definicjach dokumentów i miejscach sprzedaży

Kontrahenci

W danych kontrahenta na zakładce 1 Podstawowe dodany został znacznik Obsługa KSeF. Pole to domyślnie jest zaznaczone.

System umożliwia grupową zmianę wartości parametru, opcja dostępna jest w menu:

Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka 7 Inne

Definicje dokumentów

Na definicjach dokumentów, które dotyczą transakcji gospodarczych objętych obowiązkiem eksportu do KSeF, na zakładce 1 Podstawowe dodane zostały parametry:

• Wysyłka do KSeF – warunkuje on możliwość obsługi w KSeF tego typu dokumentów i domyślnie jest zaznaczony. Uwaga!Dokumenty podlegające procedurze OSS (posiadające oznaczenie JPK: OSS_EE, OSS_WSTO lub WSTO_EE) są wyłączone z wysyłki do KSeF. Wystawione w ten sposób faktury, pomimo oznaczeń dot. KSeF na definicji dokumentu i miejscu sprzedaży, zostaną automatycznie rozpoznane przez system jako niepodlegające wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur.
• Formularz dla dod. pól do KSeF – plik xml umożliwia przekazanie do KSeF dodatkowych pól, które będą mogły być wykorzystane przez odbiorcę dokumentu z KSeF. Pole Formularz dla dod. pól do KSeF umożliwia wskazanie formularza wydruku zawierającego np. zdefiniowane w definicji dokumentu uwagi, zaznaczone opcje wydruku, które podczas generowania dokumentu zostaną przeniesione do pliku xml. Poniżej znajdują się niektóre z opcji, które można oznaczyć do wysyłki:
  • z zakładki 2 Opcje:
    • Drukuj wiele kont bankowych
    • Drukuj telefon i fax kontrahenta
    • Drukuj zlecenie
    • Drukuj zlecenie serwisowe
    • Drukuj informacje o kursie podatkowym jeżeli występuje
    • Drukuj przedstawiciela handlowego
    • Drukuj dane kierowcy
    • Drukuj dane z zamówienia
    • Drukuj dane miejsce dostawy
    • Drukuj słowniki definiowane
    • Drukuj przewidywany termin dostawy
  • z zakładki 5 Stopka
    • Drukuj listę dokumentów nierozliczonych
• Do KSeF wyślij pole „Link” – opcja jest dostępna w menu Definicje dokumentów HM → wybrana definicja → zakładka 5 Formularze → zakładka 2 Opcje. Jej zaznaczenie spowoduje, że do generowanego pliku KSeF przeniesiona zostanie wartość pola Link znajdującego się na dokumencie, na zakładce Inne. Umożliwia ono dołączenie linku do pobrania dokumentacji, załączników, które zostały umieszczone na zewnętrznych zasobach (np. w chmurze).
• Wyślij automatycznie do KSeF – zaznaczenie parametru spowoduje wysyłkę dokumentu na platformę KSeF od razu po jego wystawieniu.

Miejsca sprzedaży

W oknie definicji Miejsce sprzedaży na zakładce 1 Podstawowe dodano pole Podlega KSeF. Domyślnie jest ono zaznaczone i dotyczy wszystkich miejsc sprzedaży podlegających księgowaniu. Brak znacznika skutkować będzie blokadą wysyłki do KSeF dokumentów wystawionych w danym miejscu sprzedaży.