Kodowanie plików PDF w module Kadry Płace – Konfiguracja i obsługa

Generowanie haseł i ich wysyłka do pracowników

Operacja grupowa

Możliwe jest wygenerowanie haseł i ich przesłanie grupowo, dla wszystkich lub zaznaczonych osób. Przy operacji grupowej możliwe jest wygenerowanie wyłącznie haseł losowych, nie ma możliwości ich ręcznego wprowadzenia.

Opcja Grupowa obsługa haseł do kodowania plików PDF jest dostępna w oknie Dane kadrowe w menu pod prawym przyciskiem myszy lub w menu Pracownik.

Po uruchomieniu funkcji należy wskazać, czy hasła mają zostać wygenerowane dla wszystkich pracowników czy dla zaznaczonych, oraz ustawić parametry:

• Wygeneruj losowe hasła – zaznaczenie parametru spowoduje wygenerowanie losowych haseł
  • Pozostaw wcześniej ustawione hasła – po zaznaczeniu tego parametru nie zostaną zmienione (nadpisane) hasła dla pracowników, którzy posiadali już ustawione wcześniej hasła. Wysłany plik będzie zawierał obowiązujące już hasło. Dla pozostałych pracowników, system wygeneruje i prześle hasła losowe.
• Wyślij hasła do pracowników za pomocą – umożliwia grupową wysyłkę haseł za pomocą wybranej metody:
  • bramka SMS – opcja jest dostępna, gdy na licencji znajduje się moduł rozszerzeń i wdrożone zostały ustawienia bramki SMS poprzez konfigurację połączenia z wybranym operatorem we wtyczce.
  • e-mail – opcja jest dostępna po skonfigurowaniu obsługi poczty elektronicznej. Szczegóły w rozdziale Konfiguracja poczty e-mail.
• Dane do wysyłki pobierz z danych adresowych typu – należy wskazać typ adresu zawierający adres poczty elektronicznej, na który wysłane zostanie hasło do kodowania
  

Po wygenerowaniu i wysłaniu haseł zostanie wyświetlony komunikat z raportem z operacji.

Okno danych kadrowych pracownika

Istnieje możliwość wygenerowania hasła dla pojedynczego pracownika w oknie danych kadrowych → zakładka 2 Adresy → sekcja Dane kontaktowe. Należy uzupełnić adres mailowy pracownika, na który zostanie wysłane hasło. Następnie za pomocą przycisku Edycja hasła do plików PDF uruchomić okno edycyjne, w którym można wprowadzić indywidualne hasło.

Uwaga!

Hasło wprowadzane ręcznie nie może zawierać polskich znaków.

Po poprawnym zapisaniu hasła system wyświetli komunikat:

Za pomocą przycisku Prześlij hasło uruchamiane jest okno wyboru wysyłki poprzez sms lub pocztę elektroniczną na wskazane konto mailowe pracownika.

Przycisk Wyślij kończy wysyłkę hasła.

***

Po wysłaniu hasła (za pomocą operacji grupowej lub pojedynczo w oknie danych kadrowych) zostanie ustawiony znacznik potwierdzający wygenerowanie hasła dla pracownika:

Uwaga!

Operacje generowania i wysyłki haseł mogą być wykonywane rozdzielnie (dwustopniowo – najpierw wygenerowanie haseł, następnie ich wysyłka). Możliwe jest zaznaczenie tylko parametru dotyczącego generowania haseł – po wykonaniu operacji grupowej hasła zostaną zapisane w danych pracownika. W celu ich wysyłki należy ponownie uruchomić okno Grupowa obsługa haseł do kodowania plików PDF i zaznaczyć wyłącznie parametr Wyślij hasła do pracowników za pomocą.

Kodowanie i wysyłka plików PDF

Ustawienia kodowania plików PDF

W celu zakodowania pliku wysyłanego pracownika należy zaznaczyć parametr Koduj plik PDF znajdujący się w oknie ustawień wydruku pod przyciskiem Opcje. Po jego zaznaczeniu konieczne jest wprowadzenie hasła głównego w oknie Ustawienia kodowania PDF.

W przypadku jego braku system wyświetli komunikat: Nie ustawiono hasła głównego. Ustaw hasło w ustawieniach kodowania PDF lub wyłącz opcję „Koduj dokument PDF”.

Okno Konfiguracja kodowania PDF zawiera pola:

• Główne hasło – hasło nadawane przez twórcę dokumentu, użycie go pozwala na pełną modyfikację dokumentu. Wprowadzenie hasła głównego jest obowiązkowe.
• Hasło do otwierania pliku – nadawane przez twórcę dokumentu, zezwala na otwieranie pliku, oraz w zależności od ustawienia na modyfikację, drukowanie i kopiowanie zawartości pliku.
• Pytaj o hasło gdy brak hasła kontekstowego i hasła do otwierania plików – zaznaczenie parametru spowoduje, że w przypadku braku hasła wygenerowanego pracownikowi wygenerowane hasło oraz braku hasła do otwierania plików, to przy wysyłce pliku system będzie wymagał nadania tego hasła.
  
• Pozwolenia przy otwarciu pliku PDF – umożliwia określenie uprawnień do pliku dla użytkownika, który go otrzyma.

Zakodowany plik będzie możliwy do otwarcia przez pracownika po wprowadzeniu hasła.

Dokumenty pracownicze

W oknie ustawień wydruku dokumentów (np. umowa o pracę, umowa zlecenie, świadectwo pracy) pod przyciskiem Opcje, na zakładce Ustawienia znajduje się parametr Koduj dokument PDF.

Wysyłka odcinków list płac do pracowników możliwa jest po zaznaczeniu parametru Wyślij email do grupy pracowników w oknie ustawień wydruku listy płac.

Ustawienia kodowania wysyłanego pliku znajdują się pod przyciskiem Opcje, na zakładce Inne.

Dokumenty wysyłane do Panelu Pracownika

Listy płac

Istnieje możliwość zakodowania dokumentów PDF wysyłanych z programu do Panelu Pracownika. W przypadku listy płac należy w oknie ustawień wydruku zaznaczyć parametr Generuj pdf-y na potrzeby Panelu Pracownika.

Funkcjonalność kodowania dostępna jest również dla deklaracji wysyłanych z programu na platformę e-Deklaracje, np. PIT-11, PIT-11Z.

Zbiorcza wysyłka PIT-11Z

Podczas zbiorczego wydruku plików deklaracji PIT-11Z, opcja kodowania plików dostępna jest szczegółach okna zakładka Deklaracje → Drukuj → wybrany sposób wysyłki → Opcje.

W oknie ustawień należy zaznaczyć parametr Koduj dokument PDF i ustawić hasło główne w oknie Ustawienia kodowania PDF.

Wysyłka pojedynczego PIT-11

W przypadku wysyłki pojedynczego pliku deklaracji PIT-11, w celu zakodowania pliku PDF należy w oknie ustawień wydruku wybrać przycisk Opcje.

Następnie na zakładce Inne należy zaznaczyć parametr Zakoduj dokument oraz skonfigurować sposób szyfrowania dokumentu pod przyciskiem Ustawienia kodowania PDF.

Konfiguracja poczty e-mail

Zakodowane pliki jak również hasła do ich odczytu wysyłane są za pomocą programu pocztowego. W menu System → Konfiguracja → Ustawienia → Firma → Wysyłanie haseł do kodowania plików PDF znajduje się parametr Sposób wysyłania e-mail, w którym należy określić metodę obsługi wiadomości e-mail. Parametr posiada domyślną wartość Przez zewnętrznego klienta poczty, oznacza on, że przy wysyłce zostanie uruchomiony w tle zewnętrzny program pocztowy i hasło zostanie automatycznie wysłane. Po wyborze Bezpośrednio z programu należy wprowadzić ustawienia dla wbudowanego klienta poczty, a hasło będzie wysłane wprost z programu Streamsoft.

Szczegółowy opis konfiguracji poczty znajduje się w osobnym materiale Konfiguracja klienta poczty w systemie Streamsoft.