DMS

• Dodano funkcjonalność DMS -> Dokumenty OCR, która stanowi integrację z usługą Skanuj.to i pozwala na skanowanie i przetwarzanie faktur oraz rozpoznanie ich treści.

 

 

• Skorzystanie z tej opcji wymaga wcześniejszego założenia konta w serwisie http://skanuj.to/. Dane do logowania w celu integracji należy wprowadzić w System – Konfiguracja, w parametrach: „Ustawienia – DMS – OCR – skanuj.to – Login do skanuj.to” oraz „Ustawienia – DMS – OCR – skanuj.to – Hasło do skanuj.to”.
• Dokumenty do przetworzenia można dodawać pojedynczo klikając w oknie „Dokumenty OCR” na ikonie (lub klawiszem F3), albo grupowo klikając na ikonie (lub kombinacją klawiszy CTRL+F3).

 

Proces przetwarzania dokumentu wygląda następująco:

• Wybranie z dysku i wprowadzenie dokumentu w oknie „Dokumenty OCR”, który zostanie automatycznie przesłany do serwisu skanuj.to
• Po wysłaniu pierwszego dokumentu w serwisie skanuj.to, po dodaniu dokumentu, zostaniemy poproszeni o weryfikację danych firmy. Weryfikacja odbywa się w trzech krokach: wprowadzenie danych firmy, wprowadzenie danych dotyczących sposobu księgowania w firmie, zatwierdzenia danych.
• Po wysłaniu i przetworzeniu kolejnych dokumentów w serwisie skanuj.to dokument zostanie zaprezentowany z rozpoznaną treścią w celu potwierdzenia rozpoznanej treści lub/i wskazania nierozpoznanych treści. Po pomyślnej weryfikacji zostaną automatycznie pobrane dane dokumentu.
• Przekazanie dokumentu do obiegu DMS wykonujemy przez kliknięcie opcji „Wystaw dok. obiegu” lub podwójne kliknięcie na wybranym dokumencie.

 

 

• W nowym oknie „DMS – Obieg” zostaniemy poproszeni o skonfigurowanie obiegu dla wybranego dokumentu.

• • Do obiegu dokumentu DMS zostaną przepisane rozpoznane dane faktury w celu późniejszego wygenerowania dokumentu w systemie. Możemy je podejrzeć w DMS → DMS – Obieg”.
• Dodano możliwość podglądu załączonej dokumentacji bezpośrednio na oknie edycji dokumentu obiegu. Obsługiwane formaty to : bmp, jpg, jpeg, gif, png, xml, txt, htm, html oraz pdf (pdf wymaga zainstalowania zewnętrznego edytora np. Acrobat (z obsługą ActiveX)). Aby skorzystać z nowej funkcjonalności należy w System → Konfiguracja włączyć parametr „Ustawienia – DMS – Widok – DMS – Obieg – Podgląd dokumentacji na oknie edycyjnym”. Po uruchomieniu parametru w trakcie przeglądania lub edytowania wybranego obiegu pojawi się okno z podglądem dokumentu

 

• Dla dokumentów zewnętrznych (dokumentacji):
  • Na oknie edycyjnym dodano zakładkę „Poprzednie wersje”

 

 

• Na zakładce „Dokument” dodano sekcje „Wersja” informującą o numerze aktualnej wersji

 

 

• Na F5 istnieje możliwość dodania nowej wersji („Nowa wersja”) oraz umożliwiono podmianę istniejącego pliku przycisk „Z pliku”

 

 

• Dla dokumentów zewnętrznych (dokumentacji) umożliwiono dodawanie plików z repozytorium istniejących plików (bazy dodatkowych dokumentów). Mechanizm ten jest jednoznaczny z linkowaniem tego samego pliku w wielu dokumentacjach (różnych miejscach w systemie) i wyeliminuje to konieczność dodawania wielokrotnie tego samego pliku do bazy dodatkowych dokumentów. Na oknie edycyjnym dokumentacji (przy F3) dodano dodatkowy przycisk „Z repozytorium” w sekcji „Wczytaj”.

 

 

• Możliwość zdefiniowania na etapie wymaganej ilość akceptacji do przekazania dokumentu na kolejny etap. Np. (z grupy 4 operatorów wymagana jest akceptacja przez 2 operatorów)

 

 

• „Słowniki – Słowniki do obiegu – Ścieżki akceptacji” dla etapu akceptacji umożliwiono grupowe dodawanie operatorów. Dla opcji „Lista operatorów” można grupowo wybrać ze słownika operatorów zaznaczając klawiszem „Insert”.

 

 

• „Słowniki – Słowniki dla obiegu – Rodzaje obiegu dokumentów zewnętrznych – Dodaj(F3)/Popraw(F5)” dodano nowy rodzaj ścieżki obiegu dokumentów „Ścieżka tworzona przy akceptacji (Ad-hoc)”. Oznacz to, że w momencie akceptacji obiegu dokumentu można określić kolejny etap akceptacji (do kogo ma zostać przekazany dokument), lub zakończyć jego obieg.

 

 

• „Słowniki – Słowniki dla dokumentacji – Domyślne programy do dokumentacji” umożliwiono określenie domyślnych programów (w zależności od typu pliku) do pokazywania (F2) dokumentacji. Opcja ta dostępna jest dla użytkowników z grupy administratorów.

 

• Funkcjonalność obiegu obiektów systemowych rozszerzono o obsługę kartotek, kontrahentów i technologii

 

 

• „Słowniki – Słowniki dla obiegu – Rodzaje obiegu dokumentów zewnętrznych” dodano pole LP. Pole to wpływa na kolejność rodzajów dokumentu w liście wyboru podczas dodawania dokumentu do obiegu „DMS – Obieg”

 

• „Słowniki – Słowniki dla obiegu – Ścieżki akceptacji” na oknie edycyjnym etapu akceptacji na zakładce „3 Obieg wewnętrzny” dodano parametr „Po akceptacji etapu akceptuj obiekt systemowy”, który umożliwia określenie czy obiekt ma zostać zaakceptowany i na którym etapie. Do tej pory domyślnie obiekt był akceptowany wraz z zaakceptowaniem ostatniego etapu w ścieżce.

 

 

• Widok drzewa kategorii DMS dotyczącą obiegu dokumentów podzielono na rodzaje obiegu dokumentów.”DMS – Repozytorium dokumentacji” dokumentację w kategorii DMS dotyczącą obiegu dokumentów podzielono w widoku drzewa na rodzaje obiegu dokumentów.

 

 

• „DMS – Repozytorium dokumentacji” dodano możliwość wyboru dodatkowych kolumn w menu podręcznym „Kolumny dodatkowe”. Możliwy wybór kolumny „Rodzaj dokumentacji” oraz kolumn cech dokumentacji.

 

 

• Na etapie akceptacji dodano opcję „Po akceptacji etapu linkuj dokumentację do obiektu systemowego” dzięki temu uzyskano możliwość łączenia dokumentu z modułu DMS z obiektem/dokumentem w module Handlowo-Magazynowym (np.: fakturą, zamówieniem do dostawców) po akceptacji wyznaczonego etapu.