Mechanizm Podzielonej Płatności w Systemie Prestiż w praktyce

W związku z wprowadzeniem od 01.11.2019r. obowiązkowego Mechanizmu Podzielonej Płatności może pojawić się wiele pytań odnośnie postępowania w okresie przejściowym.

Poniżej przedstawione zostały podstawowe informacje dotyczące MPP w systemach Streamsoft Pro i Streamsoft Prestiż oraz sytuacje mogące budzić wątpliwości wśród użytkowników wraz z zalecanym rozwiązaniem.

 

Transakcje podlegające Mechanizmowi Podzielonej Płatności (MPP)

• Wyłącznie transakcje krajowe w walucie PLN i w walucie obcej
• Wyłącznie transakcje z kontrahentami prowadzącymi działalność gospodarczą (nie dotyczy faktur detalicznych i paragonów)

 

Zmiana kartotek podlegających odwrotnemu obciążeniu

• Na kartotekach, które do tej pory posiadały znacznik Podlegające o.o. zostanie on od 01.11.2019 automatycznie zmieniony na Podlegający MPP. Zmiana jest dokonywana automatycznie podczas aktualizacji systemu i ingerencja użytkownika w dane kartotek w Systemie nie jest wymagana

 

• Kartoteki, które do tej pory nie podlegały odwrotnemu obciążeniu, a zostały wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT, od 1.11.2019 r. należy ustawić jako podlegające MPP. Istnieje możliwość wykonania operacji grupowej, w tym celu należy w oknie Spis kartotek magazynowych z menu pod prawym przyciskiem myszy wybrać Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych à zakładka 12 Odwrotne obciążenie, MPP

 

• Podczas wystawiania dokumentów zakupu/sprzedaży z datą od 01.11.2019 r. stawka VAT pozycji podlegających MPP powinna zostać przyjęta zgodnie ze stawką wskazaną w danych kartoteki

Uwaga!
Jeśli kartoteka podlegająca odwrotnemu obciążeniu, miała przed 01.11.2019 r. niewłaściwie ustawioną stawkę „np” lub 0% to należy zmienić stawkę na obowiązującą. Brak tej zmiany będzie skutkować błędnym naliczeniem podatku VAT i w konsekwencji ryzykiem poniesienia sankcji finansowych.

 

Dodatkowe parametry w Konfiguracji Systemu

• “Ustawienia – Dokumenty – Edycja dokumentu – Kwota brutto dokumentu od której dodawać opis “Mechanizm podzielonej płatności” (MPP)”
  • W parametrze tym domyślnie zaznaczony jest znacznik „Włącz opcję” oraz wprowadzona jest kwota 15000,01 zł. Pole to jest edycyjne, odhaczenie znacznika powoduje dezaktywację pola z wartością. Powoduje to brak weryfikacji przez program limitu 15000,01 zł dla dokumentów i brak wyświetlenia adnotacji o MPP dla dokumentu przekraczającego wartość brutto określoną w przepisach
• “Ustawienia – Dokumenty – Edycja dokumentu – Oznacz dokument jako MPP (Mechanizm podzielonej płatności) gdy:”
  • Parametr określa sposób w jaki adnotacje o MPP będą prezentowane na dokumencie, przyjmuje on następujące wartości:
    • Jeśli wystąpi kartoteka MPP i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, gdy wystąpią pozycje podlegające MPP i wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę z konfiguracji
    • Wg definicji dokumentu – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, jeśli w jego definicji będzie zaznaczone pole „Podlega Mechanizmowi Podzielonej Płatności”, niezależnie od kwoty dokumentu i znacznika MPP na kartotece
    • Zawsze ustaw znacznik MPP na dokumencie – znacznik będzie się pojawiał zawsze, niezależnie od kwoty dokumentu i znacznika MPP na kartotece
    • Wg definicji dokumentu MPP i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, jeśli w jego definicji będzie zaznaczone pole „Podlega Mechanizmowi Podzielonej Płatności” i wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę z konfiguracji
    • Kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) – znacznik MPP pojawi się na dokumencie jeśli wartość brutto dokumentu przekroczy kwotę z konfiguracji
    • Jeśli wystąpi kartoteka MPP – znacznik MPP pojawi się na dokumencie, gdy wystąpią pozycje podlegające MPP

Uwaga!
Parametr ten ma szczególnie istotne znaczenie podczas wystawiania dokumentów, w zależności od przyjętego w firmie założenia:

• Ustawienie wartości na „Wg definicji dokumentu” lub „Zawsze ustaw znacznik MPP na dokumencie” oznacza, że adnotacja Mechanizm podzielonej płatności pojawiać się będzie na dokumencie bez względu na kwotę brutto i występowanie kartoteki podlegającej MPP
• Ustawienie wartości na „Jeśli wystąpi kartoteka MPP” lub Jeśli wystąpi kartoteka MPP i kwota dokumentu spełnia warunek kwoty MPP (z konfiguracji) oznacza, że System będzie kontrolował kwotę brutto dokumentu oraz czy kartoteka podlega MPP
• “Ustawienia – System – Od kiedy obowiązuje MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności) zamiast o.o.”
  • Parametr określa datę od kiedy obowiązuje mechanizm, domyślnie ustawioną datą jest 2019-11-01

 

Okres przejściowy

Dla Mechanizmu podzielonej płatności okres przejściowy oznacza przypadki, w których dokumenty wystawiono w październiku, a ich uzupełnienie/dokument końcowy lub korekta wystawione zostaną w listopadzie lub miesiącach kolejnych.

Zalecany sposób postępowania w szczególnych przypadkach dokumentów wystawionych w okresie przejściowym:

Przypadek 1

Zamówienie od odbiorców / Faktura VAT

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	Zamówienie od odbiorców podlegające odwrotnemu obciążeniu	Faktura VAT

• Na fakturze powinna zostać przyjęta aktualna stawka VAT z kartoteki, obowiązująca od 01.11.2019 r.
• W przypadku, gdy na zamówieniu od odbiorców stawka VAT wskazana jest np., a fakturze końcowej pobrana została obowiązująca aktualnie stawka na przykład 23%. Skutkiem tego kwota brutto zostanie zwiększona o podatek VAT i kwota do zapłaty na fakturze będzie większa niż na zamówieniu

Przypadek 2

Zamówienie od odbiorców / faktura zaliczkowa na całość / Faktura VAT

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	Zamówienie od odbiorców podlegające odwrotnemu obciążeniu / Faktura zaliczkowa – całość kwoty	Dokument końcowy sprzedaży Faktura VAT

• Faktura końcowa powinna zostać rozliczona na kwotę 0,00 zł

Przypadek 3

Zamówienie od odbiorców / Faktura zaliczkowa częściowa / dokument końcowy

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	Zamówienie od odbiorców podlegające odwrotnemu obciążeniu / Faktura zaliczkowa – część kwoty	Dokument końcowy sprzedaży Faktura VAT

• Faktura końcowa powinna rozliczyć pozostałą kwotę netto do zapłaty oraz naliczony od niej podatek VAT. W przypadku, gdy w definicji dokumentu końcowego wskazany jest sposób obliczania VAT od netto, kwota brutto do zapłaty na dokumencie końcowym będzie większa niż na zamówieniu.
  • Zestawienie VAT na zamówieniu od odbiorców:
  • Zestawienie VAT na fakturze zaliczkowej

 

• Rozliczenie zaliczek na dokumencie końcowym.

Uwaga!
Zalecany jest wybór wartości wyliczonych przez program.

Przypadek 4

 

Zamówienie od odbiorców / Faktura zaliczkowa

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	Zamówienie od odbiorców podlegające odwrotnemu obciążeniu	Faktura zaliczkowa

• W przypadku gdy w Konfiguracji Systemu wartość parametru
  “Ustawienia – Dokumenty – Edycja dokumentu – Umożliwiaj wystawienie faktury zaliczkowej wg stawek VAT podanych na zamówieniu – TAK / Stawki VAT ustalane są na podstawie aktualnych stawek VAT kartotek z zamówienia – TAK”
  ustawiona jest na TAK należy zwrócić szczególną uwagę podczas wystawiania faktury zaliczkowej. Zamówienie od odbiorcy, wystawione w październiku i podlegające odwrotnemu obciążeniu będzie posiadało inną stawkę VAT, niż obowiązująca na wystawianym w listopadzie dokumencie faktury zaliczkowej. W momencie dodawania faktury zaliczkowej należy odznaczyć pole Stawki VAT zaliczki wg stawek na zamówieniu

Zapobiegnie to błędnemu naliczeniu podatku na zaliczce. Na zestawieniu VAT kwoty z dokumentu wykazane będą w stawce właściwej dla danych kartotek.

Przypadek 5

Wydanie na zewnątrz / Faktura do WZ

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	WZ lub kilka WZ z pozycjami podlegającymi odwrotnemu obciążeniu	Faktura do WZ

• W przypadku ustawienia parametru w konfiguracji systemu: Ustawienia – Dokumenty – Uzupełnienia – Sposób ustawiania daty sprzedaży na dokumentach uzupełniających WZ na wartość Ustaw na datę najmłodszej WZ, podczas generowania Faktury do WZ podlegającej odwrotnemu obciążeniu do jednej lub kilku WZ wystawionych w październiku, system automatycznie wystawia datę sprzedaży zgodnie z datą najpóźniej wystawionej WZ.

Podczas uzupełniania faktury program wyświetli raport informujący, że na dokumentach WZ są inne stawki VAT niż aktualnie obowiązujące na kartotece.

Z uwagi na to, że sprzedaż nastąpiła w październiku, na Fakturze do WZ powinna pozostać stawka VAT „np”

Przypadek 6

Wydanie na zewnątrz / Faktura do WZ ze zmianą daty sprzedaży

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	WZ z pozycjami podlegającymi odwrotnemu obciążeniu	Faktura do WZ – zmiana daty sprzedaży z października na listopad

• W przypadku gdy na wystawianej w listopadzie Fakturze do WZ zostanie zmieniona data sprzedaży z października na listopad, program zmieni stawkę VAT na obowiązującą od 01.11.2019. Jest to bardzo specyficzne i rzadkie działanie w ramach obowiązujących przepisów.

System podczas zmiany wyświetli komunikat o zmianie stawki VAT i prośbę o jej weryfikację

Przypadek 7

Wydanie na zewnątrz z różnych okresów / wspólna Faktura do WZ

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	WZ z pozycjami podlegającymi odwrotnemu obciążeniu	WZ z pozycjami MPP ↓ Wspólna Faktura do WZ z października i listopada

• W szczególnych przypadkach istnieje potrzeba wystawienia wspólnej Faktury do WZ z odrębnych miesięcy (sytuacja niezalecana przez zespół Streamsoft) . Program umożliwia wystawienie dokumentu, należy jednak mieć na uwadze, iż działanie takie wymaga samodzielnej weryfikacji przez użytkownika stawek VAT. W obecnej wersji program po dodaniu na dokument WZ z datą sprzedaży w listopadzie ustawia dla tych pozycji aktualnie obowiązującą stawkę VAT, np. 23%. W przypadku, gdy ustawiona zostanie inna stawka (przykładowo „np”), należy ręcznie edytować pozycje poprzez opcję Popraw (na pozycji należy zmienić wartość parametru dot. odwrotnego obciążenia na NIE).

Przypadek 8

Faktura zakupu z odwrotnym obciążeniem wystawiona po 01.11.2019 r.

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu		Faktura zakupu z odwrotnym obciążeniem (FOO lub FDTPN)

• Od 01.11.2019 r. dokument ten nie powinien być wystawiany, program w takim przypadku będzie komunikował o próbie wystawienia niewłaściwego dokumentu, jednak nie zablokuje jego dodania.

• W szczególnych przypadkach, wynikających ze specyficznego sposobu wdrożenia w danej firmie może on być nadal wykorzystywany
• Należy wówczas zwrócić uwagę na rodzaj ewidencji VAT pozycji – powinna być to ewidencja 03.Dla sp.wył.opodatkowanej

Po zapisaniu dokumentu utworzy się faktura wewnętrzna nie zawierająca pozycji. Należy usunąć ją z systemu. W tym celu:

• Z menu Zakup należy wybrać Faktury wewn. do zakupu

• Następnie usunąć fakturę za pomocą ikony, skrótu klawiszowego F8 lub opcji Usuń pod prawym przyciskiem myszy

Przypadek 9

Faktura sprzedaży z odwrotnym obciążeniem / korekta do faktury

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	Faktura sprzedaży z odwrotnym obciążeniem	Korekta do faktury sprzedaży

• Program umożliwia ustawienie w Konfiguracji systemu daty sprzedaży na korekcie: “Ustawienia – Dokumenty – Edycja dokumentu – Korekty sprzedaży – data sprzedaży domyślnie”
  • Przy ustawieniu tego parametru na wartość „Jako data wystawienia korekty” podczas korygowania dokumentu sprzedaży z o.o. na korekcie ustawi się data aktualna. W przypadku gdy, korygowany dokument posiada choć 1 pozycję podlegająca odwrotnemu obciążeniu, system do każdej pozycji dokumentu doda wiersz po korekcie, natomiast w pozycji z o.o. skoryguje stawkę VAT.

• Po ustawieniu parametru na wartość „Jako data sprzedaży dokumentu źródłowego (korygowanego)” podczas korygowania dokumentu sprzedaży z o.o. na korekcie ustawi się data dokumentu pierwotnego. Automatyczna korekta pozostałych pozycji w tym wypadku nie powinna się wykonać.

Przypadek 10

Faktura kosztowa z ewidencją VAT dot. O.O. wprowadzona po 01.11.2019

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	Faktura kosztowa z ewidencją VAT 10. Odwr. obc. dla sp. wył. opodatkowanej	Wprowadzenie do programu Faktury kosztowej z o.o. wystawionej w październiku

•  W module Finansowo-Księgowym rodzaj ewidencji VAT dla kartotek kosztowych nie zostanie automatycznie zmieniony z 10. Odwr. obc. dla sp. wył. Opodatkowanej na 3. Dla sp. wył. Opodatkowanej. Faktury sprzedaży i zakupu mogą być wprowadzane w księgowości z opóźnieniem, stąd konieczność samodzielnej weryfikacji przez użytkownika rodzaju ewidencji wprowadzanej pozycji.
  W oknie edycyjnym pozycji dodane zostało pole Mechanizm podzielonej płatności , które należy ręcznie zaznaczyć oraz wskazać właściwą stawkę VAT oraz rodzaj ewidencji.

 

 

•  W przypadku wprowadzania dokumentu wartościowo, bez pozycji, w oknie dokumentu należy zaznaczyć pole Mechanizm podzielonej płatności oraz kwotę w zakładce Odwrotne obciążenie

 

• Po wprowadzeniu do programu wszystkich dokumentów wystawionych przed 01.11.2019 r. można dokonać zmian na kartotekach kosztowych. W oknie edycyjnym kartoteki należy wskazać prawidłowy rodzaj ewidencji VAT oraz znacznik MPP.

Istnieje możliwość wykonania tej zmiany za pomocą operacji grupowej → Podstawowe → Operacje grupowe → Grupowe ustawienie danych → zakładka 12.Odwrotne obciążenie

Przypadek 11

Faktura do sprzedaży towarów/usług wykonanych przed 01.11.2019 r. podlegających o.o.

Data wystawienia dokumentu	Październik 2019	Listopad 2019
Rodzaj dokumentu	Faktura z o.o. wystawiona z datą wsteczną do usługi/towaru wykonanej/sprzedanego w listopadzie	Wykonanie usługi/sprzedaż towaru podlegających odwrotnemu obciążeniu

• W przypadku gdy, do sprzedaży towaru lub usługi podlegających odwrotnemu obciążeniu wykonanej w listopadzie zaistnieje konieczność wystawienia faktury z data wstecz, w okresie kiedy nie obowiązywał Mechanizm Podzielonej Płatności, należy wystawić dokument Faktura Odwrotne obciążenie. Program w podczas próby wystawienia faktury wyświetli komunikat ostrzegający, który po potwierdzeniu umożliwi wystawienie dokumentu.